Совместная работа с документами: ключевые риски бесконтрольного доступа и как их избежать

Беспорядок в работе с файлами редко возникает сразу. Документы постепенно распределяются по разным сервисам.

Например, бухгалтер хранит шаблоны договоров на корпоративном диске, а менеджеры пересылают коммерческие предложения в мессенджерах. Каждое решение по отдельности кажется удобным, но со временем становится сложно понять, где лежит актуальная версия файла и у кого сохранился доступ.

Права обычно выдают для конкретной задачи. Например, дизайнер получает ссылку на папку с рекламными материалами. Вместе с нужными макетами там могут находиться медиапланы или договоры. После окончания проекта ссылка продолжает действовать.

В итоге компания уже не может уверенно сказать, кто видит клиентскую базу или рабочую переписку. Дело необязательно дойдет до намеренной кражи данных, но само наличие лишнего доступа значит, что документы остаются вне полноценного контроля.

Чтобы быстро согласовать смету или договор, сотрудник отправляет файл контрагенту через мессенджер. Копия остается в личной переписке, памяти телефона или резервной копии аккаунта. 

Возникает и другая проблема: пересланный файл быстро устаревает. Компания исправляет условия договора в основной версии, но у получателя сохраняется прежний вариант. В результате сотрудники и контрагенты работают с разными документами, а при разногласиях приходится выяснять, какая редакция была согласована.

Если права на просмотр и редактирование не разграничены, пользователь может изменить файл, хотя ему достаточно было его прочитать или прокомментировать. 

Ошибки случаются и при работе с таблицами, папками и шаблонами. Сотрудник может случайно удалить формулу, переместить файл или заменить исходный документ своей копией. 

История версий помогает найти момент, когда появилась ошибка. Но если после этого сотрудники продолжали работать с документом, простой откат отменит и полезные изменения. Придется сравнивать версии и вручную переносить актуальные данные, а это требует времени.

Злоумышленник, получивший доступ к рабочей учетной записи, получает и права ее владельца. Если сотрудник видит документы нескольких отделов, тот же набор данных становится доступен постороннему.

Риск возрастает, когда для работы используют личные устройства или один пароль для нескольких сервисов. Опасность представляет и вредоносное ПО. Программа-шифровальщик может повредить файлы в папках, доступных зараженному компьютеру. Масштаб последствий зависит от прав пользователя, настроек хранилища и наличия резервных копий.

Необязательно переносить все файлы за один день и сразу менять привычный порядок работы. Начать можно с документов, которые сотрудники используют регулярно или передают контрагентам. Постепенно в единую систему переносят остальные материалы и закрывают старые способы доступа.

Составьте список корпоративных и личных облачных хранилищ, общих папок, почтовых ящиков и других сервисов, через которые сотрудники получают документы. Проверьте внешние ссылки и доступы бывших работников и подрядчиков.

Затем распределите файлы по уровню доступа. 

• Конфиденциальные — клиентские базы, финансовые отчеты, персональные данные и внутренние разработки. 

• Рабочие документы — это регламенты, шаблоны договоров, контент-планы и другие материалы для сотрудников. 

• К публичным относятся презентации, прайс-листы и инструкции, которые компания передает клиентам или размещает на сайте. При этом исходник публичной презентации и ее готовая версия могут иметь разные уровни доступа. Клиент получает PDF, а редактируемый файл остается у сотрудников.

Не стоит выдавать права на папку всему отделу только потому, что кому-то из сотрудников иногда требуется один файл. У каждого пользователя должен быть доступ к материалам, необходимым для его работы. Если человек переходит в другое подразделение, ему назначают новую роль вместо того, чтобы вручную менять настройки каждой папки.

Для самих файлов также нужны разные уровни прав. Одним сотрудникам достаточно просмотра, другим требуется комментирование или редактирование.

Подрядчикам открывают только материалы по конкретному проекту. Если дизайнеру нужны макеты, ему незачем видеть договоры, сметы и переписку с клиентом, лежащие в соседних папках.

После аудита рабочие файлы можно собрать на корпоративной платформе или локальном сервере. Сотрудники будут открывать их из одного места, а администратор — централизованно назначать права и закрывать доступы.

Выбранная система должна сохранять версии документов и сведения о действиях пользователей. Это поможет восстановить файл после ошибочного изменения и разобраться, когда появилась новая редакция. Для обмена с клиентами и подрядчиками пригодятся внешние ссылки с паролем, сроком действия и ограничениями на скачивание и копирование.

Например, менеджеру не придется отправлять договор вложением в личный мессенджер. Вместо файла он передаст клиенту защищенную ссылку. Если условия изменятся или обсуждение завершится, доступ можно будет ограничить, не разыскивая все разосланные копии.

Права пользователей меняются вместе с их рабочими задачами. Сотрудник переходит в другой отдел, подрядчик завершает проект, стажер заканчивает практику — прежние доступы нужно закрыть.

За каждый раздел или папку назначьте ответственного. Он будет подтверждать новые права и периодически проверять список пользователей. Частоту такой проверки компания определяет сама, но проводить ее нужно по установленному графику, а не только после инцидента.

Отзыв прав должен быть частью процедуры увольнения. К завершению последнего рабочего дня нужно заблокировать учетную запись сотрудника и закрыть ему доступ к рабочим файлам. Если документы хранятся в одной корпоративной среде, это сделать удобнее и проще.

Даже понятная система не поможет, если часть команды продолжит хранить договоры на личном диске или пересылать их вложениями через мессенджеры. Зафиксируйте правила работы с файлами и ознакомьте с ними сотрудников.

Корпоративный сервер Р7 объединяет хранение файлов, совместное редактирование и управление доступом. Рабочие документы можно собрать в одной среде, а права на них — настраивать централизованно.

Права для сотрудников и групп. В Р7-Диске можно открыть документ отдельному пользователю, подразделению или группе. Одним сотрудникам назначают просмотр, другим — комментирование, рецензирование или редактирование. Для проектов создают комнаты данных со своими участниками и настройками доступа.

Контролируемый обмен с контрагентами. Вместо отправки файла через личную почту или мессенджер сотрудник передает внешнюю ссылку. Для нее можно задать пароль и срок действия, запретить скачивание, копирование, печать или редактирование. Когда работа завершится, доступ закрывают.

История версий и журнал действий. Документы, таблицы, презентации, схемы и графику можно редактировать прямо из Р7-Диска. Предыдущие версии сохраняются, поэтому их можно открыть и сравнить с текущей.

Комментарии и рецензирование помогают согласовывать правки без создания нескольких копий одного файла. Найти нужный материал в архиве можно с помощью полнотекстового поиска.

Работа внутри инфраструктуры компании. Корпоративный сервер можно развернуть в собственном дата-центре или изолированном частном облаке. В этом случае документы остаются внутри выбранного контура, и сотрудникам не требуется загружать их в сторонние сервисы.

Корпоративный сервер можно установить в собственном дата-центре компании или изолированном частном облаке. Для знакомства с возможностями продукта доступна облачная демосреда, которую не нужно разворачивать в своей инфраструктуре.

Комната — это отдельное пространство для совместной работы с файлами. В ней можно хранить документы и папки, назначать права пользователям, редактировать материалы и отслеживать изменения. Например, компания может создать отдельную комнату для проекта и открыть ее только участникам рабочей группы.

Да. Серверное решение Р7 включено в Единый реестр российских программ. Платформа поддерживает требования закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Читайте также:

• Как в два раза увеличить продуктивность рабочего времени и сократить рутину в работе.

• Как организовать работу с десятком фрилансеров, чтобы не утонуть в документах и чатах.

• Тикетная система и сервисная модель: два уровня заботы о бизнесе. 

Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFJw7GNu