Охрана труда

Сотрудники, работающие за компьютером: медосмотры и подтверждение время работы у экрана

Многие проводят немало времени за компьютером: бухгалтеры, секретари, кадровики, системные администраторы. Работодатели задаются вопросом, положен ли медосмотр таким сотрудникам, и если так, то как часто? Выясним это, а заодно разберемся, какими документами подтвердить время работы сотрудников за компьютером, если в компанию пришла трудинспекция.
36,9 тыс. 496
Сотрудники, работающие за компьютером: медосмотры и подтверждение время работы у экрана

Многие работники любой компании проводят немало времени за компьютером: бухгалтеры, секретари, кадровики, системные администраторы. Работодатели задаются вопросом, положен ли медосмотр таким сотрудникам, и если так, то как часто? Выясним это вместе, а заодно разберемся, какими документами подтвердить время работы сотрудников за компьютером, если в компанию пришла трудинспекция.

Все офисные работники, которые трудятся за компьютером 50% рабочего времени и больше, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя (пункт 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). При этом не имеет значения, занят работник полный рабочий день или нет. Важен только факт работы за компьютером не менее 50% рабочего времени.

Кто и когда проходит медосмотр

На время прохождения медосмотров и освидетельствований за работниками сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 185 ТК РФ). Периодичность медосмотров - один раз в два года у невролога и офтальмолога, а работникам моложе 21 года проходить медосмотр нужно ежегодно (ч. 1 ст. 213 ТК РФ). Возможна, что в населенном пункте, где расположена компания, в медицинской организации нет офтальмолога и невролога, или же медучреждение не имеет лицензии на проведение периодических медосмотров. Тогда компания вправе командировать работников на периодический медицинский осмотр в другой населенный пункт.

Важно

Медосмотры должны проводиться вне зависимости от результатов специальной оценки условий труда, даже, если условия труда признаны допустимыми. Это позиция регулятора – например, письма Минтруда России от 21.03.2014 № 15-2/ООГ-242, от 18.08.2015 № 15-1/ООГ-4397). Такое мнение разделяют и судьи, например, в Определении ВС РФ от 24.09.2015 № 302-КГ15-11278 по делу № А33-3164/2014.

Нельзя допускать работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обязательного медосмотра. В противном случае должностные лица и индивидуальный предприниматель могут быть оштрафованы на сумму от 15 000 до 25 000 руб., юридическое лицо - от 110 000 до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ). За повторное аналогичное правонарушение административное наказание ужесточается (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Ситуация 1 

Грибов Н.Н. работает в организации одновременно по основному месту работы и как внутренний совместитель. На основном месте работы работник занят восемь часов в день, по совместительству - два часа. За компьютером Грибов Н.Н. работает три с половиной часа в день на основном месте работы, час в день - по совместительству. Обязан ли работник проходить периодические медицинские осмотры, учитывая, что в итоге за компьютером он проводит четыре с половиной часа в день?

Если на основном месте работы Грибов Н.Н. проводит за компьютером три с половиной часа в день из восьми рабочих часов, то проходить обязательные периодические медицинские осмотры он не должен. Время работы за компьютером не превышает 50% рабочего времени.  Однако как совместитель Грибов работает за компьютером час в день из двух отведенных часов.  Поскольку время работы за компьютером составляет 50% от общего времени работы по совместительству, то работник  должен проходить обязательные периодические медицинские осмотры.

Если работник не прошел медосмотр

Работников, не прошедших обязательный медосмотр, работодатель не вправе допускать к исполнению трудовых обязанностей (ст. 76 ТК РФ). В период отстранения от работы заработная плата работнику не начисляется.  Исключение делается для случая, когда работник не виноват в том, что медосмотр не пройден. Документом, который подтверждает, что работник не прошел обязательный медицинский осмотр, может быть:

  • листок нетрудоспособности, выданный в период проведения осмотра;
  • информация из медицинского учреждения о неявке работника на осмотр, оформленная документально;
  • объяснительная записка работника;
  • письменный отказ работника от прохождения осмотра;
  • акт об отказе работника пройти медосмотр, составленный работодателем.

Отстранение работника от работы в связи с тем, что не пройден медосмотр, оформляется приказом. Его форма законодательно не установлена, поэтому работодатель вправе разработать документ самостоятельно. В любом случае в таком приказе нужно указать:

  • фамилию, имя, отчество работника, его должность;
  • основание отстранения, которое предусмотрено федеральным законом или нормативным правовым актом (ч. 1 ст. 76 ТК РФ);
  • срок отстранения;
  • обстоятельства, которые свидетельствуют о наличии или отсутствии вины работника в том, что не пройден медосмотра-  это важно для оплаты (или неоплаты) периода отстранения;
  • условия оплаты в период отстранения от работы;
  • перечень документов, которые подтверждают, что медосмотр не пройден.

