Ошибки при расчете НДФЛ в ЗУП 3.1: как исправить

НДФЛ (налог на доходы физических лиц) — это прямой налог, взимаемый с доходов физических лиц.

Кто налогоплательщик:

• работники по трудовым договорам;

• исполнители по договорам ГПХ;

• физические лица, имеющие доходы от продажи или сдачи имущества в аренду, размещения денежных средств на вкладах, продажи ценных бумаг.

Фактически удерживают налог с доходов сотрудников и перечисляют его в бюджет налоговые агенты — работодатели.

С 2025 года действует прогрессивная шкала для большинства доходов (13–22%). 

Также есть особые ставки:

• 35% — для выигрышей в рекламных акциях, материальной выгоды;

• 13–15% — для пассивных доходов (проценты, дивиденды, продажа имущества): 13% до 2,4 млн рублей, 15% свыше.

Неуплата НДФЛ за сотрудников или ошибки в отчетности грозят:

• штрафами (20–40% от суммы долга);

• пенями за просрочку;

• административной, а в особых случаях — уголовной ответственностью руководителю.

В 1С:ЗУП 3.1 автоматизирован расчет зарплаты, налогов и взносов. Компания 1С регулярно обновляет классификаторы, алгоритмы расчета, формы отчетности. Но риск ошибок все равно возникает.

Наиболее часто встречаются следующие ошибки:

1. Нарушена хронология расчета.

2. Несвоевременно обновлена программа.

3. Плановая дата выплаты не совпадает с фактической, из-за чего в Ведомости выплаты зарплаты НДФЛ не заполняется.

4. Доход попал в другой период и применяется большая ставка.

5. Программа настроена с ошибками — вид дохода ошибочно обложили НДФЛ.

6. Банальные ошибки пользователя — некорректно введены вычеты по НДФЛ в программе.

7. Возврат НДФЛ уволенному сотруднику, если в месяце увольнения начислена отрицательная сумма.

8. Ошибки при расчете отпускных и др.

Чтобы проверить, нет ли проблем с начислением и удержанием НДФЛ, можно использовать отчеты:

• Сводная справка 2-НДФЛ (раздел «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»). В отчете представлена информация по сотрудникам — ставка, доходы, вычеты, налоговая база, исчисленная и удержанная суммы налога. 

• Анализ НДФЛ по датам получения доходов (раздел «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»). Этот отчет помогает найти ошибки в датах. Обращайте внимание на колонку «Осталось удержать». Для поиска ошибки отчет можно развернуть по сотрудникам или вызвать расшифровку строк, например по документам-основаниям.

• Анализ НДФЛ по документам-основаниям (раздел «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам»). При наличии ошибки этот отчет помогает увидеть пользователю, в каком документе она была допущена.

• Анализ НДФЛ по месяцам (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате»). Этот отчет помогает обнаружить «минусы» и лишние удержания.

Последовательность действий зависит от вида ошибки и расчетного периода. 

Если расчетный период не закрыт и 6-НДФЛ не сдан, нужно внести исправления в справочники и регистры (например, добавить работнику вычет на ребенка), перезаполнить данные в документах начисления зарплаты и ведомостях и восстановить хронологическую последовательность проведения документов.

Исключение — по документу уже сделана выплата в межрасчетный период или по какой-то причине нужно сохранить оба экземпляра. Тогда на основании первичного документа, например «Отпуска», по гиперссылке «Исправить» вводят документ-исправление с корректировкой данных и проводят его.

Кроме того, первичный документ можно сторнировать, перейдя по гиперссылке. Документы-исправления попадают в те же журналы, что и первичные.

Если ошибка найдена в предыдущем периоде, используют:

• Документ-исправление.

• «Перерасчет НДФЛ» из раздела «Налоги и взносы» (в том числе за прошлые налоговые периоды). Если НДФЛ ранее исчислили неверно, надо найти причину ошибки, исправить ее, потом автоматически заполнить документ по перерасчету.

• «Операцию учета НДФЛ» из того же раздела. Она позволяет сделать движения по всем основным регистрам учета НДФЛ.

В операции можно отразить доходы и налоги, которые не регистрируются в ЗУП 3.1 другими документами. Например, когда начисление и выплата проходят в базе «1С:Бухгалтерия предприятия». Также документ удобно применять для корректировок. Заполняется операция только вручную.

Если ошибка попала в уже сданный 6-НДФЛ, сформируйте уточненный расчет (признак «КНД 1151100»).

18 марта 2026 года расчетчик зарплаты обнаружила, что не внесла в базу 1С сотруднице Орловой А. П. заявления на стандартные вычеты на первого и второго ребенка с января 2026 года. Перерасчет НДФЛ произвели в день обнаружения. Излишне удержанную сумму НДФЛ сотруднице решили пока не возвращать. 

Аванс в компании выплачивают 20-го числа каждого месяца, а окончательный расчет заработной платы за месяц — 5-го числа следующего месяца. Оклад сотрудницы — 55 000 руб.

Право Орловой А. П. на стандартные налоговые вычеты на детей с января 2026 года бухгалтер зарегистрировала документом «Заявление на вычеты по НДФЛ».

Расчетчик зарплаты произвела перерасчет НДФЛ по Орловой А. П. с начала года, введя документ «Перерасчет НДФЛ».

С начала 2026 года по 18 марта 2026 года работнику был начислен доход в сумме 133 571,43 руб. (110 000 руб. (оплата за январь и февраль) + 23 571,43 руб. (аванс за март)). Исчисленный и удержанный НДФЛ составил 17 364 руб.

В результате перерасчета налога Орловой А. П. предоставлены вычеты на детей за январь–март 2026 года в сумме 12 600 руб. Налоговая база равна 120 971,43 руб. (133 571,43 руб. — 12 600 руб.). Сумма исчисленного НДФЛ составляет 15 726 руб. Удержан налог в сумме 17 364 руб. Сумма излишне удержанного НДФЛ равна 1 638 руб.

По кнопке «Заполнить» программа пересчитала НДФЛ за указанный в шапке налоговый период (2026 год) по всем физлицам, получившим доход. Если ранее налог был исчислен неверно, то в документе появятся строки на первой вкладке. В правой части формы выводятся сведения о перерасчете вычетов: стандартных, имущественных и личных.

Отрицательный НДФЛ отразится в зарплатной отчетности как НДФЛ к зачету в счет будущих платежей.

Так как в нашем примере в марте 2026 года не произведен возврат излишне удержанного НДФЛ сотруднику, в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2026 года будет заполнена строка 180 раздела 2. 

Если бы сумму излишне удержанного налога сотруднику вернули в марте 2026 года после перерасчета (в нашем примере — 18 марта), то в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2026 года заполнились бы строки 190 и 195.

Запишитесь на консультацию по автоматизации бизнес-процессов

Оставьте контакты и наши менеджеры с вами свяжутся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Ошибки при расчете НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1 чаще всего связаны с нарушением последовательности ввода документов, несвоевременным обновлением программы, ошибочными настройками, а так же просто ошибками пользователей.

Обнаружить такие проблемы помогают встроенные отчеты программы —  Сводная справка 2-НДФЛ, Анализ НДФЛ по документам-основаниям, Анализ НДФЛ по датам получения доходов и другие.

Если ошибка найдена в текущем отчетном периоде, ее можно исправить. Для этого нужно понять причину, затем восстановить хронологическую последовательность документов или скорректировать документами-исправлениями. Для прошлых периодов используются перерасчет НДФЛ и корректирующие операции учета.

Регулярная проверка отчетов и корректная настройка программы позволяют избежать расхождений в расчетах и ошибок в отчетности по НДФЛ.

Читайте также:

• 5 предпосылок к автоматизации бизнеса: когда откладывать точно не получится.

• Эффект от внедрения 1С: как понять и рассчитать.

• Управленческий учет на предприятии: организация и ведение в 1С.

Реклама: ООО «Трио», ИНН: 6322039268, erid: 2W5zFGzCNZf