Что проверить до заключения договора с самозанятым
1. Есть ли статус НПД на текущую дату. Вы можете запросить у самозанятого справку из приложения «Мой налог» или самостоятельно проверить статус в специальном сервисе ФНС. Если статуса самозанятого нет, за исполнителя без ИП заказчик должен будет как налоговый агент платить НДФЛ, начислять страховые взносы и сдавать отчетность.
Нюанс по договорам перевозки пассажиров и грузов: перед заключением таких договоров нужно убедиться, что у самозанятого есть еще и статус ИП. Согласно пп. 13 п. 1 ст. 2 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ перевозчиком может быть ИП или юридическое лицо.
Финлид от Точка Банк — сервис счастливых бухгалтеров
Бесплатное комплексное решение для бухгалтеров-фрилансеров и аутсорсинговых компаний.
Управляйте счетами всех клиентов из одного окна, скачивайте выписки, безопасно храните пароли, выплачивайте зарплату, собирайте оплаты за обслуживание и пользуйтесь ИИ-Ассистентом для бухгалтера.
2. Не работал ли исполнитель в штате заказчика последние 2 года. Самозанятые не могут в этом статусе оказывать услуги бывшим работодателям (п.п. 8 п. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422‑ФЗ). Чтобы убедиться, что трудовых отношений не было, можно запросить информацию в кадровой службе заказчика или посмотреть выписку из электронной трудовой книжки.
3. Имеет ли право самозанятый оказывать такие услуги. Соотнесите предмет работ с ограничениями из ст. 4 и 6 закона 422‑ФЗ. Например, самозанятые не могут перепродавать чужие товары, сдавать в аренду нежилые помещения. Продажа имущества и доходы в натуральной форме — тоже «мимо» НПД.
Что предусмотреть в договоре с самозанятым
Первое правило — из текста договора должно быть очевидно, что это именно услуга, а не трудовая функция. Фокус на результате и независимости исполнителя.
Например:
Рискованная формулировка — «Исполняет обязанности дизайнера».
Безопасная формулировка — «Разработка дизайна каталога по техническому заданию».
В первом случае речь идет о постоянной трудовой функции, которые обычно выполняют штатные сотрудники. Во втором — это понятная услуга с конечным результатом.
Избегайте слов и формулировок, которые могут указывать на трудовые функции и вызвать подозрение у налоговиков: должность, штат, зарплата, отпуск, больничный, правила внутреннего трудового распорядка, табель учета рабочего времени, рабочее место и т.д.
Другими словами, в договоре не должно быть признаков встраивания самозанятого исполнителя в штат.
А вот что нужно включить в договор:
Указание на то, что исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход (НПД). Это подтверждает, что заказчик не является налоговым агентом по НДФЛ и страхователем в отношении него.
Обязанность исполнителя выдавать чеки при каждой оплате. Например, не позднее трех рабочих дней после получения денег. Чек — основной документ, который подтверждает расходы заказчика. Без него не получится учесть выплаты в расходах.
Обязанность исполнителя уведомить заказчика, если перестанет быть плательщиком НПД. Об этом важно знать заранее, ведь если заплатить физлицу без самозанятости, то появляется обязанность удерживать с выплат НДФЛ и начислять страховые взносы.
Приемка услуг путем подписания акта выполненных работ. Закон обязывает самозанятых выдавать только чеки, а акт нужен заказчику для бухгалтерского и налогового учета. Если прописать в договоре обязанность оформлять акт, заказчик сможет на законных основаниях требовать этого от исполнителя.
Если отношения с самозанятым предусматривают предоплату, ее тоже нужно прописать в договоре.
Также можно прописать штрафные санкции — например, компенсацию НДФЛ, если исполнитель не сообщит заказчику о смене статуса.
Срок договора может быть любым, если нет признаков трудовых отношений (п. 1 письма ФНС от 11.11.2024 № АБ-4-20/12835).
Финлид от Точка Банк экономит время бухгалтеров на аутсорсинге
Вся информация по счетам клиентов в одном окне. Скачивайте выписки из разных банков без смс, паролей и переходов в интернет-банки По каждому счету видно, на какую дату была скачана последняя выписка — вы ничего не упустите.
Как платить самозанятым
Перед каждой оплатой убедитесь, что исполнитель все еще находится в статусе самозанятого. С момента заключения договора или с прошлой оплаты он мог сняться с учета или превысить лимит дохода в 2,4 млн ₽ и утратить право применять НПД.
Способ оплаты может быть любым: наличными, перечислением на расчетный счет или личную карту, электронными деньгами. Самый безопасный способ, при котором меньше всего вероятность, что у банка или налоговой возникнут вопросы — платить по реквизитам с указанием ФИО самозанятого, его ИНН, БИК банка и номера счета.
В платежном поручении максимально подробно прописывайте назначение платежа. Например, «Оплата услуг по разработке дизайна каталога по договору № 17 от 22.01.2025».
Старайтесь избегать ежемесячных выплат одних и тех же фиксированных сумм самозанятым, особенно в дни выплаты зарплаты — налоговая может заподозрить трудовые отношения. При этом прямого запрета на фиксированные выплаты нет, ведь вполне законно платить одну и ту же сумму, например, за бухгалтерское обслуживание. Но тогда нужно быть готовыми обосновать такие выплаты, если у налоговой возникнут вопросы. Из договора, приложений и актов должно быть видно, из чего складывается такая сумма
Какие документы запросить у самозанятого
Если вам нужен счет на оплату, самозанятый может выписать его в приложении «Мой налог».
После каждой оплаты требуйте чек в электронном виде или на бумаге — это основной документ для подтверждения расходов. Согласно ст. 14 закона от 27.11.2018 № 422 самозанятый обязан предоставлять чек сразу после оплаты, если с ним рассчитались наличными или электронными средствами платежа. При других формах расчетов в безналичной форме — до 9 числа следующего месяца.
Если перечисляете предоплату самозанятому — на эту сумму тоже нужно получить чек.
Получив чек, проверьте реквизиты: сумму, наименование услуги в соответствии с договором, ФИО и ИНН исполнителя.
Некоторые заказчики требуют у самозанятых справку о доходах из приложения «Мой налог», чтобы убедиться, что порог дохода в 2,4 млн не приближается или уже не превышен. Самозанятые не обязаны предоставлять такую справку и могут делать это только добровольно.
Что еще учесть
Если работа с самозанятыми — не разовая история для заказчика, а постоянная практика, есть риск попасть под пристальное внимание налоговой службы и Роструда.
Под прицел попадают компании и ИП, которые сотрудничают с 10 и более самозанятыми со средними выплатами более 20 тыс. ₽ и средней продолжительностью договора более 3 месяцев. Информацию о таких заказчиках работодателях ФНС передает в Роструд и межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости (приказ Минтруда и соцзащиты от 02.02.2024 № 40н).
Это еще не значит, что договоры сразу признают трудовыми и работодателей оштрафуют. Просто в таких случаях компанию и ИП могут тщательно проверить на предмет подмены трудовых отношений гражданско-правовыми и нужно быть готовыми обосновать такой формат сотрудничества и объяснить, почему исполнителей не оформляют в штат.
Также с осторожностью нужно отнестись к самозанятым исполнителям, у которых только один постоянный заказчик. Это не запрещено, но тоже вызывает внимание и наводит на подозрение подмены трудовых отношений.
Финлид — это первое на рынке бесплатное комплексное решение, созданное специально для автоматизации процессов
Подходит как аутсорсинговым компаниям, так и бухгалтерам на фрилансе
Реклама: АО «ТОЧКА», ИНН: 9721194461, erid: 2W5zFGxV2ji
Начать дискуссию