Документы на груз: полный перечень на 2026 год

Часть документов на груз нужна для подтверждения самой перевозки, часть — для передачи товара или для допуска машины и водителя к рейсу. Точный набор документов на груз зависит от того, что везут, кто везёт и куда.

В этой статье Точка Банк расскажет, какие документы нужны для перевозки груза по России и за границу, чем отличаются транспортная накладная, ТТН и ТОРГ-12, какие документы должны быть у водителя в дороге, как избежать нарушений и что меняется в 2026 году с переходом на электронные перевозочные документы.

Главное

Универсального перечня документов для перевозки груза не существует. Состав комплекта зависит от схемы перевозки и груза.

Базовый комплект документов для перевозки груза автотранспортом по России — транспортная накладная, путевой лист, права водителя, СТС автомобиля и полис ОСАГО. При работе со сторонним перевозчиком дополнительно используют УПД и договор с заявкой на перевозку.

С 1 сентября 2026 года основной перечень перевозочных документов переходит в обязательный электронный формат. Для работы необходимо подключиться к одному из операторов ИС ЭПД, например к Точка Банку.

Из чего состоит пакет документов для перевозки груза

Чтобы не запутаться в пакете документов для перевозки груза, удобно разделить их на три блока:

• Документы на груз — что именно везут и в каком количестве.

• Документы перевозчика — на каких условиях организована доставка.

• Документы водителя и на автомобиль — кто и на чём везёт.

Для некоторых грузов могут потребоваться дополнительные документы, например водителю может потребоваться свидетельство ДОПОГ при перевозке опасного груза.

Документы на груз

В этот блок входят все документы, которые подтверждают сам факт перевозки, передачу товара и его характеристики. Это самая большая часть пакета документов на груз, поэтому именно здесь чаще всего возникают спорные ситуации.

Транспортная накладная

Транспортная накладная — основной документ при перевозке груза автомобильным транспортом. В неё вносят данные сторон перевозки — отправителя, получателя и того, кто везёт, а также в документе фиксируют описание груза, точки погрузки и выгрузки, количество мест, массу и условия доставки.

Транспортная накладная отвечает на вопрос, что и куда передали в перевозку, а также кто это везёт. По ней потом подтверждают расходы на доставку, обосновывают вычет НДС в учёте и разбирают спорные ситуации между сторонами.

Транспортная накладная необходима, чтобы подтвердить расходы на перевозку для налога на прибыль и обосновать вычет НДС. Это касается как бумажного, так и электронного формата.

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Товарно-транспортная накладная сочетает в себе транспортную и товарную части.

Хотя некоторые компании по-прежнему используют ТТН в работе, но документ перестал быть обязательным для большинства грузов. Когда есть транспортная накладная, а передача товара закрыта универсальным передаточным документом (УПД) или ТОРГ-12, отдельная ТТН в комплекте уже не нужна.

В качестве ТТН обычно используют унифицированную форму №1-Т.

Некоторые компании продолжают использовать ТТН для внутренних процессов, например для учёта движения товара, контроля логистики или сверки с подрядчиками.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Товарная накладная, или ТОРГ-12, — документ на отгрузку товара. Он не оформляет саму перевозку, но подтверждает передачу товарно-материальных ценностей от продавца покупателю.

В товарной накладной фиксируют номенклатуру, количество, единицы измерения, цену и другие товарные сведения. Документ движется вместе с грузом в составе общего пакета, но самостоятельно не подтверждает условия перевозки.

Унифицированная форма №ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132:

ТОРГ-12 не заменяет транспортную накладную в ситуации, когда груз везёт сторонняя транспортная компания. ТОРГ-12 лишь подтверждает передачу товара, а транспортная накладная нужна для подтверждения факта перевозки.

УПД

Универсальный передаточный документ объединяет товарную накладную и счёт-фактуру в одной форме, а также может заменить товарную накладную или использоваться как акт. Если в договоре поставки не прописано отдельное использование ТОРГ-12, УПД заменяет её и счёт-фактуру.

УПД оформляют не только для передачи товара, но и для принятия НДС к вычету, поэтому документ связан с налоговым учётом сразу с двух сторон.

Документ можно оформить в электронном виде через ЭДО от Точка Банка.

Счёт-фактура

Счёт-фактура отвечает за расчёты по НДС и налоговый учёт. Перевозку он не подтверждает, но без него у покупателя не получится принять налог к вычету.

