Зачем нужен ЭДО для ИП и как подключить

Электронный документооборот, или сокращенно ЭДО, — это обмен документами в электронном виде. Таким способом можно передавать договоры поставщикам, кадровые документы сотрудникам на подпись, отчетность в контролирующие органы и не только. Все это — без дополнительных трат на бумагу, печать, доставку и хранение.

Обмен электронными документами аналогичен привычному бумажному, но занимает считанные секунды:

1️⃣ Отправитель создает или загружает документ в сервисе оператора ЭДО, подписывает его электронной подписью и направляет контрагенту.

2️⃣ Контрагент получает документ, подписывает его своей электронной подписью. Если в документе есть неточности, его можно отклонить, указав причину.

3️⃣ Отправитель получает подписанный документ или исправляет его, если у контрагента были замечания.

Да, они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы. Юридической значимостью их наделяет электронная подпись.

Все документы, которые передают по ЭДО, должны быть подписаны электронной подписью. Это цифровой аналог подписи на бумаге, который позволяет определить, кто и когда подписал документ.

Есть три вида электронной подписи:

🙅🏻‍♂️ Простая (ПЭП). Например, это логин и пароль для входа на сайт. С помощью ПЭП можно подписывать только внутренние нормативные акты, служебные записки, заявления и документы в свободной форме. Для юридически значимого документооборота простая подпись не подойдет.

🤷🏻‍♂️ Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Такая подпись безопаснее, чем простая: она защищает подписанный документ от изменений. Ее выпускают в любом удостоверяющем центре либо получают бесплатно на «Госуслугах».

С помощью УНЭП подписывают первичную, кадровую и кассовую документацию, акты оказания услуг и выполненных работ, договоры и допсоглашения к ним. Такую подпись можно использовать и в ЭДО с контрагентами, но об этом нужно предварительно договориться — с участниками обмена подписывают соответствующее соглашение. А чтобы работать с документами без ограничений, понадобится более защищенная подпись.

💁🏻‍♂️ Усиленная квалифицированная (УКЭП). У такой подписи самая высокая степень защиты. Она приравнивается к собственноручной и подтверждает, что в документ не вносили изменения. Получить УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре.

УКЭП — самый подходящий вариант для ИП. Она обязательно понадобится, чтобы:

✔️ обмениваться документами с контрагентами;

✔️ сдавать отчетность в ФНС, СФР, Росстат;

✔️ работать с государственными информационными системами — например, для участия в госзакупках и торгах;

✔️ регистрировать онлайн-кассы.

Если у ИП уже есть УКЭП — например, для сдачи отчетности, — ее можно использовать и для ЭДО.

Электронный документооборот значительно упрощает бизнес-процессы предпринимателя. С его помощью можно вести мгновенный обмен с контрагентами без лишних затрат на печать и доставку. При этом документы не потеряются, их легко найти в электронном архиве, а риск ошибок при заполнении сводится к минимуму.

Кроме того, ЭДО помогает предпринимателю взаимодействовать с госсистемами и контролирующими органами. А также значительно расширяет список контрагентов — ведь все больше становится тех, кто уже полностью отказался от бумаги и работает только с электронными документами.

Еще без ЭДО не обойтись в некоторых сферах.

В некоторых случаях ЭДО обязателен для ИП вне зависимости от системы налогообложения. Так, индивидуальный предприниматель не сможет обойтись без ЭДО, если он:

👠 Работает с маркированными товарами. Обязательной маркировке подлежат обувь, одежда, молочная продукция и некоторые другие товары. Этот список с каждым годом расширяется — например, с марта 2025 года необходимо маркировать упакованную воду, детскую одежду и соки. Сведения о маркированных товарах необходимо передавать в систему «Честный знак» через оператора ЭДО.

🥩 Продает мясо, птицу, рыбу и другие товары животного происхождения. Все сопроводительные документы на такую продукцию обязательно отправляют в электронном виде в систему «Меркурий».

🖥️ Работает с прослеживаемыми товарами. К ним относятся некоторые импортные товары: например, холодильники, стиральные машины, мониторы, детские кресла и коляски. Отчитываться по таким товарам также нужно через систему ЭДО.

🛍️ Планирует участвовать в госзакупках. Электронный документооборот в Единой информационной системе закупок обязателен для всех заказчиков и поставщиков.

🙋🏻‍♂️Пример. Игорь — ИП на УСН, он продает безалкогольные напитки: соки, морсы, нектары. С марта 2025 такую группу товаров обязательно маркируют, поэтому Игорь решает подключить электронный документооборот. Ему также нужно учесть и другие требования для работы: зарегистрироваться на платформе честныйзнак.рф и установить программу для проверки кодов. А еще ему понадобится сканер — им Игорь будет считывать информацию о кодах маркировки, которую потом отразит в электронном отчете.

