Как сменить офисный софт, если в компании нет своего ИТ-отдела

Объем работ зависит от того, что компания собирается заменить: только программы для работы с документами, файловое хранилище или сразу несколько корпоративных сервисов. Рассмотрим три ситуации.

1. Нужно заменить редакторы на 10–15 компьютерах. Если документы остаются на прежних компьютерах и сетевых дисках, переносить их в новое хранилище не придется. Достаточно установить офисные редакторы и проверить, как они работают с привычными файлами.

Например, при переходе на Р7-Офис сначала установите программы на 2–3 компьютера и проверьте работу с привычными документами. Если проблем нет, переходите к остальным рабочим местам.

Такую замену небольшая компания может организовать самостоятельно при наличии необходимых прав для установки программ. Если компьютеры требуют дополнительных настроек, достаточно разово привлечь технического специалиста.

2. Нужно перенести документы в облако. Допустим, сотрудники хранят файлы на личных компьютерах, общих дисках и в разных облачных сервисах. Компания хочет собрать их в одном месте, чтобы отделы могли совместно работать с документами.

При переходе на облачную платформу, такую как Р7-Пространство, потребуется создать учетные записи сотрудников, перенести файлы, организовать общие папки и настроить права доступа. Например, предоставьте менеджерам доступ к документам по клиентским проектам, а бухгалтерские файлы оставьте доступными только бухгалтерии и руководителю.

3. Нужно заменить всю корпоративную среду, включая почту. Например, компания из 30 человек одновременно переходит на новые редакторы, файловое хранилище и корпоративную почту.

Здесь к переносу документов добавляются другие задачи, например создать почтовые ящики, перенести важную переписку, настроить прием писем на адреса корпоративного домена. Переход нужно организовать так, чтобы сотрудники не потеряли доступ к рабочим письмам, а сообщения от клиентов продолжали поступать. Для технической части такого проекта стоит привлечь подрядчика или специалистов поставщика. 

Если в компании нет ИТ-отдела, выбирайте офисные программы с учетом того, кто будет их обслуживать после установки, в том числе обновлять приложения, создавать учетные записи новым сотрудникам и устранять технические сбои.

Есть три варианта организации работы.

1. Облачное решение — без собственного сервера. Подойдет небольшим компаниям, сотрудники которых работают через интернет, а корпоративные документы хранят в облаке, например на Google Диске.

В этом случае подойдет, например, Р7-Пространство. Сервис объединяет редакторы документов, файловое хранилище, почту, мессенджер и другие рабочие инструменты. При этом бизнес не занимается обслуживанием серверов и установкой обновлений серверной части — за инфраструктуру отвечает провайдер.

Для начала работы зарегистрируйте корпоративное пространство, пригласите сотрудников и настройте доступ к документам. Эти задачи можно поручить руководителю или одному из сотрудников. Если потребуется перенос большого почтового архива или настройка корпоративного домена, привлеките технического специалиста.

2. Серверное решение — с привлечением подрядчика. Этот вариант подойдет компаниям, которым важно хранить данные в собственном контуре, например из-за внутренних требований к информационной безопасности.

Корпоративный сервер Р7 можно развернуть на серверах компании или в частном облаке. Для работы без постоянного подключения к интернету сотрудники также могут использовать настольные редакторы Р7-Офис.

Но без технического специалиста такой вариант не обойдется. Подрядчику предстоит подготовить инфраструктуру, установить систему, настроить резервное копирование и защиту данных.

3. Поэтапный переход — без одновременной замены всех сервисов. Подойдет компании, в которой документы хранятся на компьютерах, сетевых дисках и в облаках, а сотрудники пользуются разными программами.

Например, можно начать с настольных редакторов Р7-Офис. Их можно установить на отдельные рабочие места, не меняя корпоративную почту и существующие хранилища. Сотрудники продолжат работать с привычными файлами и смогут освоить новые редакторы без одновременного перехода на другую платформу.

Если вы руководите компанией без собственного ИТ-отдела, возьмите на себя организационные задачи, а установку программ, сложный перенос данных и настройку серверов поручите подрядчику.

Разберем, как распределить работы на практике.

• Установка офисных редакторов. 

Составьте список рабочих мест, проверьте операционные системы и договоритесь с сотрудниками о времени установки. Например, Р7-Офис можно установить самостоятельно по инструкции на сайте разработчика, если есть права администратора компьютера. Если доступ к установке программ ограничен или требуется централизованная настройка лицензий, поручите работу специалисту.

• Перенос документов с общего диска. 

Сначала попросите руководителей отделов определить, какие папки используются ежедневно, а какие содержат архивные материалы. Составьте список файлов для переноса и сохраните резервную копию.

Если папок немного и структура простая, сотрудники могут перенести документы самостоятельно. При большом количестве вложенных папок, сложных правах доступа или необходимости автоматизировать перенос привлеките подрядчика.

• Настройка доступов к документам. 

Допустим, менеджеры должны видеть договоры с клиентами, но не должны иметь доступа к зарплатным ведомостям бухгалтерии. Вместе с начальниками отделов составьте список папок и определите, кому разрешен просмотр, редактирование или полный доступ. Настроить эти права в системе может назначенный администратор или подрядчик.

• Проверка сложных таблиц и шаблонов договоров. 

Эту работу лучше доверить самим сотрудникам. Подрядчик способен проверить, открывается ли файл, но не всегда поймет, правильно ли рассчитывается себестоимость товара или начисляется премия менеджеру.

Попросите бухгалтера сравнить результаты расчетов в старой и новой программах, юриста — проверить оформление договоров, а сотрудников отдела продаж — презентации и коммерческие предложения. Особое внимание уделите таблицам с макросами и нестандартными формулами. Если обнаружились ошибки, передайте проблемные файлы техническому специалисту для разбора.

• Организация поддержки после перехода. 

Представим, что сотрудник не может открыть документ или войти в учетную запись. Кто будет разбираться с проблемой, если штатного системного администратора нет?

Заранее назначьте человека, которому сотрудники будут сообщать о сбоях. Он сможет помочь с простыми вопросами или передать обращение специалистам. При этом разделите зоны ответственности:

• Проблемы с функциями офисных редакторов — техническая поддержка поставщика.

• Ошибки настройки рабочих компьютеров, сети и серверов — внешний ИТ-специалист.

• Создание учетных записей и изменение доступов — назначенный администратор или подрядчик, если такие работы предусмотрены договором.

Какие работы входят в стоимость. Попросите подрядчика подготовить смету с конкретным перечнем услуг. Например, установка редакторов на 15 рабочих мест, перенос 200 ГБ документов, настройка учетных записей и прав доступа. Уточните, включены ли проверка перенесенных данных и обучение сотрудников.

Как организуют переход без остановки работы. Выясните, когда подрядчик будет устанавливать программы и переносить данные. Если для этого потребуется временно закрыть доступ к общим папкам или почте, согласуйте продолжительность перерыва и предупредите сотрудников. Договоритесь, кто создаст резервные копии перед переносом.

Кто устранит ошибки после запуска. Например, в первый рабочий день пять сотрудников не смогли открыть документы. Подрядчик уже завершил установку, но входит ли решение таких проблем в его обязанности?

Уточните, сколько времени после запуска исполнитель будет исправлять выявленные ошибки, как с ним связаться и в какие сроки он начнет разбирать обращения. Также согласуйте, кто будет обслуживать систему после окончания проекта.

Проверку проводите вместе с сотрудниками, которые ежедневно работают с документами. Если обнаружились ошибки, зафиксируйте их и согласуйте сроки исправления до окончательной приемки.

Разделите переход на четыре этапа: подготовку, тестирование, запуск и обучение сотрудников. Руководителю необязательно контролировать каждую техническую операцию. Достаточно назначить ответственных и проверять результаты в конце каждой недели.

Не отключайте прежние программы и хранилища сразу после установки новых. Сначала убедитесь, что сотрудники получили доступ к нужным документам, почта работает, а критические ошибки устранены.

30 дней — ориентировочный срок. Если компания меняет только офисные редакторы, переход может завершиться быстрее. При переносе корпоративной почты, больших объемов данных или внедрении серверного решения времени, скорее всего, потребуется больше.

Для контроля каждого этапа используйте план «Как перейти на новый офисный софт за 30 дней». В нем собраны задачи по неделям, рекомендации по тестированию решений Р7, переносу данных и обучению сотрудников.

Читайте также:

• Где бизнесу хранить корпоративные данные и документы — в облаке или на своих серверах.

• Что спросить у поставщика корпоративного софта до покупки: чек-лист для бизнеса.

• Как навести порядок в почте и рабочих документах: руководство для малого и среднего бизнеса.

 Реклама: АО «Р7», ИНН 5259019343, erid: 2W5zFG9SBNJ