Можно ли принять сканы первичных документов к учету

Провести в учете расходы по сканам документов можно, но только в редких случаях. Рассказываем, о каких исключениях идет речь, и каких правил нужно придерживаться, принимая к учету первичку.
Можно ли принять сканы первичных документов к учету
Иллюстрация: Академия «Регламент»

Скан-копии первички: позиция нормативных документов и контролирующих органов 

В законе «О бухгалтерском учете» не указано, что можно вести учет на основании электронных образов первичных документов. В нем есть только один случай, когда расходы можно подтверждать бумажными копиями первичных документов. Это изъятие (выемка) подлинников — ч. 8 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Например, если органы МВД изъяли оригиналы документов, а к вам пришла налоговая проверка, можно подтверждать расходы копиями документов, но их нужно заверить по правилам из п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016:

  • написать или поставить штамп «Копия верна» или «Верно»;

  • указать должность того, кто заверяет документ;

  • поставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

По ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»пользоваться сканами для бухучета тоже нельзя. Согласно п. 24 документы нужно хранить в том виде, в котором они были составлены. Если первичка изначально была на бумаге, то и хранить ее нужно в бумажном виде.

Позиция Минфина несколько раз менялась. Например,в письме № 03-01-10/32570 от 22 апреля 2020 года он сообщал, что пользоваться отсканированными документами допустимо, но в исключительных случаях. В каких именно, не уточнялось. Но так как письмо вышло в связи с пандемией коронавируса, скорее всего речь шла о случаях, когда контрагенты не могли обмениваться бумажными документами из-за ограничительных мер. 

Также Минфин указал, что нужно соблюдать требования закона «О бухучете», то есть в дальнейшем заменить сканы первички на оригиналы. То же самое сообщила Федеральная налоговая служба, в частности, в письме № СД-4-3/2476 от 26 февраля 2021 года.

Позже мнение Минфина поменялось. В письме № 03-03-07/99864 от 08 декабря 2021 года он сообщил: по сканам нельзя учитывать расходы для бухучета и налога на прибыль.

В письме № 03-03-06/1/113388 от 21 ноября 2022 года Минфин вернулся к прежней версии: сканы можно использовать только в исключительных случаях.

Приглашаем пройти пробное бесплатное онлайн-занятие курса «ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт». Автор — генеральный директор Академии «Регламент» Алексей Иванов, известный читателям «Клерка» как Переводчик с бухгалтерского. В курсе он простым языком на практических примерах разбирает нюансы бухгалтерского учета аренды и дает готовые решения для внедрения в работу.

ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт

Бесплатное пробное занятие курса Академии «Регламент»

Сделайте шаг к победе над ФСБУ!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы откроем вам доступ

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как правильно принимать к учету первичные документы

Бумажную первичкуможно принять к учету, если в ней есть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года и собственноручные подписи уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

По отсканированным документам можно учесть расходы, но это временное решение. Например, когда нужно срочно закрыть квартал и составить отчетность, можно попросить у контрагентов сканы. Но если потом вы не замените их на бумажные оригиналы, претензий от проверяющих не избежать. 

С электронной первичкой таких проблем нет. Ее можно принимать к учету, если она заверена электронной подписью (ЭП): простой, усиленной неквалифицированной или квалифицированной — п. 17 ФСБУ 27/2021. Вид подписи нужно прописать в условиях соглашения об электронном документообороте между контрагентами.

Если в нормативке для документа установлен конкретный вид ЭП, нужно использовать только его. Например, счет-фактура должен быть подписан только усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Для ведения учета, хранения или отправки на проверку в ИФНС распечатывать электронный документ не нужно. В письме № Д-5-26/56@ от 29 сентября 2023 года налоговая служба уточнила: если запрошенные документы изначально были в электронном виде по установленным форматам (например, счета-фактуры или УПД), их можно отправить в инспекцию в виде xml-файлов. Не нужно делать бумажные копии. Если первичка составлена на бумаге или для нее нет утвержденных форматов, документы можно отправить в ИФНС по каналам ТКС или через личный кабинет в виде сканов.

ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт

Онлайн-курс Академии «Регламент»: лекции Алексея Иванова, домашки, разборы, сертификат гособразца

Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8KafgT

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
89

Комментарии

4
  • Светлана

    Аккурат на днях общались с юристом. Продвигала именно эту точку зрения: если говорим о подлинниках, это или бумажный оригинал или документы, подписанные ЭЦП.

    "А мы в суде запросто копиями отбиваемся!"

    Выходит, нормальная практика? У кого какой опыт?

    • Anna050676

      Суд может запросить оригиналы документов на любом этапе рассмотрения дела. Поэтому бумажный оригинал или документы подписанные ЭЦП.

