Все о налоговом резидентстве исполнителя в 2025 году: утрата статуса резидента, налоги

Гражданство и место жительства физлица, нанятого по договору ГПХ, не определяют его статус резидентства. Например, резидентом РФ может быть и гражданин России, и иностранец. Основание — письмо ФНС от 27.12.2023 № ШЮ-4-17/16342@. Все зависит только от того, сколько времени человек фактически провел в России.

По Налоговому кодексу резидентство считают так (ст. 207 НК):

• Налоговый резидент — тот, кто находился в России не меньше 183 календарных дней за любые 12 месяцев подряд.

• Нерезидент — тот, кто за за любые 12 месяцев подряд был в России меньше 183 дней.

📌 В расчет берут любой 12-месячный период подряд, а не календарный год. Например, с 15 июня 2024 года по 14 июня 2025 года. Если в этот период попадает 29 февраля (високосный год), то учитывают 366 дней.

Есть категории, которых признают налоговыми резидентами всегда, независимо от количества дней нахождения в России (п. 3 ст. 207 НК). К ним относятся:

• военные, служащие за границей;

• госслужащие и муниципальные работники, командированные за рубеж;

• сотрудники российских компаний, участвующие в стройке объектов атомной энергетики за границей (по межгосударственным договорам).

Также, если человек временно выезжал за границу на обучение или лечение, но дольше чем на 6 месяцев, то этот выезд не будет прерывать 183-дневный срок. То же самое — если работа велась на морских месторождениях углеводородов.

Фрилансеру выплатили вознаграждение по договору 27 июня 2025 года. Значит, расчетным периодом будет считаться 27 июня 2024 — 26 июня 2025. 

В эти даты исполнитель находился за границей:

• с 20 июля по 10 августа 2024 года — 22 дня (отдых);

• с 1 по 6 апреля и с 10 по 31 мая 2025 года — 28 дней (обучение).

Обучение было краткосрочным, поэтому его вычитать не нужно. Получается, что за пределами страны исполнитель провел 22 дня, а в России — 343 дня из 365. Это больше 183, значит, на дату выплаты исполнитель считается резидентом.

По окончании календарного года статус нужно проверить еще раз. Если за весь 2025 год исполнитель пробудет в России меньше 183 дней, то окажется нерезидентом. В таком случае нужно проверить правильность и, при необходимости, скорректировать расчет налога за 2025 год.

Налоговый кодекс не устанавливает четкого списка документов, которыми нужно подтверждать налоговый статус физлица — резидент он или нет. Главное, чтобы из документации было понятно, сколько дней человек находился в России за последние 12 месяцев. При этом на практике все больше случаев, когда паспорта с отметками недостаточно, и ФНС запрашивает:

• Документы, подтверждающие наличие гражданства, ВНЖ или виз других стран.

• Подтверждение пребывания за границей — например, банковские выписки, подтверждающие расходы за рубежом.

• Арендные договоры.

• Справка из Главного управления по вопросам миграции при МВД.

Например:

• Если исполнитель по ГПХ параллельно работает у вас по трудовому договору, достаточно табеля учета рабочего времени (письмо ФНС от 27.12.2023 № ШЮ-4-17/16342@).

• Если исполнитель сотрудничает с вами только по договору ГПХ, он может подтвердить статус, например, так:

  • Получить справку из ИФНС о статусе налогового резидента РФ (форма из приказа ФНС от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@ (ред. от 21.02.2025)). Такая справка подтверждает резидентство за текущий или предыдущий год.

  • Принести копии страниц паспорта с отметками о въезде в Россию и выезде из страны.

  • Предоставить любые документы, из которых видно, где он находился: миграционную карту с отметками, справку с места проживания или работы, договоры с клиниками или вузами, если выезжал на лечение или учебу, и другое.

Первое, что нужно учитывать при уплате налогов за исполнителя, — его налоговый статус и, в некоторых случаях, статус резидентства.

Если исполнитель — ИП, то он может и из другой страны, но условия зависят от применяемой системы налогообложения:

• УСН / АУСН — работать можно и за пределами РФ на общих основаниях. Возможность применения УСН не ставится в зависимость от наличия или отсутствия у налогоплательщика статуса налогового резидента РФ. Ставка налога, сроки авансовых платежей и сдачи деклараций не меняются.

• ПСН — патент дает право вести конкретный бизнес в конкретном регионе. Но если при миграции из РФ заказчики/работники ИП на ПСН остались в регионе действия патента, право на патент сохраняется. Таким образом, если в регионе не осталось ни заказчика, ни самого ИП, ни его работников, то право на патент пропадает. Но в каждом частном случае лучше направить запрос в налоговую о возможности применения патента.

• ОСНО — платить ли НДФЛ/НДС зависит от того, стал ли ИП нерезидентом России и в какой стране он получает доход. Если резидент — все доходы подлежат отражению, если нерезидент - налог только от доходов в России (перечислены в п.1 ст. 208 НК).

• НПД — если у уехавшего ИП-самозанятого нет заказчиков в РФ, НПД по доходам платить нельзя. В таком случае стоит перейти на УСН. Подробнее о самозанятости ниже.

• Страховые взносы — миграция не отменяет обязанность ИП платить страховые взносы за себя и сотрудников.

Если исполнитель — самозанятый, то в этом случае отсутствует прямая зависимость от наличия резидентства для ведения легальной деятельности. Поэтому, даже утратив резидентство, но оставшись гражданином РФ (или стран-ЕАЭС или других), самозанятый сохранит свой статус. Основные аспекты:

• Самозанятым-резидентам РФ возможно работать как с российскими, так и иностранными заказчиками.

• Работать в статусе самозанятого можно из любой страны и будучи нерезидентом РФ. Но только при условиях — иметь гражданство РФ или одной из стран ЕАЭС и сотрудничать с российскими заказчиками.

• Повышение налоговых ставок для нерезидентов также не предусмотрено. Но стоит учитывать, что документы, формируемые приложением, составляются только на русском языке (заказать справку на английском нельзя).

• Закон 422-ФЗ связывает статус самозанятого с местом ведения деятельности – таким местом должен быть любой из регионов РФ. От прописки статус самозанятого никак не зависит. Но таким местом возможно считать как место нахождения самозанятого, так и регион нахождения заказчика.

• Приложение «Мой налог» можно использовать за пределами РФ (законодательно ограничения не установлены).

Если исполнитель — физлицо, то заказчик обязан удерживать с его доходов НДФЛ как налоговый агент. Ставка налога зависит от того, резидент исполнитель или нет, а также от вида оказываемых услуг или выполняемых работ. Разберем, чем отличаются ставки НДФЛ для резидентов и нерезидентов РФ.

В этом случае заказчик удерживает НДФЛ по основной шкале налоговых ставок (п. 1 ст. 224 НК):

Ставка зависит от того, к какой категории относится исполнитель и откуда он получил доход.

📌 При определении налоговой базы по НДФЛ к доходам нерезидентов нельзя применять налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные, профессиональные) (п. 3 ст. 210 НК).

Как работать с фрилансерами, не совершая ошибок: от общения до выплат

Как не запутаться в налоговых статусах и выплатах, что учесть при оплате услуг ИП, самозанятым и физлицам, как правильно оформить договор ГПХ, чтобы не нарваться на проверки и штрафы.

Получите гайд по самым частым ошибкам при сотрудничестве с фрилансерами, с которыми сталкивается почти каждая компания

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Заказчику следует проверять статус резидентства каждый раз перед выплатой исполнителю. Чтобы понять, какой у человека текущий статус, нужно посчитать, сколько дней тот провел в России за последние 12 месяцев. 

Если заказчик не проверяет статус регулярно, но сотрудничает с исполнителем в течение длительного времени, провести сверку стоит в конце календарного года. Это влияет на правильный расчет НДФЛ.

Если в течение года заказчик считал фрилансера резидентом, а потом выяснилось, что исполнитель провел в России меньше 183 дней — значит, статус меняется на нерезидента. Тогда налог со ставки 13% нужно пересчитать на новую, которая подходит для нерезидентов. В некоторых случаях это 30% (п. 3 ст. 224 НК).

В идеале удержать разницу из следующей выплаты. Но если выплат больше не будет, заказчику нужно сообщить об этом в ИФНС. Для этого следует заполнить справку о доходах физлица по форме приложения №1 к расчету 6-НДФЛ и сдать ее в составе годового расчета (п. 5 ст. 226 НК).

Исполнитель получал выплаты по договору в марте, июне и ноябре. На момент каждой выплаты он считался резидентом. Но по итогам года выяснилось, что он находился в России меньше 183 дней. Значит, его относят к нерезидентам, и ставка 13% ему уже не подходит. Теперь доход облагается по ставке 30% — придется пересчитать и удержать разницу.

📌 Если договор завершился раньше, чем стало понятно, сколько дней исполнитель пробыл в России, — перерасчет делать не нужно. Статус уже не установить, а значит, и корректировать налог не с чего.

Бывает и наоборот: компания удерживала налог с исполнителя как с нерезидента, но к концу периода оказалось, что человек провел в России больше 183 дней. Тогда его окончательный статус — резидент, и ставка НДФЛ должна быть ниже.

Исполнитель может подать декларацию и вернуть лишнее, если ставка оказалась завышенной или вычеты не применялись.

Фрилансер оказывал услуги через российские серверы или платформы и сначала считался нерезидентом. Доход облагался по ставке 13%. По итогам года оказалось, что он провел в России больше 183 дней — значит, был резидентом. Ставка налога не изменилась, но появилось право заявить вычеты, которые не применялись при удержании НДФЛ раньше.

Привлекайте фрилансеров из любой отрасли по всему миру вместе с Solar Staff. Сервис полностью автоматизирует взаимодействие заказчика с исполнителями, а отслеживать выполнение заданий можно в едином личном кабинете. Работайте с платформой просто:

• Пригласите исполнителя и назначьте ему задачу.

• После выполнения задания проверьте его и оплатите.

• Получите счета и акты для бухгалтерии.

Сервис оптимизирует и ускоряет сбор документов через ЭДО: формирует акты и ежемесячно предоставляет отчетность компании, минимизируя вероятность ошибок в документации. 

Реклама: ООО «Солар Стафф Рус», ИНН 7733228841, erid: 2W5zFHU6Qi4