ЭПД-2026: ответы на острые вопросы предпринимателей

Да, с 1 сентября 2026 года ЭПД станут обязательными для перевозки строительной техники. Такое требование закреплено в Федеральном законе № 140-ФЗ от 07.06.2025. Причем нововведение касается не только перевозчиков, но и отправителей, получателей груза, а также экспедиторов. Поскольку нормы распространяются на все виды перевозок, предусмотренных законодательством, предпринимателям в сфере спецтехники стоит заранее подготовиться к переходу на ЭТрН.

Переход на обязательные электронные перевозочные документы совсем близко — промедление может обернуться проблемами. Сервис 1С-ЭПД дает возможность оформлять ЭТрН, обмениваться ими с партнерами и отслеживать статусы онлайн без выхода из 1С. Подключите функционал заранее, чтобы к сентябрю 2026 года все процессы были отлажены.

Определяющий фактор при назначении ответственного за оформление ЭТрН — не плательщик транспортных услуг, а сторона, подписавшая договор с перевозчиком. Если ваша компания заключила контракт на перевозку самостоятельно, то вы же и выступаете грузоотправителем, а значит, обязаны сформировать электронный перевозочный документ. В обратном случае, когда договор оформлен поставщиком, обязанность по подготовке ЭТрН ложится на него, а получатель лишь сверяет внесенные данные и ставит подпись после приемки груза.

Законодательство сохраняет возможность бумажного оформления для отдельных исключительных ситуаций. К ним относятся перевозки для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью, а также случаи технических сбоев или отсутствия интернета у участников. Бумажный формат допустим для грузов военного назначения, драгоценных металлов и камней. Исключения действуют и для иностранных перевозчиков — если компания не включена в государственный реестр РФ или осуществляет каботажные перевозки по территории России (для перевозчиков из стран ЕАЭС). Также бумажная накладная разрешена, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом. Полный перечень утвержден Приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

Если вы забираете или перевозите товар собственным транспортом и своими сотрудниками, оформлять ЭТрН не нужно. Накладная становится обязательной, только когда в процессе участвует наемный перевозчик или сторонняя организация. Как только груз передается транспортной компании, вы автоматически становитесь грузоотправителем и обязаны сформировать ЭТрН.

В реестр «ГосЛог» обязаны войти организации и ИП, которые занимаются экспедированием, организацией перевозок или выступают посредниками при заключении договоров с перевозчиками. Без регистрации вести такую деятельность запрещено — это касается как начинающих, так и давно работающих компаний.

Документы для регистрации: КЭП, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, юридический адрес, коды ОКВЭД, подтвержденный аккаунт на «Госуслугах», данные о руководителе. При подаче через представителя — МЧД. Для перевозчиков дополнительно нужны сведения о транспорте. Заранее проверьте, все ли данные готовы и соответствуют требованиям.

Специалисты Scloud возьмут на себя весь процесс регистрации в реестре «ГосЛог». Мы проверим корректность настроек, установим все необходимые плагины и дадим рекомендации на каждом этапе. Поддержка — с первого шага до полного завершения процедуры.

Да, водитель должен установить на свой смартфон мобильное приложение 1С-ЭПД. Доступные источники для скачивания — официальные площадки: RuStore, App Store, Google Play. Ключевое условие корректной работы — наладить синхронизацию между приложением и 1С. Через этот канал водитель будет получать документы, а в приложении генерироваться QR-код для предъявления инспекторам ГИБДД. В 1С, со своей стороны, предусмотрен специальный функционал для управления обменом.

В текущей версии сервиса 1С-ЭПД не предусмотрена выгрузка транспортных накладных в формате XML. Разработчики 1С анонсировали такую возможность, но она появится только в следующих релизах. На данный момент отправка документов осуществляется исключительно через 1С-ЭПД. Если же ваш партнер подключен к другому оператору электронного документооборота, то успешность обмена будет зависеть от технической реализации этого оператора.

Подключить 1С-ЭПД без 1С-ЭДО не получится — эти сервисы идут в связке. Тем не менее ваши контрагенты могут не переходить на 1С-ЭДО, если у них уже есть другой оператор. Достаточно отправить им приглашение к обмену через роуминг. Как только приглашение принято, электронные документы отправляются между сторонами беспрепятственно, даже при использовании разных систем ЭДО.

Электронная транспортная накладная требует внесения полных сведений о сторонах перевозки: грузоотправителе, получателе и перевозчике. Помимо этого, в документ вносятся характеристики груза — его наименование, вес, стоимость и тип упаковки, а также информация о водителе и транспортном средстве. Если перевозка осуществляется на особых условиях, их также необходимо отразить в накладной.

Номер транспортного средства, как правило, дает перевозчик — его несложно уточнить у компании-исполнителя. Однако ждать эти данные перед оформлением не нужно: обязанность по формированию ЭТрН лежит на грузоотправителе, и перевозчик эту функцию не выполняет. Сначала вы заполняете свою часть (Титул‑1), а водительский раздел (Титул‑2) перевозчик дополнит позднее, когда у него появится номер машины. Для вашей компании никаких дополнительных условий нет — достаточно иметь работающий сервис 1С‑ЭПД и налаженный документооборот с партнером. Если номер придет уже после старта оформления, его можно будет добавить на этапе финального подписания или внести правки в уже созданный документ.

Внести правки в уже подписанный электронный перевозочный документ нельзя — корректировка происходит иначе. Если какая-то из сторон не согласна с указанными данными (к примеру, покупатель оспаривает объем погрузки или перевозчик заменил машину), она просто не подписывает ЭТрН. Дальше вы создаете новый документ, куда вносите правильные сведения, а прежний автоматически теряет силу. Здесь важно понимать: корректировка — это не исправление старого файла, а полное переоформление с нуля. Поэтому, когда в ходе перевозки меняются важные параметры — фактический вес, транспорт или водитель, — разумнее сразу закрыть текущий документ отказом от подписи и оформить новый. 

Другие вопросы и развернутые ответы на них вы найдете здесь.

Если после изучения материала у вас возникли сложности или недопонимание по работе с 1С, не пытайтесь разобраться в одиночку. Специалисты Scloud проконсультируют вас по любым нюансам программы, помогут с настройками, объяснят функционал и предложат оптимальное решение для вашей задачи.

Реклама: «СервисКлауд», ИНН 7104516184, erid: 2W5zFHGEXuB