Даже если вы Юлий Цезарь (а вы — не он), сделать все за всех и сразу не получится. Какие-то задачи придется делегировать, минуя стыд, угрызения совести, страх быть недозагруженным и прочие игры разума. Делегировать — значит развиваться.
Что такое делегирование в тендерах
Делегирование в тендерах — это передача части задач своим коллегам или подчиненным. Делегирование полномочий и ответственности помогает выделить время и энергию на что-то более ценное. Например, на анализ закупочной ниши, а также получение знаний, которых из-за изменчивой обстановки в мире вечно не хватает для развития бизнеса.
Делегирование тендерных задач обычно происходит от руководителя к подчиненным, но не исключает и аутсорсинг. В этом случае часть работы передается сторонней организации или распределяется между сотрудниками других отделов.
Например, руководитель тендерного отдела может делегировать анализ конкурентов и ниши тендерному аналитику, а всю бумажную работу — бухгалтеру на аутсорс. Бухгалтер и аналитик справятся в разы быстрее, а у руководителя высвободится пара часов на то, чтобы сходить в фитнес-центр оптимизировать стратегию участия в тендерах.
Что можно делегировать в тендерах
На начальном этапе участия в закупках со всеми задачами вполне может справиться один человек, особенно если под рукой есть «умные» инструменты для аналитики и мониторинга. Однако, с ростом оборотов и опыта самого специалиста, некоторые задачи могут начать процесс тормозить:
Появляется желание участвовать в более сложных процедурах, а это бо́льшее время на сбор исходной информации о закупке, подготовка сводных отчетов, а иногда и подача запросов на разъяснение.
Вся простая и незамысловатая работа, вроде подбора товаров под требования ТЗ и мониторинга результатов участия в закупках, добавляют груз и без того загруженному специалисту.
Все чаще приходится решать неприятные вопросы с участием ФАС, а иногда и представлять свои интересы в суде. Об этом не принято говорить новичку, но предупредить мы обязаны.
С увеличением числа тендеров чуть ли не в геометрической прогрессии увеличивается и число производителей, поставщиков, дистрибьюторов. У каждого нужно запрашивать коммерческие предложения, а в ходе исполнения контракта быть на связи.
Одновременно в ходе исполнения контракта приходится решать рабочие вопросы и с заказчиками.
Накапливается общее количество информации в целом, с которой тоже нужно работать. Например, с 1 апреля 2025 ЕИС выкатили новые правила работы с контрактами. На отслеживание таких изменений и разъяснений на площадках тоже нужно время.
А ведь еще нужно участвовать в процедурах и вовремя подавать ценовые предложения.
Всю рутинную работу, описанную выше, можно смело скинуть своему помощнику. Таким помощником, кстати, может быть даже человек со стороны. Например, специалист тендерного отдела компании Тендерплан, который проконсультирует на каждом этапе закупок и возьмет на себя все то, на что не остается ни времени, ни желания. Даже в штат никого брать не нужно.
Что делегировать в тендерах нельзя
Некоторые тендерные задачи делегировать нельзя ни при каких условиях. Например, общение с ключевыми или «сложными» клиентами, стратегическое планирование, взаимодействие с партнерами, финальный отбор тендеров для участия и другие.
Делегировать не стоит не потому, что кто-то другой может справиться хуже или вовсе не справиться. Нет. В некоторых ситуациях узкий специалист или сторонний эксперт не увидит картины в целом.
Разделим задачи, недоступные для делегирования, на четыре группы:
1. Планирование. Определить стратегию развития тендерного бизнеса, проанализировать конкурентную среду и выбрать траекторию для масштабирования — все это под силу только руководителю, который, в идеале, владеет информацией обо всем, что связано с его бизнесом.
2. Управление финансами. Для учета затрат и доходов от тендерной деятельности есть бухгалтер, в лучшем случае финансист. Однако, некоторые задачи, связанные рентабельностью бизнеса в целом, все-таки делегировать не рекомендуется даже им. Такие включают:
анализ операционных расходов — всего, что связано и не связано непосредственно с участием в закупках.
учет обязательств перед контрагентами — наличие кредиторско-дебиторской задолженности может некорректно расцениваться при оценке объема доходов и расходов в срезе одного месяца или недели, ведь такие данные отслеживаются раз в квартал, полугодие или год.
