Расходы на такси в командировке: как учесть, документы, налоги

Служебная командировка — это совершаемая по распоряжению работодателя поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Все расходы работника, связанные с командировкой, включая затраты на проезд туда и обратно, работодатель обязан ему возместить (ст. 166, 167 ТК). 

Затраты на такси можно учесть при расчете налога на прибыль, если они имеют экономическое обоснование и подтверждаются соответствующими документами (п. 1 ст. 252 НК, письмо Минфина от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215). 

Командированный работник может взять такси:

1. Для проезда до аэропорта / вокзала и обратно при отъезде в командировку и при возвращении из нее.

2. Для проезда от аэропорта / вокзала прибытия до гостиницы, или другого места проживания в командировке, и обратно.

3. Для совершения поездок в месте командировки, например, когда нужно добраться от гостиницы до работы или посетить несколько организаций, находящихся в разных частях города.

В первых двух случаях расходы на такси входят в состав затрат на проезд к месту командировки и обратно, поэтому в целях налогообложения их можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п.1 ст. 264 НК). 

Стоимость поездок на такси в месте командировки, указанных в третьем пункте, тоже можно отнести к прочим расходам на производство и реализацию, так как перечень командировочных расходов в ст. 264 НК не является исчерпывающим, а Трудовой кодекс обязывает работодателя возмещать все согласованные с ним расходы, совершенные в командировке. Сотруднику нужно заранее согласовать такие траты с работодателем, при этом поездки должны носить служебный характер (пп. 12 и 49 п. 1 ст. 264 НК, ст. 168 ТК, письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839).

Порядок возмещения затрат на такси нужно зафиксировать в локальном акте — коллективном договоре, положении о командировках и т. п., указав все ситуации, когда командированный работник имеет право брать такси в производственных целях. Отсылка к такому документу необходима для обоснования произведенных затрат работника на проезд.

НДС, выделенный в чеке, можно принять к вычету исключительно при оплате проезда на такси до места командировки и обратно, при этом достаточно чека или БСО с выделенной в нем суммой налога (п. 7 ст. 171 НК). Во всех прочих ситуациях для получения вычета по НДС необходимо наличие счета-фактуры. 

Ключевым условием для вычета является использование услуг такси в командировке, связанной с деятельностью, облагаемой НДС. Иначе налоговые органы могут оспорить право на вычет, ссылаясь на использование такси в деятельности, не подпадающей под НДС.

При применении УСН с объектом «доходы минус расходы» учет затрат на такси зависит от целей поездки и схож с налогообложением прибыли. 

Без риска можете учитывать расходы на проезд сотрудника в такси к месту командировки и обратно и иные поездки работника в служебных целях — они перечислены в закрытом перечне затрат, учитываемых на УСН (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК). 

Траты на такси в составе командировочных расходов на УСН «доходы минус расходы» учитывают (п. 2 ст. 346.17 НК):

• на дату утверждения авансового отчета — если оплата произведена работником за счет выданного перед командировкой аванса;

• на дату погашения задолженности перед работником — если он оплачивал проезд за свой счет, а после утверждения авансового отчета ему возместили расходы.

Компенсация стоимости проезда командированного сотрудника на такси относится к компенсационным выплатам, связанным с исполнением трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК).

Если поездки на такси осуществлялись в служебных целях в интересах работодателя и это подтверждено соответствующими документами, у работника не возникает налогооблагаемого дохода, а значит, компенсация стоимости его проезда не облагается НДФЛ. Это касается как проезда на такси до места командировки и обратно, так и поездок в период нахождения работника в командировке (письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180). 

Компенсация расходов на такси, не подтвержденных документами, осуществляется на усмотрение работодателя и облагается НДФЛ.

Удобные командировки для каждого

Помогаем оформлять деловые поездки быстро и выгодно

Попробовать

Страховые взносы не начисляются на стоимость проезда на такси до места назначения и обратно, на проезд в аэропорт или на вокзал (п. 2 ст. 422 НК, п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Что касается поездок на такси в месте командировки, то они не упоминаются в закрытом перечне п. 2 ст. 422 НК и ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, следовательно, во избежание разногласий с ФНС и Соцфондом, на компенсацию за них нужно начислять страховые взносы, как на выплаты в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК).

В то же время, не исключено, что в случае споров с налоговиками и СФР, суд примет сторону страхователя — такие примеры в арбитражной практике есть (например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 16.04.2014 по делу А27-6171/2013, АС Волго-Вятского округа от 25.05.2017 № Ф01-1678/2017).

Вернувшись из командировки, работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах, приложив к нему подтверждающие документы.

Подтверждением оплаты работником услуг такси могут быть (п. 76, пп. «г» п. 82 Правил перевозок, утв. постановлением Правительства №1586 от 01.10.2020 в ред. от 23.03.2024):

• чек ККТ — бумажный или полученный в виде электронного документа, либо предъявленный пассажиру в виде QR-кода;

• чек, сформированный самозанятым водителем в специальном приложении и полученный в виде электронного документа, QR-кода;

• фискальный бланк строгой отчетности — бумажный или электронный (могут выдавать водители — ИП, работающие без сотрудников). 

В подтверждающем документе должны присутствовать:

• наименование или ФИО перевозчика;

• номер документа;

• дата выдачи;

• наименование оказанной услуги;

• сумма оплаты.

Для экономического обоснования использования услуг такси можно попросить работника составить письменный отчет (служебную записку или заявление по утвержденной работодателем форме) с указанием маршрута поездки и объяснением причин, по которым был выбран данный вид транспорта. Например, необходимость поездки на такси в командировке может быть вызвана отсутствием общественного транспорта, срочностью, перевозкой важных документов, или иной причиной, связанной с работой. 

В бухучете стоимость услуг проезда на такси в командировке учитывают как расходы по обычным видам деятельности. Они признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем (п. 5, 16 ПБУ 10/99).

Проводки выглядят так:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выдача денег под отчет сотруднику;

• Дт 44 (08, 10, 20, 26) Кт 71 — стоимость услуг такси отнесена на расходы.

Проводки в случае компенсации работнику стоимости поездки на такси:

• Дт 26 (44, 08) Кт 73 — начислена компенсация стоимости проезда;

• Дт 73 Кт 50 (51) — компенсация выплачена работнику.

Оформить «Яндекс.Такси» для командировки можно прямо в сервисе Trivio. Достаточно лишь зайти в личный кабинет и создать ваучер на такси, в котором можно указать доступные классы автомобилей и период поездок. Оплатить поездку с корпоративного счета просто — перейдите в приложение «Яндекс GO», закажите машину и выберите способ оплаты «Тривио Сервис». 

А чтобы быстро сформировать закрывающие документы, подключите интеграцию с вашей учетной системой. Trivio передает данные о командировках в 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП и другие учетные системы. Бухгалтерия получает все документы в нужном формате и точно в срок, а авансовые отчеты автоматически формируются на основе загруженных данных. Все документы хранятся в личном кабинете компании и в любое время доступны онлайн.

Читайте также: 

• Туристический налог с 2025 года: как учитывать в командировочных расходах.

• Как оформить и оплатить однодневную командировку в 2025.

• Топ-7 ошибок при оформлении командировки и как их избежать.

Трансфер и такси для юридических лиц

Онлайн-бронирование без наценок

Попробовать

Реклама: АО «Тривио», ИНН 7713459640, erid: 2W5zFGJ2JzU