  • Anna050676

    Пусть меня считают "динозавром", но я лично собираю оригиналы и распечатываю документы, подписанные ЭЦП. Очень помогает при выездных проверках, при рассмотрении дел в арбитражном суде, как показала жизнь. При этом у нового бухгалтера организации, откуда я ушла, почему-то именно этот момент, хранение оригиналов на бумажном носителе, вызывает непонятные истерические смешки

    • В Виктория

      хранение оригиналов на бумажном носителе, вызывает непонятные истерические смешки

      Это пока ей не пришлось для суда, что-то готовить. )

      В судах только распечатки принимают

Как использовать данные и аналитику для оптимизации продаж

Большинство успешных бизнесов сегодня понимают ценность информации. Они используют данные для определения своих стратегий, прогнозирования трендов и, конечно же, для оптимизации продаж.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Для предприятий новых регионов ввели мораторий на взыскание долгов

Мораторий будет действовать до 1 января 2026 года. Он распространяется на обязательства, которые возникли у государственных и муниципальных предприятий до 30 сентября 2022 года.

Валюта

Из-за санкций биржа Казахстана начала пересматривать отношения с Мосбиржей

Казахстанская фондовая биржа собирается пересмотреть отношения с Мосбиржей после введения санкций. MOEX принадлежит 13,1% акций, размещенных KASE.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Банки

Райффайзенбанк больше не будет начислять проценты по накопительным счетам

Последние проценты банк выплатит 30 июня. Клиенты смогут распоряжаться средствами на своих счетах.

Личные финансы

Финансовая безопасность: почему важна и как усилить?

Сколько раз вы оказывались в ситуациях с финансовыми вызовами? Чаще всего, такие события в жизни внезапны и стихийны.

Общество

Власти считают проблемой использование иностранных слов, имеющих российские аналоги: документ

Правительство утвердило Концепцию государственной языковой политики Российской Федерации.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Криптовалюта

Риски инвестирования в эфириум ETH или стоит ли покупать эфир (Etherium)

В 2021 году Эфириум (Ethereum) стал одной из самых популярных в мире криптовалют, и сохраняет эту позицию до сих пор, достигнув капитализации в 400 миллиардов долларов.

Риски инвестирования в эфириум ETH или стоит ли покупать эфир (Etherium)

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

Маркетплейсы

Уже более 54 регионов и 30 губернаторов одобрили законопроект о регулировании маркетплейсов

Закон о маркетплейсах установит правила на рынке электронной коммерции, защитит права потребителей, продавцов (селлеров) и поставщиков.

1
УК РФ

Что делать чтобы не стать обвиняемым по ст. 158 УК при находке смартфона

Рассказываю о действиях, которые уберегут нашедшего от уголовной ответственности за находку.

Валюта

Путин: растет недоверие к западным резервным валютам

Европейские банки, которые считались надежными для хранения капитала, также теряют доверие.

Инвестиции

Пополнил брокерский счет на 200 000 в июне. Что купил? Часть 1

Продолжаю ежемесячное инвестирование, в июне снова удалось пополнить брокерский счёт на 200 000 рублей, а значит можно провести традиционный анпакинг покупок на бирже. Распродажа в отделе акций, начавшаяся в мае, дополнительно подогревала интерес, так что удалось приобрести много интересного. Кроме того, в облигациях также много новых имён.

Пополнил брокерский счет на 200 000 в июне. Что купил? Часть 1
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

💥 Пять вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

С 2025 года все изменится, и половина НК будет переписана. Поэтому важно уже сейчас понять, какими будут новые правила игры и как организовать свою работу. «Клерк» проводит серию вебинаров с ведущими экспертами: налоговыми консультантами, юристами, адвокатами, аутсорсерами. Не пропустите!

💥 Пять вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

У бухгалтеров стресс и выгорание, алкоголь подорожает с 1 июля, а блогеров хотят приравнять к СМИ. 🥂«Ночной бухгалтер» № 1703

Пятничные новости они такие. Сделали дайджест шок-новостей дня, разбавили их играми для глаз и разума, и любимая рубрика — «Что ест бухгалтер».

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

🍷 Минимальные цены на продажу крепкого алкоголя в рознице вырастут уже с 1 июля

Водка с 1 июля 2024 года подорожает с 281 до 299 рублей, коньяк — с 517 до 556, а бренди — с 375 до 403 рублей за 0,5 л.

УСН

Как с 2025 года будут индексировать лимит дохода для перехода на УСН

Сейчас перейти на УСН с начала года можно, если доходы за 9 месяцев прошлого года не превысили 112,5 млн рублей с учетом коэффициента-дефлятора. С 2025 года лимит для перехода на УСН будет 337,5 млн рублей.

Онлайн-кассы

Если безналичная оплата за юрлицо пришла от физлица, надо применять ККТ

Иногда происходят такие ситуации: счет выписан на юрлицо, а оплата по безналу поступает от директора компании или иного физического лица.

Экономика России

Вечность пахнет нефтью…?

Вынесенная в заголовок фраза принадлежит авторству Егора Летова, о ее смысле можно полемизировать, но оставим это занятие литературным критикам, задавшись намного более прозаичным вопросом (но вполне в духе заголовка с учетом того, что жизненный цикл государства, в отличие от человеческого, намного более обращен в вечность).

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Общество

В Италии задержали основателя портала «Право.ру»

По версии прокуроров из Милана, Дмитрий Чиракадзе помог сбежать из-под домашнего ареста Артему Уссу, которого обвиняют в контрабанде.

Интересные материалы

Кредитование

Нужно получать больше 100 000 рублей, чтобы комфортно выплачивать автокредит

С начала года по апрель россияне оформили кредиты для покупки автомобиля на общую сумму 706,7 млрд рублей.