план-факторный анализ поможет понять объемы затрат на текущий момент и оценить возможные риски, связанные, к примеру, с повышением цены у поставщиков.
3. Организация процессов внутри компании и вовне. Только руководитель решает:
как и с кем сотрудничать, чтобы бизнес гарантированно развивался
использовать ли автоматизированные сервисы для улучшения качества работы в тендерном отделе или справляться своими силами
где и как привлекать инвестиции
4. Контроль. В идеальном мире только руководитель ТО принимает окончательное решение об участии в тендере, участвует в заключении контракта и утверждает поставляемые товары.
Подробно о задачах руководителя тендерного отдела мы рассказывали вот в этой статье для Клерка. В ней мы четко и понятно объяснили, как можно построить сильный тендерный отдел с нуля, грамотно распределять обязанности, но при этом обойтись без увеличения штата и экстра расходов.
Как правильно делегировать задачи в тендерах
Просто так взять и переложить часть работы на своего подчиненного не выйдет. Перед передачей полномочий хорошо бы составить четкое ТЗ, в котором прописаны права, обязанности и ответственность.
Процесс делегирования полномочий в закупках включает следующие принципы:
Должна соблюдаться иерархия. Полномочия должны передаваться строго от руководителя тендерного отдела, к примеру, к тендерному специалисту. Не наоборот.
Задачи четко распределены внутри коллектива. Передавать одну и ту же задачу разным специалистам не стоит, даже если вы хотите проверить кто лучше с ней справится. По одной задаче в одни руки, так сказать.
Уверенность в подчиненном. Передавая часть своих задач, руководитель тендерного отдела должен точно знать, что задача будет выполнена корректно. Не уверен — делай сам.
Компетентность подчиненного. Делегировать анализ воронки тендерных продаж, к примеру, снабженцу будет некорректным, так как это не его сильная сторона. В идеале, компетентность подчиненного в вопросе должна быть выше вашей.
Осведомленность. Как вы, так и тендерный специалист должны четко понимать конечный результат. Нет понимания процесса у него — нет понимания результатов и у вас.
Перед передачей обязанностей ответьте на вопросы:
Что должен уметь специалист?
Сколько времени занимает задача?
Что нужно контролировать?
Какие цели нужно ставить перед сотрудниками?
Не жалейте сил на доскональное объяснение базовых истин, даже если считаете, что это бесполезная трата времени. Да, на начальном этапе подготовка инструкции действительно может занимать больше времени, чем непосредственное исполнение. Однако, в дальнейшем это окупится более качественным исполнением похожих задач.
«Как правило, время, затраченное на подготовку инструкции, окупается не сразу, а через 3–6 месяцев», — Андрей Плешков, соучредитель онлайн школы «Азбука тендеров».
Ответственность всегда на руководителе. Последнее слово всегда за боссом, даже если задача делегирована подчиненному. Особенно это касается стратегических моментов, связанных с выбором тендеров или ниши в целом. Чтобы вовремя решать срочные вопросы, обеспечьте подчиненного контактами ключевых сотрудников и сами будьте на связи.
Урегулирование конфликтов. Из-за пересечения задач по тендерам может разгореться целая война, а урегулировать ее может и должен руководитель. Распри между менеджерами и бухгалтерами, к примеру, возникают по двум причинам:
Закрывающие документы. Бухгалтера требуют документы, а менеджеры не торопятся их предоставлять, особенно если на ЭТП нет ЭДО.
Оплата тарифа. Менеджеры хотят быстрее оплатить тариф, а бухгалтер тянет время.
Решить такие конфликты поможет, к примеру, четкий тайминг. Однако, на нашей практике была организация, которая не выдавала зарплату, пока не будут предоставлены закрывающие документы. Это, конечно, незаконно, но мотивация срабатывала.
Фиксация результатов в отчетах. Любые нюансы, всплывающие в ходе исполнения, желательно отражать в отчете, чтобы потом вернуться и провести работу над ошибками. Например, задача, выполненная на 93%, считается невыполненной. Если так продолжается в течение какого-то времени, есть смысл рассмотреть смену исполнителя на более ответственного.
Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана
Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — все в одной системе!
С чего начать делегирование полномочий в тендерном отделе
Начинать нужно всегда с плана. Нет плана — нет результата.
