Как правильно учесть командировочные расходы для целей налогообложения

При направлении сотрудников в командировку покупкой билетов, бронированием гостиницы может заниматься как администрация компании, так и сами сотрудники. Возникает много вопросов: каких лимитов придерживаться, чтобы расходы сотруднику были полностью возмещены и признаны для целей налогообложения, какими внутренними локальными актами можно воспользоваться.

Как правильно учесть командировочные расходы для целей налогообложения
Иллюстрация: «Smartway»

Согласно ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Исходя из формулировки статьи, есть соблазн купить билет бизнес-класса, заказать номер в гостинице с пятью звездами и не экономить на каршеринге. Но, не всё так просто.

Командировочные расходы — это расходы с высоким налоговым риском. Почти каждый налоговый аудит начинается с изучения этой статьи расходов. 

Важно знать, что в командировку нельзя направлять физических лиц, оформленных по договору гражданско-правового характера (ст. 166 ТК, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2022 по делу № А12-17921/2021), только сотрудников, состоящих с работодателем в трудовых отношениях.

Первичные документы

Налоговый кодекс не приводит конкретный перечень документов, которые подтверждают затраты на командировку. В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимают экономически оправданные затраты, т. е. направленные на нужды компании, ее производственную, коммерческую деятельность.

При этом буквальное толкование положений пункта 1 статьи 252 НК позволяет сделать вывод, что доказывать обоснованность расходов должен налогоплательщик

Для того чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, стоит составить служебную записку. В ней обосновывают необходимость поездки, указывают сумму наличных для выдачи работнику и т. д. На основании служебной записки оформляется приказ

В нем фиксируют:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки);
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Автоматизировать бизнес-процессы помогают специальные учетные системы. Сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных лиц: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию. 

Далее сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу, если он это делает сам.

Размер суточных

Суточные нужно выплатить сотруднику до начала командировки. За несвоевременную выдачу суточных работодателя могут оштрафовать. Поэтому в «Положении о командировках» рекомендовано прописать порядок выдачи и размер суточных, а также условия проживания и проезда.

Для расчета налога на прибыль размер суточных не лимитирован.

Но есть лимит для расчета НДФЛ. Налог не удерживается, если размер суточных не больше 700 руб. при поездках внутри России и 2 500 руб. – за рубежом. С сумм превышения придется исчислить налог, удержать и перевести в бюджет.

Суточные — это исключительные расходы, по ним нет подтверждающих документов. Но локальный акт, определяющий порядок и размер таких выплат, должен быть.

Расходы по проживанию

Расходы по проживанию, подтверждают: чеками из гостиницы, договорами аренды помещения, актами оказанных услуг.

Подтвержденные расходы на проживание уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и освобождаются от обложения страховыми взносами (письмо Минфина от 18.11.2021 № 03-01-10/93335).

Часто перед работниками компании возникает вопрос, есть ли ограничения по выбору уровня бюджета отеля или гостиницы?

Законодательством не определен лимит по проживанию в командировке. Порядок определения лимита компания может разработать самостоятельно и закрепить в Положении о командировках. 

Например, использование сервисов в интернете для определения средней стоимости номера в регионе, куда командируется сотрудник. 

Для этих целей подойдет платформа Smartway, на которой легко и просто подобрать места для проживания по заданным параметрам.

Для бухгалтера работа со Smartway имеет ряд преимуществ:

  • Автоматическая загрузка билетов и авансовых отчетов в 1С;
  • Справка о совершенном перелете в 1 клик – если сотрудник потерял посадочный;
  • Поддержка электронного документооборота;
  • Автоматическое формирование закрывающих документов.

Ни законодательство, ни судебная практика не содержат требования, чтобы расходы по проезду и проживанию были минимальными. Согласно постановлению Правительства от 13.10.2008 № 749 определение размера расходов, связанных с командировкой, отнесено к компетенции и ответственности организации. 

При проверке компании придется обосновать расходы на дорогой номер, например, он потребовался для проведения деловой встречи, переговоров.

В Smartway можно удаленно согласовать командировочные расходы с руководством.В нем можно создать тревел-политику для сотрудников компании, и тем самым сократить издержки и грамотно распределить временные и денежные ресурсы.

Расходы на проезд

В командировку сотрудник может отправиться любым удобным видом транспорта: автобусом, поездом, самолетом и др.

В состав расходов на проезд входит:

  • проезд до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • проезд до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
  • проезд по городу по служебным делам во время командировки.

Таким образом, у бухгалтера должны быть первичные документы на проезд сотрудника, находящегося в командировке: авиа-, ж/д билеты, чеки об оплате такси, каршеринга, квитанции на поездки общественным транспортом и т. д. 

Для сотрудников, которые работают дистанционно, местом отправления является их место жительства (письмо Минфина от 02.06.2011 № 03-03-06/1/322). В расходы на проезд включаются расходы для прибытия в пункт отправления, например проезд на такси, либо на автобусе до вокзала или аэропорта.

Ответы на сложные вопросы

1. Что делать, если невозвратные билеты были оплачены, но командировка, по независящим от компании обстоятельствам не состоялась?

Согласно письму Минфина от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642 компания вправе учесть при расчете налога на прибыль затраты на невозвратные билеты и бронь гостиницы. Важно обосновать, что командировка сорвалась не по вине сотрудника

НК разрешает отнести невозмещаемые убытки в состав внереализационных расходов (п. 2 ст. 265 НК). В них можно включить стоимость невозвратных билетов. Но важно выполнить для этого 2 условия (п. 1 ст. 252 НК):

  • документально подтвердить расходы;
  • экономически их обосновать. 

Экономическая обоснованность подтверждается самим фактом организации командировки: наличием приказа и служебного задания. Производственный характер командировки предполагает осуществление деятельности в целях извлечения прибыли. Приобретение невозвратных билетов не может отменить этого факта.

В качестве подтверждения расходов актуальны следующие документы:

  • приказ об отмене командировки, утвержденный руководителем;
  • билет или иной документ с указанием тарифа и стоимости;
  • подтверждение приобретения невозвратного билета, например, справка от компании перевозчика или распечатанные тарифы и правила их применения с сайта компании-перевозчика. 

В приказе на отмену командировки должна быть указана объективная причина:

  • прерывание транспортных сообщений, например, в связи с эпидемиологической обстановкой или последствиями санкций;
  • болезнь работника, подтвержденная больничным листом;
  • письмо от организации-контрагента, подтверждающее, что в командировке больше нет необходимости.
При отсутствии уважительной причины для отмены командировки, например, в случае отмены служебной поездки по вине работника, стоимость невозвратных билетов принять в расходы нельзя.

2. Можно ли учесть в расходах оплату багажа?

Да, можно.

Пропишите в «Положении о командировках», что работодатель берет на себя обязанность по возмещению расходов на оплату багажа. Это важно, в ином случае эти затраты будут покрываться в рамках установленных суточных.

Если организация возмещает затраты на багаж отдельно, то их можно отнести к командировочным расходам, так как перечень открытый (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

Чтобы учесть оплату багажа в налоговых расходах необходимо (п. 1 ст. 252 НК):

  • подтвердить, что затраты экономически оправданы;
  • документально подтвердить - чеки, квитанции.

Начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно. Для целей страховых взносов и НДФЛ это дополнительные расходы в командировке, которые связаны с трудовыми обязанностями.

3. Как оформить командировку, если сотрудник едет на личном автомобиле? 

В данном случае стоит сформировать следующий пакет документов:

  • Приказ о направлении сотрудника в командировку. Важно указать способ проезда к месту командировки - на личном авто (марка, гос. номер).
  • Путевой лист как подтверждение использования личного автомобиля в служебных целях.

По возвращении из командировки сотрудник предоставит:

  • авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы - чеки, квитанции;
  • служебную записку, в которой подробно будет описан маршрут передвижения, совокупный пробег автомобиля, количество израсходованного бензина.;
  • путевой лист;
  • копию свидетельства о регистрации ТС.

Необходимо будет выплатить компенсацию за использование личного ТС на основании представленных документов. 

4. Сотрудник предоставит чеки на бензин, можно ли принять к вычету НДС при отсутствии счет-фактуры, только по чеку с заправочной станции?

Вопрос до сих пор остается спорным, но появляется всё больше судебной практики в пользу налогоплательщиков.

Так Постановлением АС Поволжского округа от 19.07.2022 по делу № А12-25769/2021 налог на добавленную стоимость был принят к вычету без наличия счет-фактуры. Аргументы кассации: покупателю выдан кассовый чек, НДС в чеке выделен отдельной строкой, организация использовала топливо в предпринимательской деятельности, счет-фактура — это не единственный документ, по которому можно учесть “входящий” НДС.

5. В какой момент нужно признавать командировочные расходы?

Расходы на проживание и проезд при возвращении из командировки списываются после утверждения руководителем авансового отчета работника.В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК датой осуществления расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

Такой порядок признания расходов на командировки гл. 25 НК установлен вне зависимости от того, оплатил ли эти расходы сам работник, или оплату расходов на командировку осуществил работодатель.