Как работать с самозанятыми, не опасаясь требований ФНС

Как работать с самозанятыми, не опасаясь требований ФНС

Бизнес оценил все плюсы работы с самозанятыми, причём настолько, что начал отказываться (где-то частично, а где-то и полностью) от сотрудничества с физлицами. Но отсутствие правильного понимания механизма и особенностей работы с самозанятыми привело к ошибкам, а они в свою очередь к проверкам налоговиков и штрафам. Причем массовым. Что делать, если компания получила требование о предоставлении документов и пояснений от ФНС?

Начнем с того, что вы не сможете просто заменить ваших сотрудников самозанятыми. Тому есть две причины:

  • Уволить сотрудника, с целью перевода его в самозанятые — это и незаконно, и невозможно — ваши бывшие работники, если они уволены менее 2-х лет назад, в статусе самозанятых с вами сотрудничать не имеют права. Т. е. даже если человек сам ушел, а потом решил снова вернуться, чтобы, например, выполнять какие-то разовые работы, он не сможет этого сделать, пока не пройдет 2 года со дня увольнения. Принуждать становиться самозанятыми противозаконно.
  • ФНС выпустила письмо, которое расставляет все точки над i, и четко определила, что она считает критериями, указывающими на подмену трудовых отношений самозанятостью. Там четко описано, как определить недобросовестного работодателя. Подробнее об этом читайте в следующей статье.

Нелегальная оптимизация и ошибки в построении работы с самозанятыми приведут к нарушениям налогового и трудового законодательства. 

Например, ФНС заметит подозрительные операции по расчетному счету переводы физлицам, сведений о которых нет в ваших отчётах и пришлет вам требование предоставить документы. Вы представите данные о работе с самозанятыми, налоговая сопоставит их со списком бывших сотрудников, уволенных ранее, чем 2 года назад и обнаружит совпадения. Паззл сойдется и вам гарантированы не только доначисления и штрафы, а еще блокировка счета и полная проверка деятельности компании. 

Вывод: не пытайтесь экономить на зарплате путем перевода сотрудников в самозанятые это заранее проигрышная комбинация. Это незаконно! Алгоритмы систем контроля ФНС легко сравнят данные о бывших сотрудниках и, например, данные о выплатах самозанятым.

Если вам нужны исполнители для разовых работ или проектов — ищите их через специальные платформы. Сервис Qugo поможет найти исполнителей, в электронном виде подписать договоры и обмениваться документами, проводить оплату и проверять перед каждой выплатой статус НПД.

Допустим, вы работаете с самозанятыми, все, вроде, хорошо, но вот приходит запрос, вы на него отвечаете, и… получаете штраф и доначисления. Что-то пошло не так. Часто оказывается, что проблема в неверно составленном договоре.

Что нужно и что нельзя указывать в гражданско-правовом договоре

Разница между трудовым и договорами ГПХ в том, что первый базируется на трудовом праве (регламентирует отношения работодателя и сотрудника), а второй опирается на гражданское право и регулирует отношения двух хозяйствующих субъектов.

Например, в трудовом договоре не может быть указано никаких штрафных санкций, а в ГПХ-договоре вы можете указать штрафы, пени и неустойки. Главное, не просто прописывать эти условия, но и учитывать. Если исполнитель нарушает указанные в договоре сроки, а вы никак на это не реагируете, даже претензию не выставляете, то приходится сомневаться в том, насколько вы заинтересованы в этих самых сроках, а значит и в исполнении контракта в целом. 

Если же вы обговорили с исполнителем изменение сроков — заключите доп. соглашение, чтобы характер взаимоотношений с самозанятым не выглядел формальным.

Также следует привязать оплату к приемке работ или установить разумный аванс, но ни в коем случае не делать регулярные выплаты, да еще и в те дни, когда бухгалтер перечисляет зарплату. Даже если вам удобно переводить вознаграждение частями.

Немаловажно, чтобы оплата происходила на тот счет, который удобен самозанятому, а не вам. К примеру, не стоит настаивать на том, чтобы исполнитель получал для взаимодействия с вами карту того банка, в котором вы обслуживаетесь.