Любые, которые ему нужны для работы. Например:

• Документы контрагентам. Договоры, допсоглашения, счета-фактуры, УПД, накладные.

• Кадровые документы. Приказы, заявления, служебные записки, локально-нормативные акты.

• Отчетность ИП. В зависимости от системы налогообложения: декларации по НДС, УСН и 3-НДФЛ, уведомления об уменьшении налога, заявление на патент, форма 1-предприниматель, отчеты об операциях с прослеживаемыми товарами.

• Отчетность по сотрудникам — если у ИП они есть. РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения, ЕФС-1.

• Транспортные документы. Путевые листы, транспортные накладные, заказы-заявки.

Алгоритм подключения простой, он выглядит так:

1️⃣ Определить задачи, которые предприниматель будет решать с помощью сервиса электронного документооборота.

2️⃣ Получить электронную подпись в удостоверяющем центре, если ее еще нет.

3️⃣ Выбрать оператора ЭДО и оценить возможности, которые он предлагает. На этом этапе также важно выбрать способ работы с системой. Так, вести электронный документооборот можно в браузере на компьютере, в отдельной программе и мобильном приложении. А еще можно настроить интеграцию и работать с ЭДО в привычной учетной программе.

4️⃣ Начать электронный обмен.

Чтобы начать обмен документами, ИП нужно выбрать, каким способом он будет вести электронный документооборот. Самый простой вариант — обмен через сайт или мобильное приложение. В таком случае не нужно устанавливать дополнительные программы, а работать с документами можно на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере.

Если же предприниматель уже работает в своей учетной системе и не хочет переходить на другую, можно настроить интеграцию. Она позволит автоматически загружать документы без необходимости переключаться между программами и вкладками.

🙋🏻‍♂️Вернемся к Игорю. Напомним, что товары, которые он продает, попали под маркировку. Игорь решил подключить ЭДО в Saby, но он уже ведет учет в 1C. Варианты у Игоря такие:

• Вести учет в 1С, а обмениваться документами с контрагентами через личный кабинет Saby. Здесь придется переключаться между программами, выгружать файлы из 1С в Saby и наоборот.

• Интегрировать ЭДО от Saby в 1С. Так Игорю не нужно выходить из привычной программы, а нужный документ можно сформировать и отправить одним нажатием кнопки. При этом все файлы будут доступны в электронном архиве.

Если контрагенты ИП пользуются другим оператором ЭДО, нужно настроить роуминг. С его помощью можно отправлять документы так же быстро и бесперебойно, как если бы отправитель и получатель работали в одной системе.

💁🏻‍♂️Как дела у Игоря? А Игорь успешно пользуется ЭДО в Saby и уже начал работать с контрагентами. ООО «Магнат» подключен к другому оператору — «Контуру», роуминг с ним настроится автоматически. Игорь может спокойно отправлять документы, а ООО их подпишет в один клик. Никакие предварительные настройки не понадобятся.

Другой контрагент Игоря, ИП Морозов, работает с оператором «Такском». С ним роуминг тоже настроен, но сначала нужно отправить контрагенту приглашение к обмену. Отправлять документы можно после того, как получатель подтвердит приглашение.

При выборе сервиса электронного документооборота нужно оценить, решение каких задач предпринимателя он может предложить. К примеру, ИП обращают внимание на стоимость тарифа, функционал системы и наличие бесплатного тестового периода. И не только: в зависимости от сферы бизнеса у предпринимателя возникают свои потребности, и не каждая система может их закрыть.

Так, в Saby можно:

✔️ Создавать и отправлять любые электронные документы — и даже бумажные: сервис автоматически их распознает.

✔️ Безопасно хранить документы в облаке и иметь к ним доступ в любое время и с любого устройства. А доступ к электронному архиву можно настроить — например, чтобы кадровые документы мог просматривать только бухгалтер.

✔️ Вести обмен с контрагентами, даже если они подключены к другому оператору ЭДО. Для этого есть роуминг.

✔️ Синхронизированно работать через личный кабинет на компьютере или в мобильном приложении с телефона. А еще документы можно отправлять на email и в мессенджеры — например, в WhatsApp¹ и Telegram.

✔️ Интегрировать ЭДО в любую другую программу — в том числе в учетную систему ИП.

✔️ Обратиться в круглосуточную поддержку, если возникли вопросы. Специалисты отвечают 24/7.

✔️ Попробовать демоверсию ЭДО и в течение месяца бесплатно тестировать весь функционал. А платные тарифы начинаются от 2 ₽ за документ.

Электронно — значит практично

Оставьте заявку и попробуйте месяц ЭДО бесплатно:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «КОМПАНИЯ «ТЕНЗОР», ИНН 7605016030, erid: 2W5zFHXdb8c