ФНС утвердила новый электронный договор с контрагентами. Коротко о нюансах

24 марта 2022 года ФНС утвердила новый формат электронного договора. Его использование позволит компаниям и ИП отправлять документы по ЭДО при оформлении двусторонней сделки или оферты. Плюс нового формата PDF-A/3 в сравнении с XML в том, что он подойдет даже тем, кого цифровизация полноценно не коснулась. Разберемся, как новшество повлияет на российский бизнес.

ФНС утвердила новый электронный договор с контрагентами. Коротко о нюансах

Зачем вообще нужен перевод сделок в электронную форму

Напомним нашим читателям, что налоговики разрабатывают единые форматы для электронного документооборота не забавы ради. Действуют они, следуя Концепции развития ЭДО, которая ориентирована на постепенный переход бизнеса на цифровизацию.

Помимо разработки и утверждения удобных для всех XML и PDF-A/3 форматов документов, ФНС занимается созданием общих технологических правил обмена документами, упрощением процедуры ЭДО между хозяйствующими субъектами, расширением возможностей применения электронной подписи и электронной доверенности.

Вот, что говорится в Концепции по поводу внедрения единых форматов электронных документов (в т. ч. договоров с контрагентами).

«Большинство из указанных документов не могут быть полностью стандартизованы в связи с большой вариативностью информации, используемой для их наполнения. (...) Часть документа может формироваться в произвольной форме. При этом важно обеспечить возможность ознакомления с документом любого пользователя с использованием общедоступного программного обеспечения, а также реализовать единообразие представления и быстроту обработки отдельных блоков информации, включая визуализацию сведений об электронной подписи, которой подписан электронный документ».

Формализованные и неформализованные электронные документы

Сегодня пользовали ЭДО могут работать с двумя видами документов:

  • формализованными, т. е. формат которых утвержден ФНС (в основном, это акты с расширением xml) — их обработка происходит автоматически и структура остается неизменной;
  • неформализованными — формат определяет компания самостоятельно, это может быть docx, pdf, jpg и т.д. Однако перед передачей по ТКС для придания юридической значимости, документы необходимо подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Переход полностью к формализованным документам должен позволить всем участникам ЭДО обмениваться файлами быстро и безопасно, без лишних затрат времени на сканирование, загрузку и т. д.

Федеральный оператор ЭДО Такском поддерживает роуминг с другими системами. Независимо от того, передаются ли формализованные или неформализованные документы, обмен происходит одинаково быстро и надежно.

Чем отличаются PDF-А/3 и ХML формат

По замыслу налоговой службы, оба формата электронных договоров должны остаться в обороте. Исходя из собственных технических возможностей, уровня цифровизации контрагентов, компания сможет выбрать более удобный вариант

1. ХML формат — подойдет активным и уверенным пользователям электронного документооборота, которые уже применяют в работе специализированные решения. Например тем, кто в силу закона имеет опыт обмена с контрагентами счетами-фактурами, УПД при поставках маркированной или прослеживаемой продукции.

XML содержит больше потенциальных возможностей для аналитики, поскольку вся информация из документа представлена в виде структурированных фрагментов.

2. PDF-А/3 — новшество, внедренное ФНС только в марте 2022 года. Данный формат позволит обмениваться договорами и направлять оферты контрагентам с разным уровнем цифровизации. Обработка таких формализованных документов не требует от поставщиков и клиентов бизнеса серьезной автоматизации, т. е. наличия продвинутой информационной системы для ознакомления с текстом документа.

Что из себя представляет PDF-А/3 формат электронного договора

Итак, разберемся, что представляет из себя новый формат электронного документа, предложенный налоговой службой. Вот какое описание нового формата PDF/A-3 дается в самом приказе ФНС № 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@.

Новый формат может использоваться для обмена с контрагентом следующими документами:

  • договорами (используйте функцию «ДОГ»);
  • протоколами разногласий («ПРОРАЗ»);
  • дополнительными соглашениями к договорам (функция «ДОПСОГЛ»).

При электронном обмене эти документы подписывают оба участника сделки. Если же с помощью ЭДО направляется оферта, то, соответственно, она подписывается только с одной стороны.

В чем практическая польза для бизнеса

Итак, давайте сделаем выводы, что даст обычным компаниям внедрение PDF-А/3 и XML-форматов для заключения электронных договоров с контрагентами.

  1. Единые и понятные каждому формы позволят отказаться от обмена неформализованными документами. Т. е. больше не придется делать скан-копии бумажных договоров, загружать в систему, подписывать их электронной подписью и т. п. Это очень сократит временной ресурс.
  2. Внедрение доступного всем PDF-А/3 формата также решает проблему роуминга операторов ЭДО между контрагентами.
  3. В формализованный документ невозможно внести изменения после подписания КЭП, это защитит бизнес от недобросовестных клиентов и поставщиков. Полномочия подписантов будут зафиксированы в машиночитаемой доверенности.
  4. Электронные договоры в формате PDF-А/3 или XML обладают юридической силой наравне с бумажными оригиналами, поэтому могут являться доказательствами в суде или других государственных органах.
  5. Для бухгалтера наличие всегда «под рукой» правильно оформленных договоров с контрагентами означает возможность оперативного ответа на требования налоговых органов при камеральных и выездных проверках.

Оператор ЭДО Такском дает возможность отправить договор и сопутствующие первичные документы по сделке напрямую из учетной программы в налоговую инспекцию по каналу телекоммуникационной связи. Это в разы сокращает время и упрощает процедуру взаимодействия с ФНС.