На платформе Qugo вы можете перечислять вознаграждение исполнителям по любым реквизитам, указанным исполнителем. Оплата будет перечислена только после того, как вы подтвердите выполнение задания.

Одна из частых ошибок — вместо того, чтобы указать услугу или работу, указывают профессию, должность.

Пример: в договоре сказано «выполняет обязанности дизайнера интерьеров», а правильно — «выполнить дизайн-проект офиса по адресу …».

Наконец, что касается акта, по которому вы будете принимать услуги. Несмотря на то, что формально для подтверждения расходов достаточно чека самозанятого, ФНС может попросить предоставить и иные документы, связанные со сделками. Поэтому не лишним будет составить акт, где услуги будут подробно расписаны.

Проявляйте осмотрительность при заключении договора с самозанятым, проверяйте его статус. Это можно сделать через сайт ФНС. Проверять статус самозанятого придется и перед каждой выплатой, чтобы не получилось так, что вы перечисляете деньги уже физлицу. Кстати, платформа Qugo автоматически проверяет статус плательщиков НПД, поэтому бухгалтеру не нужно отслеживать его вручную.

И, наконец, еще один очень важный момент как будут взаимодействовать заказчик и исполнитель, если речь идет о дистанционном оказании услуги или удаленной работе. Например, нужно создать сайт. Как будут ставиться задачи, кто согласует макет, как передается результат, например, изображения или тексты.

В Qugo сохраняется вся история вашего общения с исполнителем, вы можете заглянуть в переписку и вспомнить, что вы обсуждали с ним, когда работали над предыдущим проектом, или распечатать ее и предоставить проверяющим органам.

Почему исполнителю выгодно быть самозанятым

Физлица тоже могут быть исполнителями, с ними по-прежнему можно заключать договоры, но работать с ними не так выгодно, как с самозанятыми. Что если у вас есть отличные подрядчики, которые никак не хотят становиться самозанятыми?

Мы нашли 3 аргумента для них:  

  • С вознаграждения подрядчика-физлица заказчик удерживает 13% НДФЛ, а самозанятый заплатит только 6%, т. е. можно работать на прежних ценовых условиях, но платить меньше налогов, причем исполнителю (вряд ли подрядчика сильно волнует тот факт, что при договоре с физлицом вы платите 27,1% страховых взносов с суммы вознаграждения);
  • Если вы работаете с исполнителем — физлицом и он решил стать ИП, то чаще всего при регистрации предприниматель выбирает упрощенку, причем «доходную», т. е. процент налога такой же, как у самозанятых, только еще нужно сдавать отчетность, а для расчетов наличными придется купить онлайн-кассу. Поэтому, если условия позволяют (к примеру, ИП не будет нанимать работников), то лучше зарегистрироваться ИП на НПД, а вот на УСН всегда можно будет перейти потом, если, допустим, будет превышен лимит дохода);
  • Самозанятость это простой и понятный вид налогового режима, который получает регулярную поддержку со стороны государства (в первый год эксперимента (2019) все самозанятые получили дотацию в размере МРОТ в связи с кризисной ситуацией; уже 2 года подряд самозанятые могут получить налоговый вычет в размере 10 000 руб. для частичной оплаты налога). Все эти стимулирующие меры призваны помогать физлицам оказывать услуги просто и удобно.

Итак, главная защита от рисков в работе с самозанятыми и лучший аргумент перед налоговиками — грамотно составленный договор. Кроме того, следует выстроить само взаимодействие таким образом, чтобы самозанятый оставался для вас независимым исполнителем, а не подчиненным (требовать соблюдения правил внутреннего распорядка нужно от штатных сотрудников). Ориентируйтесь на критерии, указанные в письме ФНС от 16 сентября 2021 г. № АБ-4-20/13183@.

Постарайтесь собрать как можно больше подтверждений реальности оказанных самозанятыми услуг. Не лишними будут сохраненная переписка, акты. Если вы пользуетесь платформами для поиска самозанятых (именно ими, а не сайтами для найма сотрудников) — это дополнительный плюс, значит, подбираете не кадры, а исполнителей под конкретные задачи.