Для этого стоит прописать задачи и функции, которые будет выполнять новый сотрудник тендерного отдела. Заведи базу знаний, туда поочередно впиши все регламенты, составь инструкции. Возможно, какие-то дела делаются ежемесячно или ежедневно. Укажи это, чтобы не было проблем со сроками. Сотрудник должен понимать что, когда и как ему необходимо сделать.
А вот теперь ищи того, кто сможет все это выполнить. Не стоит нагружать тендерными задачами уже имеющегося в штате бухгалтера или юриста, если нагрузка у них и так высока.
Проведи собеседование и уточни у сотрудника как он понимает свою роль в компании: каких результатов, по его мнению, ждут от него, а каких — от отдела в целом.
Дай тестовое задание и будь готов в течение испытательного срока тесно взаимодействовать и отвечать на вопросы.
Оцени проделанный путь, заранее продумав точки контроля.
Укажи на недочеты, если они есть. Самостоятельно исправлять и доделывать не стоит.
Наконец, время сделать прыжок веры и довериться новому человеку, что, возможно, будет одним из лучших ваших решений.
В конце февраля 2025 года команда Тендерплана встретилась с одним из крупных участников тендеров, Артемом Макаровым, и узнала как устроено распределение должностных обязанностей у них.
В компании Артема всего около 30 человек. Есть центральный офис и несколько филиалов, расположенных в разных регионах России. В центральном офисе непосредственно в тендерном отделе всего три человека, все остальные сотрудники — в филиалах. Среди них, кстати, довольно много тех, кто совмещает свою основную работу с тендерной работой. Таких порядка 15-20 человек.
В филиалах тендер-менеджеры занимаются непосредственно расчетом закупок, подачей документов, отработкой торгов, а также заключением контрактов и поставкой товара.
В центральном офисе — контролирующий орган, а именно руководители тендерного отдела. Обязанности между ними распределены, тем не менее один всегда может заменить другого. Они распределяют закупки по филиалам, рассчитывают некоторые сложные закупки, проверяют документы за филиалами. Есть у них и выделенный человек, который занимается исключительно документами, проверяет ограничения, сам товар. Цены проверяет другой человек, он занимается распределением закупок, подачей документов, если это необходимо, участием в аукционах, заключением контрактов.
«Ну а я, собственно говоря, занимаюсь всем понемногу. У меня больше идет концентрация на критических, конфликтных ситуациях, то есть самое неприятное достается мне», — Артем Макаров, руководитель тендерного отдела текстильной компании.
Перейдем к делу
Работа в закупках найдется всегда. Найти, перепроверить, подать, отправить, обсудить, доставить, отследить, выиграть и печать поставить.
Даже если регистрация в ЕИС и аккредитация на электронных площадках уже выполнены, а рабочее место для участия в электронных закупках благополучно настроено, остается целый ворох задач, которые нужно время от времени выполнять.
Выполнить все за всех и сразу не получится даже у самого виртуозного руководителя. Рано или поздно придется часть задач делегировать. Такие дела неплохо перепоручить уже обученному человеку. Таким может быть эксперт из команды Тендерплана. Ниже лишь часть того, чем его можно без проблем озадачить:
Поиск тендеров, пожалуй, то, в чем наши ребята уже поднаторели, ведь с 2014 года они успели ощутить на кончиках пальцев почти все отрасли, включая самую сложную — строительную.
Дела бумажные можно тоже им смело перепоручать, особенно то самое кропотливое описание характеристик товара, за которое так не хочется браться.
Узнать шансы на победу можно тоже у них, ведь у них есть прямой доступ к истории прошедших закупок, на основе которой и будет составлен прогноз.
Даже если нужен человек, который в процессе участия в тендере для подстраховки просто подержит вас за руку и одобрительно кивнет головой в нужный момент, это тоже к нам.
С какими проблемами делегирования сталкивались вы в своей практике? Как их решали? Напишите в комментариях.
Увеличьте прибыль от госзакупок с помощью Тендерплана
Тендерплан — система поиска тендеров, торгов и госзакупок. Детальная аналитика, управление закупками и людьми — все в одной системе!
Реклама: ООО «Бизнес Технологии», ИНН 7325121949, erid: 2W5zFG6FofE
Начать дискуссию