Главная сложность со счётом-фактурой обычно связана не с его отсутствием, а с расхождениями. Например, в отгрузочной накладной указана одна номенклатура, а в счёте-фактуре указана другая, или цены не сходятся между документами. Поэтому счёт-фактуру оформляют синхронно с остальным пакетом – это снижает риск таких ошибок.

Если УПД оформлен как документ, совмещающий первичный документ и счёт-фактуру, отдельный счёт-фактура не требуется.

Спецификации и упаковочные листы

Спецификация — это приложение к договору или к товарным документам, в котором подробно расписан состав поставки. Документ особенно актуален для сборных грузов, многономенклатурных партий и поставок, где детали важны для приёмки.

Упаковочный лист показывает, как груз распределён по упаковочным местам, — сколько коробок на палете, какие товары в каждом месте и в каком количестве. Это помогает на приёмке и в случае разбора расхождений.

При международных перевозках упаковочный лист и спецификация почти всегда являются частью обязательного пакета, но в пределах России их оформляют на усмотрение сторон.

Документы перевозчика

Эта группа документов касается организации перевозки, а не самого груза. Они отвечают на вопрос, кто, на каких условиях и в какие сроки везёт груз.

Заявка (заказ-заявка)

Заявка — это документ под конкретный рейс, в котором указывают:

• Дату и время подачи машины.

• Адреса погрузки и выгрузки.

• Параметры груза — массу, объём и количество мест.

• Требования к транспорту — тип кузова, температурный режим и грузоподъёмность.

• Сроки доставки и стоимость.

Заявка объединяет общие условия рамочного договора с реальным рейсом. Поскольку в заявке прописаны все детали конкретной поставки, обычно именно на этот документ ориентируются все ответственные за перевозку груза. С 1 сентября 2026 года заказ-заявка оформляется только в электронном виде.

Договор перевозки

Договор перевозки фиксирует ключевые условия совместной работы:

• Кто организует доставку и на каком транспорте.

• Кто оплачивает перевозку и в какие сроки.

• Когда подаётся машина.

• Кто отвечает за погрузку, разгрузку и сохранность груза.

• Как считается простой и кто его оплачивает.

На практике компании часто заключают рамочный договор с перевозчиком, и далее он действует для всех последующих поставок, а на конкретные рейсы оформляют отдельные заявки.

Экспедиторские документы

Если в цепочке перевозки участвует экспедитор, оформляются дополнительные документы:

• Поручение экспедитору — задание на организацию перевозки.

• Экспедиторская расписка — подтверждение приёмки груза экспедитором.

• Складская расписка — оформляется при передаче груза на склад экспедитора.

Экспедиторские документы показывают, в какой момент и за какие операции отвечает экспедитор. Это критично для разбора задержек, повреждений и других ситуаций.

С 1 марта 2026 года все юридические лица и ИП, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги, обязаны зарегистрироваться в реестре экспедиторов на платформе «ГосЛог». А с 1 сентября 2026 года все экспедиторские документы оформляются только в электронном формате.

Сопроводительная ведомость

Сопроводительная ведомость нужна только при работе с контейнером, так как это специальный документ для контейнерной перевозки автотранспортом. Если груз везут в кузове без контейнера, то документ не требуется.

Документы водителя и автомобиля

Этот блок документов проверяют в дороге чаще всего, поэтому отсутствие любого из них может привести к задержке рейса.

Водительское удостоверение

У водителя должны быть действующие права с категорией для конкретного транспортного средства. Категория зависит от типа машины и общей массы автопоезда.

Данные водительского удостоверения указывают в путевом листе. Поэтому тот, кто отвечает за выпуск рейса, фактически обязан убедиться, что права действительны и категория подходит для перевозки.

Путевой лист

Путевой лист — обязательный документ для перевозки груза. Он подтверждает выпуск автомобиля на линию и содержит сведения о водителе, маршруте, рейсе, предрейсовых отметках о медосмотре и техническом контроле, а также данные о пробеге и расходе топлива после рейса.

Как основу путевого листа используют форму 4-С или форму 4-П, а реквизиты приводят в соответствие с приказом Минтранса России от 28.09.2022 №390.

Отметки о медосмотре и техническом контроле должны быть сделаны до выезда на линию. Если отметка получена после рейса — это нарушение, даже если рейс прошёл без происшествий.

Свидетельство о регистрации ТС (СТС)

СТС подтверждает регистрацию автомобиля и должно находиться у водителя при себе во время рейса. Это касается как тягача, так и прицепа, — на практике это означает, что если у транспортного средства есть прицеп, СТС нужно и на него отдельно.

