Маршрутный лист в 2026 году: для чего нужен, как составить и вести учёт

Маршрутный лист оформляют водителям, курьерам, торговым представителям и другим работникам, которые проводят рабочий день в разъездах. Несмотря на то что документ не является обязательным, на практике он часто используется.

В этой статье Точка Банк расскажет, кто и в каких случаях оформляет маршрутные листы, чем они отличаются от путевых, что включить в бланк и как заполнять документ по шагам.

Главное

Маршрутный лист — внутренний документ о служебных поездках. В него вносят адреса, цели визитов, время, а при необходимости сведения об автомобиле, расходах топлива и другую информацию.

Закон не требует оформлять маршрутные листы. Решение об этом принимает сама организация и закрепляет форму в учётной политике или отдельном приказе. При этом подменять путевой лист маршрутным нельзя.

Если компания планирует подтверждать маршрутными листами расходы, бланк должен содержать реквизиты первичного учётного документа, а к самому листу прикладываются чеки, билеты и квитанции.

Маршрутный лист: что это такое

Маршрутный лист фиксирует служебные поездки сотрудника. Работодатель по нему отслеживает перемещения персонала и выстраивает маршруты доставки.

Закон не устанавливает определённой формы маршрутного листа, поэтому компании могут включить в документ любую необходимую для работы информацию. Например, иногда в документ включают показания одометра в начале и конце маршрута.

Порядок применения компания определяет сама — утверждает бланк, назначает ответственных за выдачу и проверку, фиксирует всё это в учётной политике либо в локальном акте.

Маршрутный лист может использоваться в качестве первичного учётного документа. В этом случае он должен содержать обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.11.2011 №402-ФЗ. Без них документ подходит только для внутреннего контроля, но не позволяет подтвердить расходы для налогового учёта.

При использовании маршрутного листа также важно учитывать пункт 6 Положения о служебных командировках. При командировке на служебном или личном автомобиле срок поездки подтверждается служебной запиской с приложением путевого или маршрутного листа и платёжных документов. Также следует учитывать подп. 12 п. 1 ст. 264 и подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, которые регулируют признание командировочных расходов при расчёте налога на прибыль и налога при УСН.

Когда оформляется маршрутный лист

Маршрутный лист оформляется для внутреннего контроля и учёта. Документ используют различные участники перевозки:

1. Водители — когда рейс включает несколько точек выгрузки, водителю вместе с путевым листом выдают маршрутный лист.

2. Экспедиторы — документ помогает показать, что экспедитор действительно сопровождал груз по заданному маршруту.

3. Курьеры — маршрутный лист отражает перечень адресов, интервалы доставки и подписи клиентов.

4. Торговые представители и мерчендайзеры — в документ вносят посещённые точки, время визитов и подписи представителей магазинов.

5. Работники с разъездным характером работы — например, страховым агентам и выездным менеджерам маршрутный лист оформляют, если их поездки нужно учитывать.

Каждая компания вправе установить формат и сценарии использования маршрутного листа по своему усмотрению.

Отличия маршрутного листа от путевого

Путевой и маршрутный листы — два разных документа. Первый регулируется государством и иногда является обязательным, а второй устанавливает сама организация.

Путевые листы обязаны оформлять все организации и ИП, перевозящие грузы, пассажиров или багаж на своём транспорте, включая перевозки для собственных нужд. С 1 сентября 2026 года при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции путевые листы оформляют только в электронном виде.

Если водитель выехал без путевого листа, ему грозит предупреждение или штраф 500 ₽ по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ, а выпуск машины на линию без медосмотра и контроля техсостояния наказывается по ст. 12.31.1 КоАП РФ — штрафы получают и должностные лица, и сама компания.

При перевозках путевой лист первичен, маршрутный оформляется дополнительно. Документы могут дополнять друг друга, но никогда не заменяют друг друга. Отдельная ситуация возникает, когда сотрудник перемещается по делам компании на личной машине, такси или общественном транспорте, путевой лист не составляют. В этом случае по желанию компании может быть оформлен только маршрутный лист.

Маршрутный лист в бухгалтерском учёте

Маршрутный лист — это не только внутренний документ, но и первичный документ для бухгалтерского учёта. Он помогает связать сумму из чека с конкретной служебной задачей. Но сам по себе маршрутный лист расходы не подтверждает, к нему прилагают:

• Чеки АЗС, билеты, квитанции на такси и парковку.

• Авансовый отчёт, когда деньги выдавались под отчёт.

• Приказ или трудовой договор с условием о разъездном характере работы.

• Путевой лист при поездках на транспорте организации.

• Служебную записку при командировках на служебном или личном автомобиле.

Все затраты должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны.

Бланк маршрутного листа 

Если документ используется только для внутренних целей и не является первичным документом для бухучёта, компания вправе включать любые реквизиты. Чтобы бухгалтерия могла принять маршрутный лист как первичный документ, в нём указывают:

• Название документа — «Маршрутный лист».

• Дату составления.

• Наименование организации или ФИО предпринимателя.

• Содержание факта хозяйственной жизни — маршрут, адреса, цели поездок.

• Должности сотрудника, совершившего поездки, и лица, ответственного за оформление.

• Подписи этих лиц с расшифровкой.

• Величину натурального или денежного измерения с единицами — пробег в километрах, стоимость проезда или сумму расходов.

Помимо обязательного минимума организация вправе дополнить бланк необходимыми реквизитами с учётом своих процессов, например табельным номером работника, маркой и госномером машины, показаниями одометра на утро и вечер и другими реквизитами.

В маршрутный лист часто включают графу для примечаний, что позволяет фиксировать причины отклонения от маршрута, задержки и отменённые визиты. Пример готового бланка вы можете скачать по ссылке.

Чем больше полей, тем чаще сотрудники оставляют пропуски, а первичный документ с незаполненными графами вызывает вопросы при проверке. Перерабатывая шаблон маршрутного листа, желательно оставлять только те поля, которыми реально будут пользоваться. Некоторые компании составляют 2–3 шаблона под различные сценарии использования.

Пошаговая инструкция, как заполнить маршрутный лист

Образец заполнения маршрутного листа поможет сориентироваться, но точные шаги зависят от выбранной формы документа и обязательных реквизитов с учётом задачи компании.

Шаг 1. Заполнение шапки

Сначала заполняется шапка документа, где указывают порядковый номер по журналу учёта, дату и место составления, а также наименование организации или ИП.

Маршрутный лист может оформляться на несколько дней, в этом случае дополнительно указывается период действия.

Без даты составления документ к учёту не примут — это обязательный реквизит для первичного документа.

Шаг 2. Данные сотрудника и транспорта

Затем указывают фамилию, имя и отчество работника, его должность и подразделение, если оно есть. Также указывается информация о транспортном средстве и описание поездки.

Если сотрудник передвигается на автобусе или метро, вид транспорта также можно отметить, так как от него в дальнейшем зависит, какими документами подтверждать затраты.

Шаг 3. Маршрут и точки

Адреса в документе всегда указывают в порядке объезда, а для каждой точки указывают цель визита. При работе с разными организациями желательно добавить их названия и реквизиты подтверждающих документов.

Заполненный блок маршрута у водителя может включать точное время прибытия и убытия.

Шаг 4. Фактическое время

Время прибытия и убытия проставляется по факту, а не заранее. Если бланк предусматривает отметку принимающей стороны, то представитель расписывается во время визита.

Получить такие подписи задним числом невозможно, поэтому пропускать их в течение дня не стоит.

Шаг 5. Подписание

Сначала документ подписывает сам работник, потом его проверяет и визирует ответственное лицо, например руководитель, диспетчер или бухгалтер.

Дополнительные поля при их наличии заполняются по мере готовности данных. Например, показания одометра на конец дня и сумму расходов на топливо водитель вносит после возвращения, прикладывая чек АЗС.

Маршрутный лист составляют в двух экземплярах — один остаётся у сотрудника, второй он сдаёт в бухгалтерию вместе с чеками и билетами. Требований к числу экземпляров закон не содержит, поэтому порядок компания закрепляет сама в приказе об утверждении формы. При электронном оформлении второй экземпляр не нужен, так как документ хранится в учётной системе.

Электронный маршрутный лист

Федеральный закон №402-ФЗ разрешает составлять первичные документы в электронном виде при условии их подписания электронной подписью, поэтому маршрутные листы можно вести в учётной системе или сервисе электронного документооборота — распечатывать их необязательно.

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные и ряд других перевозочных документов оформляются исключительно в электронном виде. Маршрутного листа это требование не касается, так как он не входит в перечень обязательных электронных перевозочных документов.

Компании могут самостоятельно выбрать между бумажным и электронным вариантом маршрутного листа. Электронный вариант на практике удобнее, так как позволяет перевести транспортный документооборот полностью в цифровой формат, а не оформлять часть документов в бумажном виде, а часть в электронном.

Как утвердить собственную форму

Форму маршрутного листа утверждает руководитель организации. Независимо от её содержания последовательность стандартная:

• Разработать бланк под задачи компании.

• Издать приказ об утверждении формы.

• Приложить форму к учётной политике.

В приказе или отдельном положении прописывают, кто выдаёт листы, кто проверяет заполнение и в какой срок работники сдают документы обратно.

Один бланк на все должности почти всегда не лучшее решение. Водителю нужны графы для сведений об автомобиле и одометре, курьеру — интервалы доставки, а торговому представителю — результат визита. Поэтому на практике удобнее утвердить несколько вариантов формы под разные роли.

Учёт выданных листов и сроки хранения

Выдачу и возврат маршрутных листов удобно отражать в журнале учёта. Его ведут в свободной форме, на бумаге или в электронной таблице, фиксируя базовую информацию:

• Номер и дату документа.

• ФИО работника.

• Период действия.

• Дату выдачи и сдачи.

Журнал решает сразу две задачи — обеспечивает сквозную нумерацию и показывает, все ли выданные листы вернулись заполненными.

Маршрутный лист, принятый к учёту, хранится как первичный документ — минимум пять лет после отчётного года, срок задан ст. 29 Федерального закона №402-ФЗ. Если за это время налоговая проверка не проводилась, лучше не спешить с уничтожением, так как документы могут понадобиться для подтверждения расходов за непроверенные периоды.

Пятилетний срок хранения отсчитывается не от даты на документе, а с 1 января года, следующего за тем, в котором лист использовался в учёте. Например, маршрутный лист от июля 2026 года необходимо хранить минимум до 31 декабря 2031 года.

Частые ошибки

Из-за отсутствия официально утверждённого бланка компании часто забывают включить в собственную форму необходимые для учёта данные. В этом случае документ может использоваться только для внутренних целей и не является первичным документом.

Также встречаются и другие ошибки:

• Отсутствует дата составления или подпись.

• Цель поездки записана общими словами, без привязки к заданию.

• Время проставлено заранее.

Инспекторы также сверяют поездки с должностными обязанностями. Когда по маршрутным листам штатный бухгалтер ежедневно развозит товар по магазинам, то к таким расходам могут возникнуть вопросы. На практике это значит, что записи в документе должны соответствовать реальной работе человека.

Другая ошибка — чрезмерно сложная форма. Это повышает риск ошибки, а также приводит к тому, что сотрудники заполняют бланк лишь частично.

Ошибку в уже подписанном листе нельзя закрашивать, также нельзя переписывать бланк задним числом. По ч. 7 ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ исправление в первичном документе должно содержать дату внесения правки и подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов.

Частые вопросы

Когда маршрутный лист обязателен?

Обязанность составлять маршрутные листы возникает на основании внутренних документов самой организации, по закону документ не является обязательным. Но без маршрутных листов сложнее обосновать разъездные расходы, если поездки не подтверждены путевыми листами или иными документами.

Какое наказание за отсутствие маршрутного листа?

Маршрутный лист не является обязательным, поэтому наказания за его отсутствие не предусмотрено. Но риск при его отсутствии в другом — налоговая может не признать расходы на проезд и топливо, если поездки ничем не подтверждены, и в результате доначислить налог.

На какой период допустимо выписать один маршрутный лист?

Ограничений нет — в шапке документа указывают период действия, а у поездок указывают даты. На практике документы редко оформляют больше чем на неделю, так как за длинный период накапливаются пропуски и ошибки.

Можно ли использовать маршрутный лист для списания топлива?

Да, если работник ездит на личном автомобиле и путевой лист не оформляется. В бланк включают показания одометра и маршрут, к листу прикладывают чеки АЗС. В других случаях расход топлива подтверждается путевым листом.

Кто должен расписаться в маршрутном листе?

В документе расписывается сотрудник, совершавший поездки, и ответственное лицо, например руководитель, диспетчер, бухгалтер или начальник подразделения.

Подписи с расшифровкой обязательны, иначе маршрутный лист не будет отвечать требованиям к первичным документам. Перечень подписантов закрепляется в самой форме.

Если в форме предусмотрены подписи представителей принимающих сторон, их необходимо получить при посещении соответствующих организаций.

Нужен ли маршрутный лист для пеших курьеров?

Для пеших сотрудников документ необязателен, но организация может применять его для фиксации маршрутов и выполненных заданий.

Можно ли заменить путевой лист маршрутным?

Нельзя. При перевозке грузов, пассажиров или багажа путевой лист обязателен по ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Маршрутный лист лишь дополняет его, но никогда не является заменой.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFHHpCvV