Трудовые ресурсы — значимая статья затрат для любого бизнеса. Многие организации разово, удаленно или на проектной основе привлекают специалистов из РФ и других стран. Для этого нужно составить, согласовать, подписать, получить договор и закрывающие документы.
Все это требует оптимизации процесса документооборота, особенно при наличии большого количества проектных работников.
При этом другая сторона сделки с большой вероятностью не будет являться плательщиком НДС в РФ: исполнители — не граждане РФ, физлица и самозанятые не могут являться плательщиками НДС в России, а большая часть ИП применяет ПСН или УСН.
Однако любой руководитель, связанный с управлением ресурсами организации — будь то операционный, финансовый директор или главный бухгалтер, заинтересован в оптимизации расходов, в том числе и путем снижения налоговой нагрузки.
Как самостоятельно предъявить НДС к вычету
НДС — это налог, который так или иначе заложен в большую часть товаров и услуг, он входит в их конечную стоимость для покупателя. Для организаций и ИП на общей системе налогообложения предусмотрена возможность вычета.
Простыми словами — это сумма НДС, на которую организация или ИП может уменьшить общую сумму налога с продаж.
Рассмотрим, как это сделать, в том числе по затратам на услуги фрилансеров.
Право на вычет есть только у плательщиков НДС, не применяющих освобождение от его уплаты, при условии, что купленные товары/услуги, приняты на учет и будут использованы в облагаемых НДС операциях.
Заявить вычет можно в любом квартале в течение трех лет со дня принятия товара, работы или услуги на учет. В исключительных случаях — только в том квартале, в котором для этого выполняются определенные условия. Применить вычет можно как единовременно, так и частями, в разные периоды. Нельзя делить вычет только по ОС.
Самое главное для вычета НДС — правильно оформленные документы: счет-фактура и первичные документы (товарные накладные, акты приемки-сдачи) или универсальный передаточный документ (УПД может заменить счет-фактуру и первичный документ, если в нем заполнены все обязательные реквизиты).
Важное требование, о котором нельзя забывать: все подписи в первичных документах при бумажном документообороте должны быть проставлены от руки, в случае электронного документооборота — усиленной квалифицированной подписью уполномоченных лиц.
Если документы подписаны факсимиле — они признаются составленными с нарушением установленного порядка и не являются основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету.
Когда можно принять НДС к вычету без счета-фактуры
Помимо счета-фактуры, существует ряд других документов, которые дают основание на предъявление НДС к вычету в определенных ситуациях:
- при ввозе товаров на территорию РФ для вычета НДС понадобятся документы, подтверждающие уплату «ввозного» НДС;
- при получении в качестве вклада в уставный капитал имущества, нематериальных активов или имущественных прав — вычет принимается на основании документов, которыми оформлена передача вклада;
- при компенсации НДС по системе tax free необходим документ (чек) для компенсации налога с отметкой таможенного органа;
- при оформлении представительских и командировочных расходов на проживание и проезд необходимо предъявить бланк строгой отчетности продавца. При этом сумма НДС в таком бланке должна быть выделена отдельной строкой. Например, вычет по расходам на проезд в командировку можно заявить по авиабилету.
Когда налоговый орган может отказать в вычете НДС
Основной причиной отказа является несоблюдение условий для принятия налога к вычету. Например, в вычете может быть отказано, если:
- организация/ИП не является плательщиком НДС или освобождена от уплаты;
- приобретенные товары (работы, услуги) использованы в деятельности, которая не облагается НДС или освобождена от налога (за некоторыми исключениями);
- товары (работы, услуги) не приняты к учету;
- отсутствует счет-фактура или в документе имеются нарушения: не заполнены обязательные реквизиты или допущены ошибки, которые не позволяют однозначно идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товаров (работ, услуг), ставку налога или сумму предъявленного НДС;
- отсутствуют документы, подтверждающие приобретение товаров (работ, услуг) и др.
Автоматизация и вычет НДС
«Самым лучшим налогом является наименьший налог»
Д.Рикардо
Сервис автоматизации документооборота и выплат распределенным командам и фрилансерам Solar Staff выступает посредником между заказчиком и исполнителем. Он предоставляет полный пакет закрывающих документов: заказчику — в т. ч. с НДС, который можно заявить к вычету, фрилансеру — корректные документы для декларирования практически в любой юрисдикции.
Сервис позволяет существенно упростить процесс документооборота и без проблем заявить НДС к вычету, успешно уменьшив налог. Подробно о том, как работает Solar Staff — здесь.
Начать дискуссию