Полис ОСАГО

Полис ОСАГО — часть базового комплекта документов в рейсе. Подойдёт как бумажный, так и электронный полис, главное, чтобы страхование было действующим и его данные можно было проверить.

При ДТП отсутствие действующего полиса станет проблемой не только для водителя лично, но и для перевозчика — ущерб придётся возмещать из собственных средств.

Доверенность

Доверенность нужна, если водитель действует от имени компании при приёмке или сдаче груза. Например, доверенность нужна, если водитель подписывает накладные, получает товар на складе отправителя или передаёт груз получателю.

Без доверенности водитель в этих операциях выступает только как технический исполнитель. На практике это значит, что полноценная приёмка и передача груза требуют отдельного оформления.

Лицензии и специальные разрешения

Для большинства обычных грузов лицензия не нужна, но разрешения могут потребоваться для нестандартных категорий:

• Опасные грузы (ДОПОГ) — специальное свидетельство и допуск водителя.

• Крупногабаритные и тяжеловесные грузы — отдельное разрешение от Росавтодора.

Электронные перевозочные документы в 2026 году

С 1 сентября 2026 года основной пакет перевозочных документов в России переходит в обязательный электронный формат. Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ.

В электронный формат переводятся:

• Транспортная накладная.

• Заказ (заявка) на перевозку.

• Экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

• Железнодорожная накладная и грузовая накладная при авиаперевозках.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) на 1 сентября 2026 года остаётся в добровольном формате — компании могут оформлять его и в электронном, и в бумажном виде на собственное усмотрение. Но есть исключение — при перевозке алкоголя путевые листы оформляют только в электронном виде.

Как работают ЭПД

Электронный документ формируется в специализированной информационной системе и подписывается электронной подписью ответственных лиц. Например, электронные перевозочные документы можно оформить через Транспортный ЭДО от Точка Банка.

Через оператора ИС ЭПД документ передаётся в государственную систему — ГИС ЭПД, к которой подключены контролирующие органы.

В отличие от бумажного оборота, в ЭПД сложнее потерять документ и невозможно подписать его задним числом, так как система фиксирует точное время каждого действия. Это снижает спорные ситуации между сторонами и упрощает проверки.

ЭТрН имеет QR-код или уникальный идентификатор, по которому сотрудник ГИБДД или другой авторизованный проверяющий может быстро получить доступ к данным в ГИС ЭПД прямо с мобильного устройства.

Что нужно для перехода на ЭПД

Для работы с ЭПД компании нужно подключиться к оператору ИС ЭПД, аккредитованному Минтрансом, например к Точка Банку, а затем:

• Оформить квалифицированные электронные подписи (КЭП) для ответственных лиц и доверенности (МЧД), если документы будут подписывать сотрудники.

• Настроить обмен с учётной системой или использовать решение оператора.

• Обучить сотрудников — диспетчеров, логистов, медработников и механиков.

Реестр «ГосЛог» для экспедиторов

С 1 марта 2026 года все компании и ИП, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги, обязаны быть в реестре экспедиторов от Ространснадзора на платформе «ГосЛог». 

Для уже работающих экспедиторов установлен переходный период — 60 календарных дней с 1 марта 2026 года, то есть подать уведомление нужно было не позднее 30 апреля 2026 года.

В перспективе с 1 марта 2027 года на базе платформы «ГосЛог» запускается ещё и реестр перевозчиков по Федеральному закону от 29.12.2025 №520-ФЗ. Он касается юридических лиц и ИП, которые перевозят грузы по договору перевозки на транспортных средствах массой свыше 3,5 тонны.

Документы для международных перевозок

При международной перевозке состав документов отличается. Базовый комплект документов дополняется таможенными документами, а внутренние накладные заменяются международными формами.

Инвойс

Инвойс — счёт на оплату товара во внешнеторговой сделке. В нём указывают продавца, покупателя, товар, количество, стоимость и условия поставки. 

Инвойс нужен не только для расчётов между сторонами, но и для таможенного оформления, так как на его основе считают таможенную стоимость груза. Обычно инвойс оформляют на двух языках — русском и английском или на языке страны-получателя.

Международная транспортная накладная (CMR)

CMR — основной документ при международной автоперевозке. По своей сути это аналог российской транспортной накладной, но он действует между странами, которые подписали Конвенцию о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ).

КДПГ заключена в Женеве 19 мая 1956 года и для СССР вступила в силу 1 декабря 1983 года. Россия как правопреемник участвует в Конвенции, поэтому CMR применяется при перевозках в большинство европейских стран и части стран СНГ.

В CMR указывают отправителя, получателя, перевозчика, описание груза, условия поставки, маршрут и стоимость перевозки. Документ оформляется минимум в трёх экземплярах — для отправителя, перевозчика и получателя.

Таможенные документы

Состав таможенных документов зависит от страны, режима поставки и вида товара. В большинстве случаев в пакет таможенных документов для перевозки груза входят:

• Таможенная декларация (ДТ).

• Документы, подтверждающие происхождение товара, — сертификаты СТ-1, СТ-2 или EUR.1.

• Документы по уплате пошлин и налогов.

Для отдельных категорий товаров требуются разрешительные документы, лицензии, сертификаты, заключения.

Специальные сопроводительные документы

Если груз относится к подконтрольной продукции, то к таможенному пакету добавляются:

• Ветеринарные документы — для продукции животного происхождения.

• Фитосанитарные документы — для растительной продукции.

• Сертификаты соответствия — для товаров, подлежащих обязательной сертификации.

• Сертификаты безопасности — для химической, медицинской и иной специфической продукции.

Дополнительные документы на отдельные категории груза

Часть документов нужна не для каждой перевозки, а только для определённых видов товаров. Если груз попадает в подконтрольную категорию, эти документы обязательная часть пакета.

Ветеринарные сопроводительные документы

Для продукции животного происхождения, куда относятся мясо, молочные продукты, рыба, корма для животных и некоторые другие, нужны ветеринарные сопроводительные документы (ВСД).

С 1 июля 2018 года ВСД оформляются только в электронном виде через ФГИС «Меркурий» — государственную систему электронной ветеринарной сертификации Россельхознадзора. Каждый электронный ВСД имеет уникальный идентификатор UUID, по которому проверяющий может убедиться в подлинности документа.

Перечень подконтрольной продукции утверждён приказом Минсельхоза России от 18.12.2015 №648 и включает большинство товаров, в которых есть компоненты животного происхождения. Сюда относятся даже некоторые готовые продукты, например колбасные изделия или замороженная пицца.

Фитосанитарные документы

Для растительной продукции, куда относятся зерно, овощи, фрукты, семена, посадочный материал и некоторые другие, требуются фитосанитарные сертификаты. Они подтверждают, что груз не несёт карантинных вредителей или болезни.

Чаще всего фитосанитарные документы нужны при международных перевозках, но для отдельных видов продукции они нужны и при перевозках внутри страны, особенно через карантинные фитосанитарные зоны.

Сертификаты соответствия и декларации

Сертификаты соответствия и декларации о соответствии нужны для товаров, подлежащих обязательному подтверждению соответствия техническим регламентам. Например, документы нужны при перевозке электротехники, детских товаров и отдельных видов пищевой продукции.

Документы для перевозки опасных грузов

Перевозка опасных грузов (ДОПОГ) требует отдельного комплекта:

• Свидетельство о допуске транспортного средства к перевозке опасных грузов.

• Свидетельство ДОПОГ водителя.

• Письменные инструкции для водителя на случай аварии.

• Информационная карточка системы информации об опасности.

Точный состав документов и требования к транспорту зависят от класса груза и его UN-номера.

Ответственность за нарушения

Ошибки в документах или их отсутствие в рейсе могут привести к некоторым последствиям — от штрафа на дороге до проблем с налоговым учётом после доставки груза.

Штрафы по КоАП РФ

Основные штрафы за нарушения по документам на груз:

• Отсутствие у водителя необходимых документов — предупреждение или штраф 500 ₽ по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.

• Нарушения в путевом листе, связанные с безопасностью (без отметки о медосмотре или техконтроле), — штраф до 30 000 ₽ для юрлиц по ст. 12.31.1 КоАП РФ.

• Допуск водителя без обязательного медосмотра — штраф до 130 000 ₽ для юрлиц по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

• Перевозка алкогольной продукции без сопроводительных документов — штраф до 300 000 ₽ для юрлиц с возможной конфискацией товара по ч. 2 ст. 14.16 КоАП РФ.

Проблемы с налоговым учётом

Отсутствие транспортной накладной повышает риск спора с налоговой по подтверждению расходов на перевозку и вычета НДС по услугам перевозчика.

На практике налоговые риски часто оказываются дороже самих штрафов, что особенно чувствительно при крупных перевозках или регулярных поставках. 

Задержка груза и срывы поставки

Помимо штрафов, неполный или некорректный пакет документов приводит к задержке груза. Проверка может привести к штрафу или фактической задержке рейса.

Проблемы могут возникнуть не только при перевозке по России, но и при международных поставках. Например, если груз задержится на складе временного хранения (СВХ) из-за недостающих документов, за каждый день хранения нужно доплачивать. Простой машины тоже оплачивается, а расходы обычно покрывает сторона, по вине которой возникла задержка.

С логистической точки зрения задержка почти всегда обходится дороже, чем заранее оформленный необязательный документ. Поэтому часть компаний, чтобы исключить риски в пути, собирает расширенный комплект, куда входят даже необязательные документы.

Типичные ошибки при оформлении документов на груз

Для перевозки груза часто нужны транспортная накладная и товарный документ, например УПД, но некоторые компании оформляют лишь накладную — это ошибка. Помимо отсутствия необходимого документа, встречаются и другие ошибки:

• Использование товарных документов вместо транспортной накладной.

• Расхождения по наименованию, количеству мест, массе или упаковке между документами.

• Отсутствие доверенности у водителя, когда он подписывает приёмку или сдачу.

• Отсутствие специальных разрешений или сертификатов для подконтрольной продукции.

• Ошибки в адресах погрузки и выгрузки.

• Несоответствие данных в путевом листе фактическим данным водителя или ТС.

При переходе на электронные перевозочные документы может появиться ещё одна категория ошибок — технические сбои при подписании и передаче в ГИС ЭПД. Если документ не передан в систему, то формально перевозка не подтверждена. Поэтому перед массовым переходом на ЭПД необходимо протестировать обмен и настроить процессы.

Частые вопросы

Какие документы должны быть у водителя в рейсе?

Минимум транспортная накладная на бумаге или электронная транспортная накладная с QR-кодом для проверки, путевой лист, действующие водительские права с подходящей категорией, регистрационные документы на машину и полис ОСАГО.

При перевозке подконтрольной продукции добавляются ветеринарные, фитосанитарные или иные сопроводительные документы.

Кто оформляет транспортную накладную — отправитель или перевозчик?

По общему правилу транспортную накладную оформляет грузоотправитель, потому что у него есть данные о грузе.

Можно ли обойтись без ТТН?

В большинстве случаев да. Достаточно транспортной накладной и товарного документа в виде УПД или ТОРГ-12. Товарно-транспортная накладная обязательна только при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Что меняется с 1 сентября 2026 года?

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские документы и часть других перевозочных документов оформляются только в электронном виде. Они подписываются электронной подписью и передаются в ГИС ЭПД через аккредитованного Минтрансом оператора, например через Транспортный ЭДО от Точка Банка. 

Нужна ли электронная подпись водителю?

В большинстве случаев титулы электронной транспортной накладной подписывают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. 

Водителю нужны доверенность (МЧД) и электронная подпись, если он самостоятельно подписывает приёмку или сдачу груза. В этом случае оформляется УКЭП или УНЭП через Госключ, но в остальных случаях ЭП для водителя обычно не требуется. 

Какие документы оформляют для перевозки груза за границу?

Базовый комплект включает международную транспортную накладную (CMR), инвойс, таможенную декларацию и сертификаты происхождения. 

К нему добавляются специальные документы под конкретный груз, например ветеринарные или фитосанитарные документы, а также сертификаты соответствия. Точный перечень зависит от груза, страны назначения и режима поставки.

Что делать, если транспортная накладная потеряна?

Восстановить документ можно по экземпляру других сторон перевозки, например отправитель может запросить экземпляр у перевозчика или получателя. 

При переходе на электронные перевозочные документы риск такой проблемы снижается, так как документ хранится в ГИС ЭПД и доступен всем участникам перевозки.

Обязательна ли печать на транспортной накладной?

Конкретный порядок можно закрепить в договоре между сторонами, но обычно печать на транспортной накладной не требуется и достаточно подписей всех сторон. В электронных перевозочных документах печать заменяется электронной подписью.

Для кого обязательна регистрация в реестре «ГосЛог»?

Помимо документов для перевозки грузов, с 1 марта 2026 года требуется регистрация в реестре «ГосЛог». В реестр должны быть включены все компании и ИП, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги. 

Сколько хранить документы на перевозку?

Минимальный срок хранения первичных документов 5 лет, считая с конца отчётного года. Для электронных перевозочных документов обязанность хранения остаётся за участником перевозки, даже если копия хранится в ГИС ЭПД.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFJPnmDK