Электронная транспортная накладная (ЭТрН) через ЭДО

Электронную транспортную накладную нельзя отправить контрагенту как обычный файл, поэтому для неё нужен транспортный ЭДО. Обмен идёт через оператора ИС ЭПД, который передаёт сведения из накладной в государственную систему — ГИС ЭПД.

В этой статье Точка Банк расскажет, чем транспортный ЭДО отличается от обычного, из каких титулов состоит ЭТрН и кто их подписывает, как выбрать оператора ИС ЭПД, как оформить накладную по шагам и в каких случаях ЭТрН не нужна.

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу оформляется только в электронном виде. Требование распространяется на всех участников перевозки независимо от размера бизнеса, а бумажный формат сохранился только для случаев из перечней Минтранса, указанных в приказах №262 и №391.

ЭТрН состоит из титулов, и каждый участник перевозки — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель — подписывает свою часть. Обязательных титулов четыре, ещё четыре заполняют, если этого требует сценарий перевозки.

Оформлять ЭТрН можно только через аккредитованного оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса, например через Точка Банк. Участники одной перевозки не обязаны работать у одного оператора — документы между разными сервисами передаются через роуминг.

ЭТрН — электронная версия транспортной накладной. Её формат утверждён приказом ФНС России от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065@, а по составу сведений он повторяет бумажную форму накладной. С 2022 года электронный вариант можно было применять добровольно, а с 1 сентября 2026 года он стал обязательным.

Через обычный ЭДО компании обмениваются счетами-фактурами, УПД, актами и договорами. Как правило, в таком обмене участвуют два контрагента — один направляет документ, другой его подписывает. Для транспортной накладной этого недостаточно — документ передаётся всем участникам перевозки, а сведения о нём поступают в ГИС ЭПД. Поэтому ЭТрН оформляется в транспортном ЭДО, где действуют другие правила.

ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Доступ к ней есть у ФНС, МВД и Ространснадзора, поэтому сведения из накладной видны проверяющим органам.

Отправить ЭТрН в ГИС ЭПД напрямую нельзя — это делает оператор ИС ЭПД, который прошёл аккредитацию и включён в реестр Минтранса. Оператор ЭДО без такой аккредитации работать с перевозочными документами не может.

Точка Банк — аккредитованный оператор ИС ЭПД, поэтому оформить ЭТрН можно в Транспортном ЭДО от Точка Банка.

Обязательный переход на электронные перевозочные документы установил Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ. Он изменил Устав автомобильного транспорта и закон о транспортно-экспедиционной деятельности — с 1 сентября 2026 года транспортные накладные оформляются только в электронном виде.

Требование касается всех участников перевозки — грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Исключений по масштабу бизнеса нет, ЭТрН нужна и ИП с одной машиной, если у сторон перевозки возникает обязанность оформить транспортную накладную.

Случаи, в которых транспортную накладную можно оформить на бумаге, перечислены в приказе Минтранса России от 01.06.2026 №262 с изменениями, внесёнными приказом от 02.09.2026 №391. Бумажная накладная допускается в следующих случаях:

• Перевозка грузов военного назначения, если отправитель или получатель — Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО.

• Перевозка продукции военного и двойного назначения в рамках внешнеторговой деятельности.

• Отправитель или получатель — иностранное юрлицо без аккредитованного филиала или представительства в России.

• Каботажная перевозка, которую выполняет перевозчик из страны ЕАЭС.

• Перевозка груза физлица для личных, семейных или домашних нужд.

• Отправитель и получатель 1 одно и то же лицо.

• Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

• Перевозка специальных грузов или периодических печатных изданий.

• Перевозка по территории, где введён режим повышенной готовности или ЧС, чрезвычайное или военное положение, правовой режим КТО.

• Технический сбой, из-за которого сведения нельзя передать в ГИС ЭПД.

