Основные различия
Разъездная работа и командировки имеют общую природу — это служебные поездки, которые совершают сотрудники организации для выполнения своих трудовых функций. Однако, разные виды поездок требуют разного оформления документов и последующего учета.
Ключевые отличия между разъездной работой и командировкой собрали в таблице:
Командировка
Командировка — это разовая служебная поездка на заранее определенный срок. В рамках этой поездки работники получают определенные задачи (служебное задание), которые необходимо выполнить за пределами организации.
Ключевая особенность — временный характер поездки. Если сотрудник преимущественно работает на территории работодателя, но при необходимости требуется его присутствие за пределами организации, то оформляется командировка.
Периодичность не может служить основанием для включения в трудовое соглашения пункта о разъездном характере работы. Основной объем работы сотрудник выполняет на своем основном рабочем месте, выезжая только на несколько дней для выполнения разовых задач.
Длительность командировки определяется руководителем и зависит от объемов и сложности поставленных задач. Начало командировки — это день выезда в служебную поездку, это может быть дата отправления поезда, самолета, автобуса из города, в котором расположено основное место работы сотрудника. День прибытия — это дата возвращения сотрудника, которая считается датой окончания командировки.
Продолжительность командировки может быть от одного рабочего дня. Поездки, ограниченные рабочим днем (к примеру, сотрудник выехал из города в 10 часов утра и вернулся в 15 часов обратно), не считаются командировками.
Максимальный срок законодательно не установлен, однако командировка не может быть бессрочной. У служебной поездки всегда должен быть заранее определенный срок.
Направление сотрудника в служебную командировку обязывает работодателя оплатить все расходы, связанные с поездкой: проезд, проживание, суточные. Затраты должны быть документально подтверждены.
Как правило, это авиа и железнодорожные билеты, посадочный талон со штампом о досмотре. Расходы на жилье оформляют документами из гостиницы или от арендодателя.
Smartway поможет сделать командировки для руководителя и сотрудников простыми и прозрачными. Бронируйте билеты и отели в одном окне без сервисных сборов, утверждайте маршруты, контролируйте расходы, оформляйте нужные документы даже в пути с помощью мобильного приложения.
Размер суточных компания может установить самостоятельно, при этом можно ориентироваться на суммы, которые не облагаются НДФЛ: 700 рублей за каждый день для командировок по России и 2 500 рублей — при поездках за рубеж.
В период поездки работнику в общем порядке начисляется среднемесячный заработок. При этом учитываются весь период командировки плюс время нахождения в пути.
Обычно алгоритм оформления командировки выглядит так:
1. Оформляется служебная записка с информацией о работниках, направляемых в служебную поездку, цели командировки, даты начала и окончания поездки. Записки могут составлять, например, начальники отделов, участков, подразделений и затем согласовывать с руководством.
Дополнительно в служебной записке можно указать перечень планируемых затрат и обоснование для командировки.
2. После согласования основных параметров поездки руководитель издает приказ о направлении сотрудника в командировку. Форму приказа организация может составить самостоятельно или пользоваться типовым шаблоном (формы № Т-9 или Т-9а).
В приказе указываются цель поездки, место и период командирования, информация о компании и работнике. Приказ должен быть подписан руководителем компании, сотрудника нужно ознакомить с приказом под роспись.
3. После возвращения, сотрудник обязан составить и передать руководителю или другому ответственному лицу (например, бухгалтеру) авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие понесенные в поездке расходы. Согласно п. 6.3. Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У отчитаться подотчетное лицо должно в срок, установленный руководителем (правило 3-х дней после командировки не действует с октября 2020 года).
Если командированный сотрудник получил денежные средства перед поездкой, но потратил больше запланированного, компания должна возместить разницу. Если потрачено меньше — сотрудник возвращает излишне выданные деньги. Исключение — суточные: за них не требуется отчитываться и возвращать при неполном расходе.
Упростит работу бухгалтера с авансовыми отчетами онлайн-сервис Smartway. Выгружайте данные для авансового отчета в 1С, отправляйте документы по ЭДО, заказывайте справки прямо в сервисе, если сотрудник потерял посадочный талон. Среди кейсов есть компании как с несколькими десятками, так и с тысячами сотрудников.
Оформление служебных командировок за границу имеет ряд особенностей. В частности, добавляются дополнительные расходы: на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и иные обязательные платежи необходимые для поездки и пересечения границы.
Если сотрудник самостоятельно приобретал валюту, то при составлении авансового отчета потребуется приложить справку о ее покупке с указанием курса обмена. При отсутствии документа, расходы пересчитываются по курсу ЦБ на момент получения денег подотчет.
После утверждения авансового отчета по зарубежной поездке остаток аванса, возвращенный в иностранной валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу ЦБ на дату поступления денежных средств.
Если был перерасход в валюте, то деньги выдаются сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
Разъездная работа
При разъездном характере работы сотрудник выполняет трудовые обязанности находясь в служебных поездках, которые осуществляются на постоянной основе, т. е. выполняемая работа напрямую связана с поездками.
Сотрудник, которому установлен этот тип работы, выполняет трудовые задачи вне местонахождения работодателя. Подобным образом трудятся водители, курьеры или выездные сервисные инженеры.
В трудовом договоре необходимо зафиксировать, что сотруднику устанавливается разъездной характер работы, дополнительно можно указать территорию в пределах которой потребуется выполнять работу.
Если специфика трудовых обязанностей не позволяет точно определить длительность рабочего дня, то в договор можно включить условие о гибком графике или ненормированном рабочем времени.
Конкретного перечня должностей или профессий с разъездным характером работы не существует. Работодатель сам определяет такой список. Например, такая позиция поддерживается в письме Минтруда от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047.
Кроме трудового соглашения с работником, необходимо в локальных документах зафиксировать перечень должностей, профессий, работ, для которых предусмотрена разъездная работа. Эту информацию в обязательном порядке надо включить в должностную инструкцию для соответствующих работников.
Обратите внимание, что при разъездной работе также возможны командировки. Если необходимо съездить в соседний населенный пункт, в который обычно работник не ездит и он не входит в зону его обслуживания. работы, то это поручение необходимо оформить как обычную командировку.
Есть различные нюансы. Если поездки осуществляются сотрудником по городу, без уточнения маршрута, то любой маршрут в этом городе будет относится к обычному.
Если же меняется зона обслуживания, существенно отличается маршрут (например, кроме города, сотрудник теперь будет выезжать еще и в пригородные поселки), то необходимо вносить изменения в трудовой договор, должностную инструкцию и другие документы, касающиеся работы данного сотрудника.
Причем некоторые изменения могут привести еще и к повышению выплат, доплатам.
И другая ситуация: работник обслуживал 10 организаций в городе, что было указано в его трудовом договоре и должностной инструкции, а теперь он должен обслуживать их и ещё 5 в ближайшем районном центре. У него не просто изменился маршрут, но добавилась еще одна зона обслуживания. В этом случае нагрузка на сотрудника возрастает и ему положена доплата.
При разъездном характере работы сотруднику также необходимо возмещать все документально подтвержденные расходы. Это, как и в случае с командировкой, могут быть расходы на проезд, наем жилого помещения и иные затраты работника, напрямую связанные с выполнением трудовых обязанностей.
При этом размеры компенсационных сумм и правила их начисления необходимо установить коллективным договором, соглашением или внутренним нормативным актов компании. Это обязательно, т. к. только в этом случае выплаты не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Что касается суточных, то для них таких лимитов, как при командировках не установлено. Их размер (норму) также можно нужно установить в локальных актах организации. В этом случае они в полной сумме не будут облагаться взносами и НДФЛ и их можно будет включить в расходы при расчете налога на прибыль или УСН. Минфина такую позицию поддерживает, одни из последних разъяснений даны в письме от 24.02.2021 № 03-04-06/12696.
Оформлять приказ на каждую поездку сотрудника в случае с разъездной работой не требуется. Вместо него могут использоваться иные документы — путевые и маршрутные листы, служебное задание и т. п.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста
Оставьте заявку и получите доступ!
Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.
Комментарии
2То есть директору тоже можно установить разъездной характер? У нас реально директор с машины может не вылазить неделю и мотаться с одного города в другой напрямик. Объекты смр крупные и часто просят на совещаниях присутствие директора, а это от 200 до 500 км от нас. Но с ночёвой редко остаётся, 1-2 в месяц. До 5 тыс. км может в месяц накатывать.
Ранее читала, что устанавливаются не суточные, а компенсация в любой сумме и она должна включать в себя расходы на гсм и питание. А это муторно.
Начислять суточные, если он например неделю в разъездах, а неделю в офисе, только за дни когда катается?
Вы сначала определитесь - у него разъездной характер работы или он все же то в офисе, то в командировках. Сразу уточню - в большинстве случаев, командировки выгоднее для сотрудника, потому что там еще суточные платятся в дополнение к среднему заработку. Но можно, например, надбавку установить за разъездной характер работы.
Количество километров и факт ночевок не влияет на установление разъездного характера работы. Так же и с оплатой ГСМ, амортизации и проживания (ночевок) - кто-то устанавливает некую общую сумму на месяц и не парится на сбор чеков, кто-то четко принимает по чекам и выдает в конце месяца компенсацию. Сразу скажу - отражение в бух учете обоих вариантов я не знаю.
Так вот если он у вас в командировки ездит - то суточные только за дни, когда катается. А при разъездном характере - ему вообще никаких суточных не положено