Почему ручное оформление командировок — это путь к штрафам и убыткам
Чаще всего в компаниях организацией деловых поездок (покупкой билетов, бронированием отелей, сбором закрывающих документов) занимается офис-менеджер. Если бизнес небольшой, эти задачи могут быть возложены на бухгалтера.
Проведение всех операций вручную занимает много времени, а потому не всегда есть возможность вдумчиво искать удобные рейсы, рационально подбирать жилье, напрямую связываться с перевозчиками, администраторами гостиниц и т. д.
В 2022 году ситуация осложняется еще и тем, что два крупнейших сервиса по поиску жилья в аренду — Booking и Airbnb прекратили работу в России. Теперь подбор отелей и расчет с ними — настоящий квест.
Кроме того, сотрудники постоянно теряют чеки, посадочные талоны, билеты, квитанции. А на восстановление документов компания тратит не только дополнительное время, но и финансы.
Например, получить дубликат посадочного талона в авиакомпании — платная услуга.
Суету с бумагами часто оставляют на потом. В результате часть расходов так и остается неподтвержденными.
Рано или поздно может нагрянуть налоговая проверка, которая выявит, что закрывающих документов у компании нет, а надлежащее обоснование затрат отсутствует. Тут вам и штрафы, и пени, и недоимка по налогам. Если нарушения выявлены в части выплаты суточных, то компании грозит еще и перерасчет взносов и НДФЛ по сотрудникам.
Еще одна проблема — согласование командировок. Представьте, что получить одобрение на полет в другой город можно только у директора, а предварительно нужно написать служебную записку, указать цель, срок командировки и примерный перечень расходов, потом получить одобрение бухгалтера и калькуляцию, потом кадровик передаст приказ на подпись и только затем менеджер или сам сотрудник станет покупать билеты и бронировать жилье.
Пока закончится такая эстафета, командировка вообще может стать неактуальной, или билеты закончатся, или еще что-то произойдет, что, например, изменит сумму расходов — и вперед по-новой на согласование.
Пора разобраться с этой бюрократией и начать работать по-другому: быстрее, удобнее и надежнее.
Какие процессы можно перевести в онлайн
Заказ билетов и бронирование отелей
Самую сложную и трудоемкую часть работы по организации командировок можно автоматизировать.
На платформе Smartway бронированием гостиницы и покупкой билета может заниматься не только трэвел-менеджер или секретарь, но и сам сотрудник, которому предстоит деловая поездка. Чтобы он не выходил за рамки разумного, компания устанавливает лимиты по стоимости.
Если затраты на командировку не вписываются в бюджет, требуется дополнительная виза руководителя. При этом все согласование происходит онлайн — в личном кабинете пользователя. Таким образом, дополнительно экономится время на звонки и электронную переписку.
Оформление документов перед командировкой
Приказ о направлении в командировку не является обязательным кадровым документом в 2022 году, однако многие компании продолжают его оформлять по форме № Т-9 или № Т-9а. Приказ подписывает руководитель или другой уполномоченный сотрудник (например, заместитель генерального директора).
Еще два документа, которые обычно составляются перед поездкой — служебное задание и командировочное удостоверение. В них указываются срок пребывания и конкретные даты, место, цель направления, задачи, планируемые траты. Можно разработать форму задания самостоятельно или использовать унифицированный бланк № Т-10а.
Их использование тоже не обязательно, но такие оправдательные документы помогут защитить расходы компании перед налоговиками, аудиторами и в суде.
Перечисленные документы составляет работодатель. Со стороны работника может потребоваться:
- Письменное согласие на работу в выходные (если выполнение поручения в другом городе как раз приходится на субботу, воскресенье или праздничные дни).
- Служебная записка или заявка на командировку (особенно актуально, если сотрудник отправляется в поездку на своем личном или арендованном транспорте, и период пребывания нельзя подтвердить билетами).
Интеграция Smartway с программой 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет автоматизировать обмен информацией о кадрах, поездках и правильно сформировать документы.
- Список сотрудников, которые находятся в командировках, актуализируется автоматически.
- Стандартизированы формы заявок на командировки.
- Изменения отражаются в табеле учета рабочего времени.
- Все необходимые кадровые документы: приказ, командировочное удостоверение и т.д. формируются в программе автоматически. Руководитель может удаленно подписать их с помощью электронной подписи.
3. Получение документов, которые подтверждают расходы сотрудника в командировке
К таким документам относятся: проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов, посадочные талоны и т. д.
Для работника бывает проблематично собрать все документы вместе, ничего не забыв и не потеряв в пути. Голова в деловой поездке обычно занята совершенно другими вещами, и из кипы квитанций немудрено чего-то не досчитаться.
Учтите, не все гостиницы выдают справки, подтверждающие проживание, поэтому лучше бронировать онлайн и оплачивать услуги по безналу. В таком случае для отчетности подойдут обычные закрывающие акты от отеля.
Желательно минимизировать наличные расходы: перевести все траты в безналичный расчет и собирать закрывающие документы непосредственно с контрагентов.
Сложнее всего с такси. Как известно, при оплате наличными таксисты чеки не выдают. Рекомендуем пользоваться агрегаторами и сервисами, с которыми у компании заключены договоры о корпоративных перевозках.
Smartway решает проблему с фиксацией расходов на такси. Сотрудник делает заказ в привычном мобильном приложении, а оплата проходит со счета компании в личном кабинете сервиса. На перемещения по городу также можно установить любые ограничения, например, разрешить командированному поездки только в рабочие дни и только эконом-класса.
4. Оформление авансового отчета
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет для бухгалтерии (в учетной политике и положении о командировках необходимо указать срок такого отчета).
К отчету надо прикладываются документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки: проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (п. 26 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Если какие-то документы были утеряны работником в пути, расходы считаются неподтвержденными и не могут быть включены в отчет.
С сервисом Smartway ни сотрудник, ни бухгалтер не волнуются о потерянных документах. Все закрывающие документы автоматически появляются в личном кабинете компании сразу после покупки услуги. Бухгалтеру остается только собрать данные и внести их в авансовый отчет. Благодаря интеграции сервиса с программой 1С, процесс не занимает много времени.
Получается, что современным компаниям гораздо выгодней один раз оцифровать командировочные процессы, чем тратить на организацию поездок время своих сотрудников, терпеть финансовые потери из-за нерационального подбора жилья, покупки неудобных рейсов.
Кроме того, сервис помогает бухгалтеру и кадровику оптимизировать оформление командировочных документов. Остается только проверить авансовый отчет, который подготовит программа после поездки.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста
Оставьте заявку и получите доступ!
Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.
Начать дискуссию