• Отсутствие интернета в месте оформления документа, в том числе в населённых пунктах из перечня распоряжения Правительства РФ от 10.07.2025 №1855-р.

Перечень действует до 1 сентября 2032 года. Исключения охватывают небольшую часть перевозок, поэтому большинству компаний необходимо перейти на электронные перевозочные документы.

Отдельного штрафа именно за отсутствие ЭТрН в КоАП РФ нет. Если у водителя нет документов на перевозимый груз, применяется ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ — предупреждение или штраф 500 ₽. До 1 марта 2027 года инспекторы при проверке на дороге за бумажную накладную вместо электронной ограничиваются устным предупреждением, но если у водителя нет никакой версии транспортной накладной, грозит штраф.

ЭТрН — не один файл, а набор титулов, связанных общим идентификатором. Каждый титул относится к своему этапу перевозки, и заполняет его участник, который за этот этап отвечает. Обязательные титулы с 1 по 4 подписывают строго по порядку, а дополнительные титулы с 5 по 8 заполняют при необходимости.

Помимо сведений о сторонах и грузе, в накладную вносят маршрут, сведения о водителе и транспортном средстве, реквизиты сопроводительных документов — сертификатов, деклараций, актов о расхождениях.

Грузоотправитель — лицо, которое выступает в этом качестве по договору перевозки и указывается в транспортной накладной. Им может быть собственник груза, его представитель или экспедитор. Он создаёт накладную, вносит данные о сторонах, договоре, водителе, машине и грузе и подписывает титул 1. Если груз отправляют со склада ответственного хранения, погрузку может оформить работник склада, указав владельца груза и основание своих полномочий.

Перевозчик — транспортная компания или ИП. При погрузке он сверяет фактические сведения с данными первого титула, вносит замечания при расхождениях и подписывает титул 2, а после доставки подтверждает выдачу груза титулом 4.

Грузополучатель проверяет груз, фиксирует фактическое количество и состояние, указывает реквизиты актов о расхождениях, если они составлялись, и подписывает титул 3.

Экспедитор участвует не в каждой перевозке и появляется в ЭТрН только в случае, если перевозку организует он сам. Если экспедитор принял груз во владение, в накладной его указывают как грузоотправителя с отметкой в графе «Экспедитор». Если экспедитор сам везёт груз, не принимая его во владение, он выступает перевозчиком. А если он только организует перевозку и груз во владение не принимает, в ЭТрН он не участвует. В этом случае накладную оформляют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. 

Водитель в пути предъявляет инспектору QR-код накладной. Подписывать титулы ему не обязательно, если это делают сотрудники офиса, но водитель также может подписывать титулы от имени перевозчика при наличии соответствующих полномочий, подтверждённых машиночитаемой доверенностью (МЧД). Например, в личном кабинете водителя в Точка Банке титулы подписывают УНЭП в Госключе прямо со смартфона.

Перед оформлением первой накладной компании необходимо определить способ подписания титулов и выбрать оператора ИС ЭПД.

Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель подписывают свои титулы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) из приложения «Госключ».

Если от имени организации подписывает сотрудник, а не руководитель, на него дополнительно оформляют машиночитаемую доверенность (МЧД).

Водителю квалифицированная электронная подпись не обязательна. Если он только отмечает получение и сдачу груза, для подтверждения этих действий достаточно простой электронной подписи (ПЭП), в  этом случае МЧД не требуется, а титулы перевозчика подписывает логист, другой уполномоченный сотрудник или руководитель компании. 

Если же водитель должен подписывать титулы от имени перевозчика, ему потребуется МЧД, подтверждающая соответствующие полномочия, для этого он может использовать НЭП из приложения «Госключ».

Оператор ИС ЭПД обеспечивает обмен перевозочными документами и передаёт сведения из них в ГИС ЭПД. Для этого он проходит аккредитацию Минтранса и подтверждает соответствие требованиям к защите информации, инфраструктуре и взаимодействию с государственной системой. Наличие аккредитации проверяют по реестру операторов на сайте Минтранса.

