Переход на электронные транспортные накладные в 2026 году

Транспортные накладные для перевозки груза с 1 сентября 2026 года в большинстве случаев необходимо оформлять только в электронном виде.

В этой статье Точка Банк объясняет, кого касается требование перехода на электронные транспортные накладные в 2026 году, как оформить электронный документ и в каких случаях накладную по-прежнему можно оформить на бумаге.

ЭТрН — это электронная транспортная накладная, которую участники перевозки подписывают электронной подписью и передают друг другу через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), список которых есть на сайте Минтранса. Например, работать с ЭТрН можно через Точка Банк.

Сведения из ЭТрН попадают в государственную систему — ГИС ЭПД, откуда их получают контролирующие органы. Юридическая роль документа не меняется при переходе на электронный формат — накладная по-прежнему подтверждает заключение договора перевозки груза.

С 1 сентября 2026 года электронная форма обязательна для всех участников перевозок — грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Вместе с накладной в электронный формат переводятся и некоторые другие перевозочные документы.

Оформить документ на бумаге можно только в исключительных случаях, которые перечислены в приказе Минтранса России от 01.06.2026 №262.

Транспортная накладная подтверждает, что между грузоотправителем и перевозчиком заключён договор перевозки груза. Электронная накладная (ЭТрН) выполняет ту же функцию, меняется лишь форма документа и способ его передачи, но не назначение документа.

Электронная накладная представляет собой файлы обмена в формате XML, каждый из которых подписывает определённый участник перевозки. Обмен идёт через операторов ИС ЭПД — аккредитованные компании из реестра Минтранса. Напрямую отправить документ в ГИС ЭПД нельзя, оператор нужен всем сторонам.

Форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда утверждены приказом ФНС России от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065@. Порядок обмена документами между участниками перевозки и государственной системой установлен постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 №931.

При остановке машины на дороге водитель по требованию инспектора ГИБДД показывает QR-код со смартфона или планшета.

Переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года затрагивает всех участников перевозки. Накладную нельзя оформить электронно в одностороннем порядке — если хотя бы одна сторона не подключена к оператору ИС ЭПД, завершить обмен по накладной не получится.

Требование перейти на ЭТрН не зависит от размера бизнеса, оборота и количества машин. ИП с одним автомобилем подключается к оператору ИС ЭПД на тех же условиях, что и федеральная транспортная компания.

Важно: обязанность распространяется и на компании, которые сами ничего не перевозят. Если поставщик привозит товар силами транспортной компании, то покупатель как грузополучатель подписывает свой титул накладной.

Отдельного титула для экспедитора в ЭТрН нет. Если экспедитор принял груз во владение по экспедиторской расписке или передаёт груз привлечённому перевозчику от своего имени — подписывает титул грузоотправителя, а если сам перевозит груз — титул перевозчика.  

Кроме транспортной накладной, в электронный вид с 1 сентября 2026 года переходят заказ и заявка на перевозку груза, экспедиторские документы, транспортная железнодорожная накладная и грузовая накладная при воздушной перевозке.

Электронный путевой лист не подпадает под общее требование Федерального закона от 07.06.2025 №140-ФЗ, но установлено отдельное требование об электронной форме путевого листа для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Оформить ЭТрН можно через Транспортный ЭДО от Точка Банка. Сервис подходит всем участникам грузоперевозок.

Транспортная накладная оформляется только в тех случаях, когда есть договор перевозки. Если договора нет, то нет и обязанности создавать ЭТрН. Например, накладную не нужно оформлять в следующих случаях:

• Компания везёт свой груз своим транспортом.

• Покупатель забирает товар собственным транспортом без привлечения перевозчика.

Ориентироваться нужно на фактическую схему, а не на слово «самовывоз» в договоре. Если покупатель приезжает не сам, а нанимает транспортную компанию, договор перевозки есть, значит, нужна ЭТрН.

Есть ситуации, когда договор перевозки есть и накладная обязательна, но оформить её электронно невозможно. Приказ Минтранса России от 01.06.2026 №262 содержит закрытый перечень случаев, когда допускается оформление транспортной накладной в бумажном виде:

• Перевозятся грузы военного назначения, а грузоотправителем или грузополучателем выступает Министерство обороны.

• Грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юридическое лицо, сведений о котором нет в государственном реестре аккредитованных филиалов и представительств.

• Каботажную перевозку выполняет иностранный перевозчик, зарегистрированный в одном из государств ЕАЭС.

• Груз перевозится для физического лица, для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.

• Направить документ в ГИС ЭПД невозможно из-за сбоя программно-аппаратных комплексов, который зафиксирован государственной системой обнаружения и предупреждения компьютерных атак.

• Нет доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 №1855-р.

• Грузоотправитель и грузополучатель одно лицо.

• Перевозятся драгоценные металлы и драгоценные камни.

Приказ Минтранса с исключениями вступает в силу 1 сентября 2026 года и действует до 1 сентября 2032 года. Для экспедиторских документов действует отдельный перечень — его Минтранс утвердил приказом от 03.04.2026 №115.

Важно: сбой и отсутствие интернета — это не универсальные причины, по которым участники перевозки могут продолжить оформлять бумажные накладные. Сбой должен быть зафиксирован государственной системой, а населённый пункт без связи входить в утверждённый перечень.

Крайний срок перехода на ЭТрН — 1 сентября 2026 года. С этого момента транспортные накладные за редкими исключениями должны оформляться только в электронном виде.

Реформа цифровизации грузоперевозок рассчитана на несколько этапов, часть из которых уже прошл

С 1 сентября Минтранс ввёл переходный режим контроля — по поручению президента до 1 марта 2027 года инспектор при остановке машины будет ограничиваться устным предупреждением, если водитель предъявляет бумажный документ вместо электронного.

Важно: нештрафуемый период касается только проверок на дороге. Обязанность оформлять ЭТрН с 1 сентября 2026 года он не отменяет и не защищает от претензий налоговой к расходам на перевозку.

Электронная накладная состоит из файлов обмена, которые на практике называют титулами, или разделами. Четыре титула обязательны.

Титулы подписываются последовательно — следующий нельзя сформировать, пока не закрыт предыдущий. Это меняет привычный порядок работы. Оформить накладную после отправки машины не получится, сведения о перевозке должны быть сформированы к моменту погрузки.

Каждый титул подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Водитель может подписать титул НЭП «Госключ». Если у него есть машиночитаемая доверенность от перевозчика, такой подписи достаточно и повторно подписывать титул не нужно.

Важно: электронную подпись выпускают на каждого водителя. В Транспортном ЭДО от Точка Банка у водителя есть личный кабинет для подписания ЭТрН без доступа к интернет-банку.

Переход на электронные транспортные накладные лучше организовать заранее, чтобы подойти к 1 сентябрю 2026 года с готовым решением.

На начальном этапе нужно разобрать реальные схемы перевозки в собственном бизнесе. Важно определить, в каких случаях заключается договор перевозки, кто грузоотправитель, кто перевозчик и участвует ли экспедитор.

Отдельно нужно проверить поставки, по которым компания выступает грузополучателем, — по ним она выступает грузополучателем и подписывает свой титул даже в том случае, если не заказывала перевозку.

Оценка текущей ситуации позволит определить, распространяется ли на компанию требование перехода на ЭТрН.

Все участники перевозок, на которых распространяется требование перехода на ЭТрН, должны подключиться к оператору ИС ЭПД. Это необходимо, так как работать напрямую с ГИС ЭПД нельзя, документы передаёт оператор из реестра Минтранса. Например, можно подключиться к Транспортному ЭДО от Точка Банка.

У сторон перевозки могут быть разные операторы, между большинством операторов документы всё равно дойдут через роуминг.

