Зачем в 1С включен универсальный отчет и как его использовать

В «1С:Бухгалтерия 3.0» данные не хранятся в одном месте. Программа разделяет их по типам объектов. Справочники содержат постоянные данные (например, контрагентов и номенклатуру), документы фиксируют хозяйственные операции, а регистры — накапливают информацию о движениях и расчетах. Отдельно ведется регистр бухгалтерии, на основе которого формируются классические бухгалтерские отчеты.

Для работы с этими данными в 1С есть стандартные отчеты — оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета и другие. Они удобны, не требуют сложной настройки и подходят для большинства задач, связанных с бухгалтерским учетом.

Но стандартные отчеты работают в рамках заданной логики. Если нужно получить нестандартную выборку, например объединить данные из разных объектов или проверить, как формируются записи в базе, возможностей стандартных отчетов может не хватить.

В таких ситуациях используют универсальный отчет. Это инструмент, который позволяет выбрать источник данных (справочник, документ или регистр), задать период, настроить поля, группировки и отборы и получить отчет под конкретную задачу.

По сути, универсальный отчет — это способ «достать» данные из системы в том виде, в котором они реально хранятся. Его используют для анализа, поиска ошибок, проверки движений и работы с нетиповыми задачами, когда готового отчета в программе нет.

Есть три способа, как открыть универсальный отчет в «1С:Бухгалтерия 3.0»:

1. Через раздел «Функции для технического специалиста», далее «Отчеты». Предварительно зайдите в «Настройки — Параметры» и активируйте флаг «Режим технического специалиста» (если пункт «Функции для технического специалиста» отсутствует в меню).

2. Через раздел «Администрирование», далее «Печатные формы, отчеты и обработки».

3. Через раздел «Отчеты — Стандартные отчеты».

С помощью универсального отчета можно вручную выбрать, какие данные из базы вывести и в каком виде их посмотреть. Инструмент также используют для проверки. Через него легко увидеть, какие записи формируют документы и где возникают ошибки. 

Типами объектов для построения отчета могут выступать:

• справочники;

• документы;

• регистры (сведений, накопления, бухгалтерии);

• планы видов расчета;

• бизнес-процессы.

Нужно выбрать конкретный вид справочника, документа в поле «Имя объекта».

Для документов, регистров накопления, бухгалтерии и бизнес-процессов нужно указать «Период», за который будут выбраны данные.

Для всех типов объектов, кроме регистров сведений и бизнес-процессов дополнительно уточняют «Имя таблицы» для построения отчета. После этого нажмите кнопку «Сформировать».

Можно построить, например, отчет по справочнику «Должности». Для этого нужна таблица «Основные данные».

Настроенный таким образом отчет можно сохранить в системе и в дальнейшем вызывать повторно.

Не всегда данные, выданные универсальным отчетом, сразу имеют нужный вид. Пользователи часто настраивают представление информации под себя. Это можно сделать по кнопке «Настройки».

Рассмотрим расширенные настройки универсального отчета на примере отчета по регистру накопления «НДС предъявленный». После открытия окна настроек нужно переключиться в вид «Расширенный».

Для начала перейдите на вкладку «Структура» и два раза кликните по строке «Организация, Счет-фактура, Вид ценности,..». В окне «Настройки группировки» оставьте флажок около поля «Организация». Это будет первый уровень группировки отчета. Нажмите кнопку «Завершить редактирование».

После этого по кнопке «Добавить» заведите второй уровень группировки отчета по полю «Поставщик» и третий — по полю «Счет-фактура».

Завершите ввод по кнопке «Закрыть и сформировать».

Теперь нужно убрать из отчета лишний столбец «Количество записей». Это можно сделать в расширенных настройках на закладке «Фильтры», переключив поле «Выводить количество подчиненных записей» в положение «Нет».

 Переформируйте отчет.

Еще одна возможность расширенных настроек — использовать специальное оформление для отобранных по определенному фильтру данных. 

Чтобы выделить желтым цветом строки, в которых «Сумма без НДС» будет меньше или равна 100 тыс. руб., перейдите на вкладку «Оформление» и добавьте новый элемент по кнопке «Добавить». Укажите цвет фона — желтый, добавьте отбор «Сумма без НДС Меньше или равно 100 000,00» и нажмите кнопку «ОК».

Также поставьте галочку напротив параметра «Выводить заголовок для печати» и отредактируйте текст. Переформируйте отчет.

Кроме того, универсальный отчет позволяет добавлять диаграммы, иллюстрирующие выводимые данные. Сделать это можно по кнопке «Еще» на вкладке «Структура» расширенных настроек.

Для диаграммы указывают поля, которые будут точками и сериями.

При двойном клике по строке с диаграммой можно изменить ее тип.

Иногда неочевидно, какой источник данных выбрать для универсального отчета. В таком случае можно ориентироваться на документы, которые формируют нужные движения. 

Например, чтобы проверить входящий НДС за период, подойдет документ «Поступление (акты, накладные)». Нажав кнопку «Дт/Кт», вы увидите проводки — они помогут определить подходящий регистр или объект для отчета.

Запишитесь на консультацию по автоматизации бизнес-процессов

Оставьте контакты и наши менеджеры с вами свяжутся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Универсальный отчет в 1С — это инструмент для нетиповых задач, когда готовых решений в программе не хватает. Он позволяет работать с данными напрямую и получать нужную выборку без доработок конфигурации или привлечения разработчиков.

У универсального отчета нет фиксированной структуры. Его нужно настраивать под конкретную задачу: выбирать источник данных, продумывать логику группировок и отборов. 

В каждом случае параметры будут отличаться — универсального шаблона нет. Поэтому работа с этим инструментом требует понимания, как устроены данные в 1С и где именно они хранятся.

Читайте также:

• 5 предпосылок к автоматизации бизнеса: когда откладывать точно не получится.

• Управленческий учет на предприятии: организация и ведение в 1С.

• Ошибки при расчете НДФЛ в 1С:ЗУП: как исправить.

Реклама: ООО «Трио», ИНН 6322039268, erid: 2W5zFHkrSKK