Обычный оператор электронного документооборота работает с двусторонним обменом между контрагентами и с ФНС, а оператор ИС ЭПД дополнительно поддерживает многосторонний обмен титулами и передачу сведений в ГИС ЭПД.

Некоторые операторы, в том числе Точка Банк, совмещают оба статуса, поэтому бухгалтерские и перевозочные документы проходят через одного оператора, но через два разных сервиса.

При выборе оператора проверяют, какие виды ЭПД он поддерживает. Перечень поддерживаемых документов зависит от оператора — кроме ЭТрН это могут быть электронный путевой лист, заказ и заявка на перевозку, экспедиторские документы.

Если отправитель работает у одного оператора, а перевозчик у другого, документы между сервисами передаются через роуминг. Отдельно подключать его не нужно, но перед первой перевозкой у контрагентов уточняют, через каких операторов они работают и поддерживается ли обмен с ними.

Транспортный ЭДО от Точка Банка входит в реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД и поддерживает роуминг, например с Контур.Логистикой, Saby TMS и 1С-ЭПД и другими.

У разных операторов порядок оформления похожий, отличается только интерфейс. Шаги ниже показаны на примере Транспортного ЭДО от Точка Банка.

До первой накладной компания заключает договор с оператором ИС ЭПД, выпускает электронные подписи для тех, кто будет подписывать титулы, и при необходимости оформляет МЧД на сотрудников. Подключать водителей к Транспортному ЭДО не требуется, если они не подписывают титулы за перевозчика, а только отмечают погрузку и разгрузку ПЭП. В этом случае им достаточно смартфона, на котором можно открыть QR-код готовой ЭТрН.

Если водитель должен подписывать титулы от имени перевозчика, ему понадобятся доступ к соответствующему сервису, электронная подпись и МЧД, подтверждающая его полномочия. Например, в Точка Банке есть отдельный личный кабинет водителя. В нём видны только его накладные, а титул можно подписать НЭП через Госключ.

На этом же этапе уточняют у контрагентов, к каким операторам они подключены, и проверяют роуминг.

Отправитель создаёт новую накладную и заполняет первый титул — данные о сторонах, договоре, водителе, транспортном средстве и грузе.

Если перевозку организует экспедитор, это отмечают в первом титуле.

Титул 1 разбит на блоки — перевозка, доставка, груз, условия погрузки и сведения о самой погрузке. Часть полей сервис заполняет сам, поэтому остаётся проверить их и внести недостающие данные.

Сервис проверяет обязательные поля и подсказывает, что нужно исправить для соответствия формату ФНС. После того как документ создан, это отражается в системе.

Пока документ не подписан, его можно редактировать. После нажатия «Подписать и отправить» титул уходит перевозчику и в ГИС ЭПД, а статус накладной в личном кабинете меняется на «Погрузка».

Перевозчик видит накладную во входящих документах и заполняет второй титул.

Для подтверждения погрузки перевозчик нажимает «Оформить погрузку», сверяет фактические данные с первым титулом и при необходимости добавляет замечания о состоянии груза. Если в титуле отправителя есть ошибка, перевозчик отклоняет документ с указанием причины, а отправитель создаёт новую накладную с корректными данными.

После подписания второго титула формируется QR-код ЭТрН. Водитель предъявляет его инспектору ГИБДД или Ространснадзора, поэтому код сохраняют на смартфон или планшет до выезда.

На выгрузке получатель проверяет груз, фиксирует фактическое количество и состояние и подписывает титул 3.

В титуле указывают фактическое время прибытия и состояние груза. Если обнаружены расхождения, составляют акт и вносят его реквизиты в накладную.

После заполнения предыдущих титулов накладная возвращается перевозчику. Он проверяет сведения о состоянии груза и времени доставки и подписывает последний обязательный титул.

При необходимости оформляются дополнительные титулы 5–8. После подписания последнего титула накладная со всеми подписями хранится у оператора и в ГИС ЭПД и каждый участник перевозки может открыть её в своём сервисе. 

После подписания титулов работа с накладной не заканчивается — её показывают при проверке, иногда исправляют и хранят вместе с остальной первичкой.

При остановке водитель показывает QR-код на экране смартфона, а инспектор считывает его и открывает данные накладной в ГИС ЭПД. Распечатывать накладную или дублировать её на бумаге не нужно. QR-код сохраняют на телефоне заранее в виде файла или в кеш, поэтому он открывается и там, где нет мобильной связи.

У водителя в Транспортном ЭДО от Точка Банка есть собственный личный кабинет, где отображается только необходимая для водителя информация. При надобности перевозчик может выпустить МЧД для водителя, чтобы водитель мог подписывать титулы за перевозчика прямо в дороге без привлечения логиста или других сотрудников.

Способ исправления зависит от этапа. Если ошибку в первом титуле заметил перевозчик на погрузке, он отклоняет накладную с указанием причины, а отправитель создаёт новую с верными данными. Если обмен уже завершён, корректировку оформляют по правилам оператора и действующего формата ФНС.

Подписанная ЭТрН хранится у оператора ИС ЭПД и в ГИС ЭПД, доступ к ней есть у всех участников перевозки. Срок хранения такой же, как у других первичных документов, — не менее пяти лет.

Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза. Если договора перевозки нет и сторонний перевозчик не привлекается, накладная, как правило, не нужна. Например, когда:

• покупатель вывозит товар самовывозом на своём транспорте;

• компания везёт собственный груз своими машинами;

• груз перемещается между складами или подразделениями одной организации на её транспорте.

В некоторых перевозках вместо ЭТрН или вместе с ней оформляют другие документы. При железнодорожной перевозке нужна электронная железнодорожная накладная, при авиаперевозке — электронная грузовая накладная. Если в доставке участвует экспедитор, дополнительно оформляют поручение экспедитору и экспедиторскую расписку.

Нет. Накладную передают в утверждённом ФНС формате через оператора ИС ЭПД, и сведения из неё попадают в ГИС ЭПД. Сканированная копия или документ в формате PDF, отправленные через обычный электронный документооборот, перевозочным документом не считаются.

Нет. Водителю достаточно смартфона с сохранённым QR-кодом накладной. Если водитель будет подписывать титулы за перевозчика, то ему также требуется доступ к транспортному ЭДО, электронная подпись и машиночитаемая доверенность. В Точка Банке для этого есть личный кабинет водителя — там он видит только свои накладные и подписывает титулы НЭП в Госключе по МЧД со смартфона.

Да. Действия водителя подтверждаются УНЭП из Госключа с МЧД.

Нет. Накладную оформляют на одну или несколько партий груза, которые везёт одно транспортное средство. Если груз распределён по нескольким машинам, на каждую нужна своя ЭТрН.

Нет. ЭТрН подтверждает перевозку, а УПД или товарная накладная — передачу товара покупателю. Титулы 5 и 6 позволяют использовать ЭТрН как первичный документ по услугам перевозки, но для вычета НДС всё равно нужен свой комплект документов.

Менять оператора ИС ЭПД и подключаться к одному и тому же, как правило, не требуется. Документы передаются через роуминг между операторами ИС ЭПД. Перед первой перевозкой уточняют, поддерживает ли оператор контрагента обмен с вашим сервисом.

С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен, а бумажная накладная допускается только в случаях из перечня Минтранса. Если перевозка в эти случаи не попадает, контрагенту нужно подключиться к оператору ИС ЭПД.

Сведения из накладной поступают в ГИС ЭПД, к которой имеют доступ ФНС, МВД и Ространснадзор.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFFvGi4i