Усиленная квалифицированная подпись нужна каждому, кто подписывает титулы.

Руководитель получает подпись в удостоверяющем центре ФНС, сотрудники — в аккредитованном удостоверяющем центре, а их полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью.

Электронный обмен работает только при участии всех сторон перевозки.

До 1 сентября 2026 года стоит запросить у постоянных грузоотправителей, перевозчиков и получателей данные об их операторе ИС ЭПД и статусе подключения. Если в цепочке есть участники, не подключившиеся к оператору ИС ЭПД, закончить оформление ЭТрН будет невозможно.

Для работы с электронной транспортной накладной водителю нужен смартфон или планшет, на нём показывают QR-код через сервис оператора ИС ЭПД при проверке на дороге.

Дополнительно нужно определить сотрудника, который будет подписывать титул грузополучателя, чаще всего это работник склада.

Важно: определить ответственных важно заранее и заранее обеспечить необходимое. Типовая проблема — кладовщик принимает груз, а подпись есть только у бухгалтера в головном офисе. Передавать КЭП третьим лицам нельзя, поэтому каждому ответственному требуется собственная подпись и МЧД.

До обязательной даты стоит протестировать оформление электронного документа. Помимо стандартного сценария, можно протестировать нестандартные ситуации, например замену водителя или машины в рейсе, переадресовку груза, расхождение по количеству мест на выгрузке или недоступность системы у контрагента.

Оформлять электронные транспортные накладные можно через Транспортный ЭДО от Точка Банка.

Отдельного состава с формулировкой «работа без ЭТрН» в КоАП РФ нет — соответствующие поправки находятся на стадии законопроекта. Поэтому при отсутствии у водителя товаросопроводительных документов применяется существующая ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ, по которой предусмотрены предупреждение или штраф в размере 500 ₽.

Наказание зависит от ситуации: если накладной нет ни в каком виде — штраф 500 ₽, а если документ оформлен на бумаге вместо электронной формы — ограничиваются устным предупреждением. 

Основной риск связан не с контролем на дороге или штрафом, а с налогами. После 1 сентября 2026 года бумажная накладная, оформленная вне перечня исключений, не считается надлежащим документом. Отсутствие ЭТрН может предоставить налоговому органу основание отказать в признании транспортных расходов как документально подтверждённых, а также в вычете НДС, если под сомнение будет поставлена реальность самой перевозки.

С 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 07.06.2025 №140-ФЗ, кроме исключений, установленных приказом Минтранса России от 01.06.2026 №262. До этой даты электронная накладная применяется добровольно и по согласию всех сторон перевозки.

Нет. Транспортная накладная подтверждает договор перевозки, а при перевозке своего груза своим транспортом такой договор не заключается.

Если покупатель забирает груз собственным транспортом — нет. Если он нанимает для этого транспортную компанию, договор перевозки заключается, а значит, электронная накладная обязательна.

Нет. Получатель — участник перевозки и подписывает свой титул накладной. Как и другим участникам перевозки, ему необходимо подключиться к оператору и иметь электронную подпись, даже если своего транспорта у компании нет.

Не получится завершить оформление накладной — титулы подписываются последовательно, и без подписи одной из сторон документ остаётся незавершённым. Статус подключения контрагентов стоит проверить до 1 сентября 2026 года.

Общее требование закона №140-ФЗ на путевой лист не распространяется — форму выбирает владелец транспорта. Обязательное требование электронной формы установлено только для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Распечатывать копию для внутренних нужд не запрещено, но юридическую силу имеет электронный документ. Бумажная копия не заменяет ЭТрН при проверке или в учёте.

Водителю не обязательно оформлять КЭП — в предусмотренных случаях он подписывает документ НЭП «Госключ». Если у водителя есть машиночитаемая доверенность от перевозчика, такой подписи достаточно.

Водителю нужен смартфон или планшет, чтобы предъявить QR-код на дороге сотрудникам ГИБДД по требованию.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFGomrTT