Восемь проблем бухучета командировок и способы их решения

Проблема № 1: выдача денег под отчет

Выдача налички и последующая отчетность занимает много времени, а в процессе легко что-то упустить. Трясти чеки с сотрудников — стресс для всех сторон. Если кто-то уезжает в длительную командировку или на вахту, бухгалтер может не получить чеки совсем.

К тому же, иногда сотрудники пытаются схитрить и выставляют чек на большую сумму, чтобы заработать на разнице.

Решение: сервисы с безналичным расчетом

Совсем избавиться от наличных сложно, но оплачивать авиа-, ж/д-билеты, отели, трансфер и такси можно по безналичному расчету через сервисы. К тому же, ждать чеков не придется — закрывающие документы формируются сразу в сервисе.

Это позволит контролировать расходы и избегать «серых» схем поставщиков и сотрудников.

Проблема № 2: нет контроля расходов при оплате

Даже если вы перешли на сервисы с безналичной оплатой, сотрудник может потратить больше, чем заложено в бюджете на командировку.

Например, выбрать билет первого класса или номер повышенного комфорта, аргументируя перерасход отсутствием других вариантов.

Решение: тревел-политики

Предотвратить перерасход и возможные конфликты можно с помощью тревел-политик — ограничений на стоимость билетов и проживания. Компания может настроить неограниченное количество сценариев лимитов, в зависимости от отделов, сотрудников и целей поездки.

В случае превышения тревел-политики, бронировщику или руководителю придет уведомление. Если других вариантов правда нет, выход за лимит можно одобрить.

Проблема № 3: много ручных операций

Когда процессы не автоматизированы, сотрудникам нужно вручную собирать документы, создавать проводки, фиксировать данные. Все это ложится на плечи работника, из-за чего могут появляться ошибки или недочеты.

В бухгалтерском учете это чревато проблемами с вышестоящим руководством или госорганами.

Решение: автоматизация бухучета

Smartway хранит данные о поездках сотрудниках и автоматически подгружает их в документы, помогает сформировать авансовые отчеты, акты сверок и закрывающие за пару минут. Все документы хранятся внутри сервиса в отдельной вкладке, откуда выгрузить их можно за пару кликов.

Когда все находится в одном месте, контролировать процессы удобнее, а оптимизация разгружает сотрудника и минимизирует количество ошибок.

Проблема № 4: сотрудники теряют посадочные талоны

Самая распространенная проблема и боль бухгалтера. В таком случае приходится писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. Компания тратит не только время, но и деньги.

Решение: справки о перелете

В качестве альтернативы подойдут справки по перелетам. Они формируются на основе данных систем бронирования и регистрации на рейс. Справка считается официальным документом и подходит для налоговой, согласно письму Министерства финансов Российской Федерации No 03-03-06/1/32039 от 30.04.2019.

Если компания хочет полностью отказаться от талонов и снять ответственность с сотрудников, в некоторых сервисах для командировок справки можно предзаказать при бронировании. Чтобы не ждать посадочные талоны от сотрудников на вахтах или в длительных командировках, вместо справок можно выгружать отчет по всем перелетам за период.

Проблема № 5: закрывающие в разных местах

Если оплачивать авиабилеты в одном месте по безналичному расчету, а гостиницу и трансфер — наличными, трудностей в отчетности не избежать.

Одни закрывающие будут готовы, пока другие придется ждать от сотрудников или поставщиков. Подрядчики не всегда могут вовремя и в правильной форме предоставить оригиналы, а кто-то вовсе после оказания услуг перестает выходить на связь.

Решение: все услуги в одном окне

Для организованного бухгалтера закрывающие в разных местах — не проблема.

Но процесс можно упростить и ускорить, если оформлять все нужные услуги для командировки в едином сервисе. Так закрывающие по билетам, гостиницам и такси будут храниться в одном месте.

Когда документы понадобятся, выгрузить их можно за пару кликов.

Проблема № 6: отсутствие электронного документооборота

Небольшие фирмы обычно не пользуются ЭДО. Например, мини-отели в удаленных городах. Ждать от них оригиналов долго, да и письмо легко может где-то потеряться по пути в бухгалтерию.

К тому же, пересылка оригиналов по почте предполагает множество ручных операций, затраты на курьеров и бумажную волокиту.

Решение: поставщики, которые пользуются ЭДО

ЭДО позволяет быстро обмениваться документами, а после сразу же загружать их в облачное пространство для хранения. Так можно не только ускорить получение отчетности, но и сократить затраты на бумагу и почту.

Взаимодействовать с госорганами при ЭДО тоже проще.

Проблема № 7: сложности с оплатой из-за дробления компании на несколько юрлиц

Юрлица объединяются в группы компаний, чтобы сократить расходы и эффективнее управлять компаниями. С командировками процесс усложняется. При бронировании услуг можно запутаться, с какого юрлица проводить оплату. Из-за этого в конце отчетного периода могут возникнуть сложности с документами.

Еще в крупных компаниях процесс оплаты может затянуться из-за согласований, а медлить нельзя — командировки чаще нужны сейчас и билеты дорожают. Есть риск, что поездка сорвется и компания понесет убытки.

Решение: автоматизация и гибкая оплата

Smartway хранит данные о сотрудниках и предлагает при бронировании выбрать, за счет какой организации работник поедет в командировку. Так вероятность ошибиться при оплате стремится к нулю.

В сервисе можно выбрать удобный для компании формат зачисления денег на счет: предоплата или постоплата. А если планы поменяются, в Smartway есть функция самостоятельного возврата билетов.

Проблема № 8: все услуги в одном акте

Бывает, что в актах выполненных работ отображаются все услуги без разграничения по типам. Это может привести к трудностям при дальнейшей работе с документами, например, при анализе поездок.

Решение: разделение актов по типам услуг или по аналитическим срезам

Это помогает комфортно вести бухучет и при необходимости формировать корректные проводки в «1С», а не терять время на вычленение нужной информации из одного акта, в котором все смешано.

Возможности Smartway для бухучета командировок

1. Заполнение авансового отчета за 3 минуты. Нужные документы всегда доступны в личном кабинете. Вам не придется вручную заполнять данные по поездкам сотрудников.
2. Информация по билетам автоматически попадает в 1С в раздел «Справочники» — «Билеты» и отражается в авансовом отчете.
3. Закрывающие документы автоматически формируются в личном кабинете. Можно в пару кликов отправить их на почту или в ЭДО.
4. Если сотрудник потерял посадочный, легко заказать справку о поездке в приложении.
5. Бесплатная поддержка 24/7, которая поможет решить вопрос с отчетностью.

Попробуйте Smartway бесплатно

Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста

Оставьте заявку и получите доступ!

Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным