Массовые выплаты фрилансерам в 2025 году: как это работает

В законе нет точного определения для термина «массовые выплаты». На практике так называют ситуации, в которых компания одновременно переводит деньги большому числу самозанятых и физлиц.

Например, для запуска сайта привлекла 15 специалистов — копирайтеров, дизайнеров, верстальщиков. Все они работали вне штата, и по завершении проекта им разом перечислили оплату.

Массовые переводы денег физлицам не запрещены законом. Но есть нюансы. Если вы платите зарплату штатным сотрудникам — с удержанием НДФЛ и всех взносов — банк и налоговая обычно вопросов не задают. Риски еще ниже, если у вас подключен зарплатный проект: в этом случае выплаты воспринимаются как стандартная операция. 

Для справки. Зарплатный проект — это банковская услуга, которая позволяет автоматизировать перечисление оплаты сотрудникам. Бухгалтеру не придется заполнять платежку на каждую выплату, достаточно сформировать реестр и направить его в банк.

Ситуация с внештатными специалистами сложнее. Если фрилансер не зарегистрирован как самозанятый или ИП, то компания-заказчик становится его налоговым агентом (ст. 226 НК). В этом случае ей нужно рассчитывать и перечислять за исполнителя налоги и страховые взносы. При сотрудничестве с самозанятыми таких обязанностей нет — они платят налог сами. Массовые выплаты физлицам, особенно плательщикам НПД, в некоторых случаях могут вызвать у банка или ФНС подозрения и показаться им попыткой ухода от налогов.

Банки обязаны отслеживать операции своих клиентов в рамках 115-ФЗ — это часть борьбы с отмыванием доходов и финансированием незаконной деятельности. Поэтому при открытии счета и в процессе работы с ним организации проходят проверку, а подозрительные операции могут быть заблокированы.

Центробанк выпускает рекомендации, по которым банки оценивают риски. Например, если речь идет о массовых переводах физлицам, внимание могут привлечь такие моменты (они указаны в Методических рекомендациях Банка России №18-МР):

• На счете почти нет остатка, но по нему проводятся крупные операции.

• Компания платит со счета НДФЛ, но не перечисляет страховые взносы.

• Объемы перечисляемых налогов и взносов не совпадают с числом работников.

• Налоговая нагрузка слишком низкая — меньше 0,9% от общего оборота по счету.

• Цель перевода не имеет отношения к виду деятельности компании.

• Переводы физлицам слишком частые, но при этом компания не проводит по счету выплату зарплаты персоналу.

Банки оценивают ситуацию в целом. Один признак не считается основанием для блокировки. Но если рисков несколько, счет могут временно заморозить и запросить документы. При регулярных подозрительных выплатах банк вправе полностью приостановить операции.

Как Skyeng безопасно оплачивает работу тысяч фрилансеров за 1 день

Компания в несколько раз ускорила документооборот и выплаты исполнителям из разных стран: от России до Новой Зеландии

Читать

Если компания сотрудничает с несколькими фрилансерами по договорам ГПХ, налоговая вряд ли обратит на это внимание. Но ежемесячные выплаты сотням исполнителей уже могут показаться подозрительными.

Контролирующие органы смотрят на признаки, по которым можно заподозрить маскировку трудовых отношений гражданско-правовыми. Основные критерии:

• Исполнитель работает с вами долго — три месяца подряд и больше.

• У него нет других заказчиков — он получает деньги только от вас.

• Оплата фиксированная, независимо от объема или результата.

• Оплачивается время работы, а не конкретный результат.

• Выплаты внештатным проходят в те же даты, что и зарплаты сотрудникам.

• Акты выполненных работ либо отсутствуют, либо написаны формально — одни и те же фразы используются из месяца в месяц.

К заказчику могут применить такие санкции:

Если вы работаете с самозанятыми, нужно регулярно проверять, не утратили ли они свой налоговый статус. Если он аннулирован, а вы продолжаете платить вознаграждение исполнителю как самозанятому — это нарушение. В таком случае тоже придется платить налоги, пени и штрафы.

Чтобы избежать проблем с банками, налоговой и трудовой инспекцией, нужно правильно оформлять сотрудничество с внештатниками и самозанятыми. Чтобы минимизировать риски:

1. Указывайте подробное назначение платежа. Обязательно прописывайте в платежных документах, за что именно вы переводите деньги. Не ограничивайтесь формулировками вроде «оплата услуг». Лучше указывать все четко: номер и дату договора, вид услуги, объем работ и статус исполнителя.

Пример: «Оплата по договору № 1 от 03.06.2025 за проведение 10 онлайн-лекций по истории в академии “Муза”, исполнитель — налогоплательщик НПД».

Не используйте слово «зарплата» — ФНС может расценить это как попытку скрыть трудовые отношения.

Как работать с фрилансерами, не совершая ошибок: от общения до выплат

Как не запутаться в налоговых статусах и выплатах, что учесть при оплате услуг ИП, самозанятым и физлицам, как правильно оформить договор ГПХ, чтобы не нарваться на проверки и штрафы

Получите гайд по самым частым ошибкам при сотрудничестве с фрилансерами, с которыми сталкивается почти каждая компания

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Рекомендации

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

2. Всегда оформляйте договор и приложения к нему. Если банк заметит подозрительный перевод, он запросит документы. Договор поможет подтвердить, что вы действительно привлекли исполнителя на законных основаниях. Если работа длительная — заключайте рамочный договор, а также оформляйте отдельные приложения для каждого этапа. Это докажет, что сотрудничество носит сдельный характер.

3. Подтверждайте факт выполнения работ. На каждую оплату нужно оформлять акт выполненных работ. Если исполнитель — самозанятый, он должен выдать вам чек через приложение «Мой налог». Это обязательный документ даже при разовом сотрудничестве.

4. Разделяйте функции между штатными и внештатными специалистами. Не поручайте фрилансерам те же задачи, что уже выполняют ваши сотрудники. Если, например, у вас есть один курьер в штате, остальных тоже лучше оформить официально. Иначе налоговая может посчитать, что компания уклоняется от оформления трудовых отношений.

5. Исключите трудовые признаки. При сотрудничестве с внештатником важен не процесс, а результат. В договоре и других документах с фрилансером не стоит:

• прописывать график работы;

• включать в договор нормы внутреннего распорядка;

• предоставлять исполнителю офис, технику, форму или пропуск;

• указывать, что исполнитель должен подчиняться правилам компании.

Все эти признаки могут привести к переквалификации отношений в трудовые.

В документах не должно быть формулировок, типичных для трудового договора. Если исполнитель — самозанятый, это нужно явно указать. В актах отражайте конкретный объем оказанных услуг, а не обтекаемые формулировки «выполнение работ по заданию».

6. Проводите выплаты за результат, а не по графику. День выплаты — тоже сигнал для органов проверки. Не стоит перечислять фрилансерам деньги в те же дни, что и зарплату штатным сотрудникам. Лучше проводить оплату по факту завершения конкретного этапа работ или проекта.

Реклама: ООО «Солар Стафф Рус», ИНН 7733228841, erid: 2W5zFGtacFr