ЭПД с 1 сентября 2026 года: что бизнесу и бухгалтерии нужно изменить в работе с перевозочными документами

Для бухгалтерии переход на электронные перевозочные документы — это не только техническая настройка в учетной системе. ЭПД становятся частью первичного документооборота, влияют на отражение транспортных расходов, контроль комплектности документов, работу с электронными подписями и взаимодействие с логистикой, складом, ИТ-службой и контрагентами.

Разберем, что именно изменится, кого затронут новые правила и какие шаги стоит пройти до обязательного перехода.

Обязательный переход установлен законом № 140-ФЗ от 07.06.2025. Закон внес изменения в регулирование перевозочных и экспедиторских документов и предусмотрел их перевод в электронный формат.

В электронном виде необходимо будет оформлять:

• транспортную накладную;

• заказ на перевозку;

• заявку на перевозку;

• экспедиторские документы;

• железнодорожную накладную;

• грузовую авианакладную.

При этом важно не путать электронную транспортную накладную и электронный путевой лист.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательным документом в предусмотренных законом случаях. Она подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) не входит в перечень документов, обязательных для всех участников перевозочного процесса с 1 сентября 2026 года. Он применяется в отдельных сценариях работы перевозчиков и владельцев транспорта.

Полностью бумажный документооборот не исчезнет. Минтранс предусмотрел ряд исключений, когда бумажный формат может сохраняться. К ним относятся перевозки грузов автомобильным транспортом на территориях, где введены режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или правовой режим контртеррористической операции. Также исключения предусмотрены для перевозок воинских грузов автомобильным транспортом и перевозок, где клиентом выступает иностранное юридическое или физическое лицо.

Новые требования затрагивают четырех основных участников перевозочного процесса:

• грузоотправителя;

• перевозчика;

• экспедитора;

• грузополучателя.

Поэтому готовиться к переходу нужно не только транспортным компаниям. Например, производственное предприятие закупает сырье и получает его через стороннего перевозчика. Компания не оказывает транспортных услуг, но выступает грузополучателем. В этом случае она участвует в электронном документообороте и должна подписывать соответствующие документы.

После прибытия груза грузополучатель подтверждает приемку и подписывает необходимые титулы электронного документа. Для бухгалтерии это означает, что корректность оформления перевозки будет зависеть не только от перевозчика, но и от действий сотрудников компании-покупателя: склада, логистики, ответственных подписантов и учетной службы.

Для бухгалтерии ЭПД становятся частью первичного документооборота.

Бухгалтер получает перевозочные документы в электронном виде, проверяет их корректность и использует для отражения транспортных расходов и услуг перевозчика в учете.

Особое внимание придется уделять:

• правильности реквизитов участников перевозки;

• статусам подписания;

• полноте комплекта документов;

• наличию электронных подписей;

• полномочиям подписантов;

• соответствию данных в учетной системе сведениям перевозчика и контрагентов.

Если ошибка обнаружена после подписания документа, исправление выполняется через предусмотренные форматом процедуры корректировки и обмена новыми титулами.

Распечатывать электронные перевозочные документы для хранения не требуется. Юридическую силу имеет электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью.

При проверках документы можно предоставлять непосредственно из системы электронного документооборота или учетной системы.

Практика показывает, что основные сложности возникают там, где бухгалтерия, склад и логистика работают разрозненно. Например, груз фактически принят, но документ не подписан. Или перевозчик передал одни данные, а в учетной системе отражены другие. В результате появляются ручные исправления, задержки в закрытии документов и дополнительные вопросы к подтверждению расходов.

Подготовка к электронным перевозочным документам — это не просто подключение одной программы, а перестройка процесса перевозки и документооборота.

Как можно настроить подготовку? 

1. Проанализировать действующие перевозки. Нужно определить, какие перевозки выполняет ваша компания, какие документы используются, кто участвует в оформлении и на каком этапе бухгалтерия получает документы для учета. Важно отдельно проверить сценарии, где компания выступает грузоотправителем, грузополучателем, заказчиком перевозки или взаимодействует с экспедитором.

2. Назначить ответственных. Следует определить роли бухгалтерии, логистов, склада, ИТ-службы и руководителей. Формального назначения ответственных недостаточно – нужно понимать, кто создает документ, кто подписывает, кто контролирует статусы и кто отвечает за исправление ошибок.

3. Выбрать оператора ИС ЭПД. Через оператора осуществляется обмен документами между всеми участниками перевозки и взаимодействие с ГИС ЭПД.

4. Проверить наличие КЭП. У всех подписантов должны быть действующие квалифицированные электронные подписи.

5. Оформить МЧД. Если документы подписывают сотрудники, а не руководитель организации, потребуется машиночитаемая доверенность. Для бухгалтерии это один из ключевых вопросов: даже если документ технически сформирован правильно, отсутствие полномочий у подписанта может заблокировать процесс подписания.

6. Выбрать программное решение. Компания должна определить, через какую систему будет работать с перевозочными документами. Для многих организаций логично организовать работу с ЭПД в привычной учетной системе.

7. Настроить обмен в учетной системе. Необходимо проверить поддержку ЭПД в используемой учетной системе и выполнить настройку обмена.

8. Согласовать переход с контрагентами. Техническая готовность одной компании не гарантирует, что обмен заработает. Нужно заранее согласовать переход с перевозчиками, поставщиками и грузополучателями.

9. Провести пилотную перевозку. Рекомендуется протестировать один маршрут или одного контрагента до массового запуска. Такой пилот помогает выявить ошибки в настройках, правах подписантов, маршрутах согласования и обмене документами.

10. Обучить сотрудников. Все участники процесса должны понимать свои действия и зоны ответственности. Для бухгалтерии важно не только знать, где увидеть документ, но и понимать, как проверить его статус, комплектность и корректность.

По опыту проектов внедрения подготовка обычно занимает от нескольких недель до нескольких месяцев в зависимости от количества контрагентов и сложности логистики. Поэтому начинать работу желательно заранее.

1С-ЭПД: готовим бизнес к новым правилам перевозок

Вебинар для бухгалтеров и руководителей: поможем перейти на ЭПД без стресса

Зарегистрироваться

Сервис 1С-ЭПД доступен в ряде типовых решений 1С.

Пользователи могут:

• создавать ЭТрН,

• подписывать документы КЭП,

• получать входящие документы,

• контролировать статусы,

• хранить документы в учетной системе.

Большинство операций выполняется непосредственно в интерфейсе 1С. Отдельный вход в ГИС ЭПД не требуется. После подписания документ автоматически направляется другим участникам перевозки через оператора ЭПД.

Работать можно и с контрагентами, которые используют другого оператора. Для этого предусмотрен роуминг.

Типового подключения обычно достаточно для стандартных перевозок. Доработки требуются при сложных маршрутах, большом количестве перевозчиков или нестандартных бизнес-процессах.

Для водителей и сотрудников на местах часть действий может выполняться через мобильные приложения: подтверждение приемки груза, подписание документов и передача информации по перевозке.

• Формальное назначение ответственных. Сотрудники указаны в проекте, но реальные обязанности не распределены. В результате документы зависают между подразделениями: логистика считает, что вопрос у бухгалтерии, бухгалтерия ждет подтверждения склада, а склад не понимает, кто должен подписывать титул.

• Отсутствие МЧД. Подписант не может законно подписать документ от имени организации. Это одна из частых причин, по которой процесс останавливается уже на этапе подписания.

• Нет договоренности с контрагентами. Если компания готова технически, но перевозчик или поставщик не подключен к обмену, полноценный процесс не заработает.

• Не проверены процессы в 1С. Ошибки обнаруживаются уже после запуска и требуют ручных исправлений. Особенно это критично, если в компании много перевозок и разные сценарии работы с контрагентами.

• Отказ от пилотного проекта. Без тестового запуска проблемы выявляются уже на реальных поставках. Это может привести к задержкам перевозки, закрытия документов и оплаты услуг.

• Нет сценария на случай сбоя. При отсутствии связи или технических проблемах сотрудники не знают порядок действий. Поэтому до запуска стоит определить, как компания действует при сбоях, кто принимает решение и как затем отражаются документы в системе.

Допустим, компания закупает оборудование для производства. Поставщик для отправки оборудования привлекает стороннего перевозчика. Грузоотправитель создает ЭТрН и подписывает ее электронной подписью. Затем документ подписывает перевозчик. После доставки сотрудник склада компании-покупателя подтверждает приемку груза и подписывает соответствующий титул документа. После завершения перевозки бухгалтер получает итоговый комплект документов непосредственно в 1С и использует его для отражения транспортных расходов в учете.

Такой сценарий показывает, что бухгалтерия не может подготовиться к ЭПД отдельно от других подразделений. Если склад не подтвердил приемку, логистика не проконтролировала статус или у подписанта нет действующей КЭП и МЧД, бухгалтер не получит корректный комплект документов для учета.

До 1 сентября 2026 года важно не откладывать подготовку на последний момент. Бухгалтерии стоит совместно с логистикой, складом и ИТ-службой провести аудит перевозок, определить участников процесса, проверить электронные подписи и машиночитаемые доверенности, выбрать оператора ИС ЭПД и протестировать обмен хотя бы с одним контрагентом.

Отдельное внимание нужно уделить настройке 1С: поддерживает ли используемая конфигурация работу с ЭПД, как будут поступать входящие документы, кто будет контролировать статусы и где будет храниться электронный комплект документов.

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательной частью работы большинства компаний, связанных с поставками товаров и грузоперевозками. Для бухгалтерии это означает изменение привычного порядка работы с первичными документами, контроль электронных подписей, полномочий подписантов, статусов обмена и комплектности документов.

Переход на ЭПД требует участия бухгалтерии, логистики, склада, ИТ-службы и руководства. Чем раньше компания проведет аудит процессов и протестирует обмен документами, тем ниже риск задержек в перевозках, закрытии документов и отражении расходов в учете.

Реклама: ООО «ТАНАИС Ритейл», ИНН 7709675486, erid: 2W5zFHd3LSV