Не менять в панике операторов и дублировать важную информацию: советы экспертов бухгалтерского бизнеса в ситуации со сбоями 

Важно не паниковать, но и не занимать выжидательную позицию, если сбой действительно останавливает рабочие процессы. На днях у нас были сбои в работе бухгалтерской CRM-системы, что затруднило работу. Мы не стали ждать восстановления, а сделали выгрузку данных из сервиса, благодаря чему могли хотя бы видеть клиентскую базу и текущие задачи.

До этой ситуации мы не делали каких-то специальных резервных выгрузок, поскольку не предполагали, что можем столкнуться с подобным масштабным сбоем. Теперь, конечно, пересмотрим этот подход. Считаю, что нужно хотя бы раз в неделю выгружать ключевые рабочие данные и хранить их отдельно от основного сервиса. Даже если сам сервис временно недоступен, у команды должна оставаться возможность понять, что нужно сделать, по какому клиенту и в какие сроки.

Совет. Оценивайте ситуацию с точки зрения сроков. Если сбой не влияет на выполнение обязательств, можно дождаться восстановления работы. Ищите альтернативные решения там, где есть риск остановить важные процессы. И лучше не хранить всю критически важную информацию исключительно в одном сервисе.

Наш принцип — не паниковать и не совершать резких движений. Экстренный переход на другой сервис может создать больше проблем, чем решить. В период отчетности это критическая потеря времени на перенос баз, настройку доступов, электронной подписи, обмен документами, а также риск ошибок. Кроме того, переход к новому оператору не гарантирует, что аналогичная ситуация не повторится и с ним.

Мы считаем, что гораздо разумнее заранее предусмотреть альтернативные способы работы. Во время недавнего сбоя в работе оператора мы не стали срочно менять его на другого, а начали искать резервные способы сдачи отчетности: напрямую через сервис ФНС, личный кабинет страхователя СФР и систему сбора отчетности Росстата. Но не все формы можно отправить через альтернативные каналы. Например, декларацию по НДС через сервис ФНС сдать нельзя.

Что касается хранения данных, то буквально за три дня до сбоя мы выгрузили все клиентские базы и сохранили их на Яндекс Диске, а затем выяснилось, что к резервным копиям тоже может не быть доступа. После сбоя мы скачали базы 1С из облачного сервиса, но часть первичных документов и архивов на Яндекс Диске до сих пор недоступна. Решили подождать пару недель, и если ситуация не улучшится или начнет ухудшаться, будем восстанавливать первичные документы из других источников.

На будущее выводы сделали — теперь в регламенте появится обязательное правило: базы, первичные документы и архивы должны храниться минимум в двух независимых местах. Причем недостаточно просто сделать копию — нужно периодически проверять, можно ли из нее восстановить данные.

Сейчас много советов организовать собственный сервер. Считаем, что для небольших бухгалтерских компаний это нецелесобразно, т.к. для его обслуживания нужен технический специалист, многим такое невыгодно. Поэтому для себя выбираем сочетание профессиональных облачных сервисов, внешних жестких дисков и дополнительных независимых облачных хранилищ.

• Совет 1. Не путайте сохранность данных с доступностью. Информация может быть цела, но если вы не можете получить к ней доступ, работать с ней невозможно. Если поставщик облачных услуг гарантирует сохранность данных, это еще не значит, что вы сможете получить их в нужный момент.

• Совет 2. Разграничьте ответственность с клиентом. Мы внесли изменения в договоры с клиентами и теперь отдельно предусматриваем, на чьих ресурсах хранятся базы 1С, первичные документы и архивы, кто предоставляет облачные сервисы и кто отвечает за сохранность данных и резервное копирование. От этого зависит, какая сторона договора отвечает за техобеспечение, сохранность базы и резервное копирование. Негласные договоренности могут привести к недопониманию кто за что отвечает, если случится сбой.

• Совет 3. Информируйте клиентов. Расскажите, что произошло, какие данные доступны, какие меры вы предпринимаете и как это может повлиять на сроки. Клиент должен узнавать о проблемах с его учетом от своего бухгалтера, а не из новостей.

Лет 20 назад из-за удара молнии у нас вышли из строя все компьютеры и «полетели» бухгалтерские базы на жестких дисках. 2-3 месяца мы работали в плотном режиме и восстанавливали базы наших клиентов. Оказаться в такой ситуации больше не хочется, поэтому с тех пор перестраховываемся и всегда имеем запасной вариант. Но при этом понимаем, что всегда может произойти форс-мажор, как бы мы не перестраховывались. Это нужно просто принять и быть готовыми оперативно перестроить работу.

Так, во время недавнего сбоя перестала работать бухгалтерская CRM-система и стали недоступны все чаты с клиентами. Мы тут же по другим каналам связались со всеми клиентами, начиная с топовых, и оповестили их. Параллельно с этим наш технический специалист донастраивал другую CRM-систему. У нас к этому времени уже шел переход с одной на другую, пришлось ускорить процесс. На следующий день работа была налажена.

Базы, которые хранятся в дата-центрах Яндекса, у нас дублируются — есть свой физический сервер, куда собирается информация и раз в три дня обновляется. Если вдруг какое-то облачное хранилище станет недоступным, у нас есть свежая база на своем сервере. Поэтому мы всегда сможем перестроиться и наладить процессы.

Параллельно работать в нескольких системах сдачи отчетности очень сложно, не рекомендую так делать. Если вы сдали отчетность сначала в одной системе, а потом в другой, требование от ФНС придет во второй сервис. Когда речь идет об одной организации, это не так критично. Но если у бухгалтера множество клиентов, легко запутаться и можно потерять требование от налоговой или отрицательный протокол. К тому же зарегистрировать множество организаций в другом сервисе — это большая работа, а иногда это сопровождается необходимостью перевыпустить доверенность. Все вместе это может создать массу проблем и неудобств.

Совет. Не менять в панике сервис, а дождаться, когда на своем уровне оператор решит проблему или пролоббирует в ФНС освобождение от ответственности налогоплательщиков, т.к. проблема массовая. Оператор в первую очередь заинтересован в том, чтобы наладить процессы.

В нашей практике были переходы на другой сервис сдачи отчетности, но мы никогда не делаем это в отчетный период. Кроме того, если переходите на другой сервис, учитывайте, что все архивы останутся в старом. Чтобы иметь доступ к сданной отчетности, после перехода мы еще 3 года оплачивали предыдущий сервис параллельно с новым.

Чтобы избежать коллапса при сбоях, мы всегда придерживаемся правила сдавать отчеты заранее, не оставляя на последний день. Так у нас остается время для маневра. В зависимости от ситуации, есть разные варианты выйти из положения. Например, отчетность ИП можно сдать через личный кабинет налогоплательщика, а если электронная форма отчетности не обязательна, ее можно сдать на бумаге лично в налоговую или отправить по почте.

Совет. При сбоях заскринивайте все ошибки и запрашивайте у оператора официальное письмо. Это поможет избежать ответственности за несвоевременную сдачу отчетности.  

Реклама. АО «Точка» ИНН 9705120864 , ООО «Банк Точка» ИНН 9721194461. 18+ erid: 2W5zFHLuyyb