С приказом работника нужно ознакомить под подпись, а при отказе подписать его – составить акт.

Ситуация 2

Работодатель издал приказ об отстранении работника от работы. Работник не согласился с этим и подал в суд. Судьи изучили документы, послужившие основанием для издания приказа: акт об отказе работника пройти медосмотр и сообщение медицинского учреждения о неявке работника на осмотр. После этого суд признал, что приказ об отстранении работника от работы был издан правомерно (Определение Московского городского суда от 20.12.2011 по делу № 33-39156).

Если работник не прошел обязательный медицинский осмотр по своей вине, то работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание (подп. «в» п. 35 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Важно

При отстранении от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр, нужноне ошибиться при оформлении табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12 или № Т-13). В табеле фиксируется период, фактически отработанный работником до момента издания приказа об отстранении. Время отстранения отмечается в табеле проставлением буквенного (НБ) или цифрового (35) кода (отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством).

Как определить продолжительность работы за компьютером

На случай спора с контролерами работодателю следует зафиксировать время работы сотрудника за компьютером в документах, например, в таких:

  • должностные инструкции;
  • графики встреч, совещаний и командировок работников;
  • электронные журналы, фиксирующие технические параметры работы с компьютером;
  • показания свидетелей (включая руководителей работников);
  • листы учета рабочего времени.

Подтвердить время работы за компьютером можно хронометражными наблюдениями. При этом законодательство не регламентирует порядок проведения таких наблюдений. Значит, работодатель может самостоятельно разработать порядок хронометража и закрепить его в локальном нормативном акте. Там же регламентируются способы и средства фиксации, порядок отражения результатов наблюдений. Отдельным приказом необходимо назначить ответственных за хронометраж лиц.

В приказе (или любом локальном акте организации) можно установить время работы за компьютером. Оформляется такой приказ в произвольной форме. Переиздавать приказ ежегодно не нужно, конечно, если не произошло никаких существенных изменений (например, после спецоценки).

Важно

Отнеситесь серьезно к фиксации на бумаге времени работы сотрудника за компьютером и вне его. Документы (приказы, локальные нормативные акты) помогут исключить возможные споры с трудовой инспекцией и обосновать, например, почему того или иного сотрудника не отправили проходить медосмотр. Если документов не будет, то проверяющие могут решить, что все офисные сотрудники трудятся за компьютером весь рабочий день. И оштрафовать организацию за нарушение трудового законодательства.

Организация обязательных медосмотров

Напомним, порядок направления на обязательные периодические медицинские осмотры и порядок их проведения утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (далее - Порядок).

В пункте 4 Порядка сказано, что проводить медицинский осмотр может только организация, имеющая право на проведение предварительного медицинского осмотра. В такой организации должна быть создана постоянная комиссия, в состав которой входят врачи, прошедшие специальное повышение квалификации (п. 5 Порядка). Работник проходит периодический медицинский осмотр по направлению, выданному работодателем, а в направлении указывается медицинское учреждение, в котором необходимо это сделать (пункты 24 и 8 Порядка). С медицинской организацией  работодатель заключает договор.

Алгоритм действий работодателя

Шаг 1. Cоставить и утвердить поименные списки работников с указанием их профессий (должностей) и вредных производственных факторов (пункты 19 и 20 Порядка).

Шаг 2. Направить списки работников в медицинскую организацию не позднее чем за два месяца до даты начала проведения периодического осмотра (п. 23 Порядка).

Шаг 3. Ознакомить работников с календарным планом проведения периодического осмотра не позднее чем за 10 дней до даты его начала (п. 26 Порядка).

Шаг 4. Вручить работнику под роспись направление на периодический осмотр (п. 24 Порядка).

Шаг 5. Организовать учет выданных работникам направлений (п. 8 Порядка).

Итак, работник получает под роспись направление на периодический осмотр (п. 24 Порядка), проходит его. По результатам медицинская организация оформляет заключение в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в его медицинской карте (пункты 12 и 31 Порядка). Не позднее чем через 30 дней после медосмотра медицинская организация составляет заключительный акт в четырех экземплярах, один из которых в течение пяти рабочих дней направляет работодателю (п. п. 42 и 45 Порядка). 

Комментарии

3
  • LAWYERSPB

    Допустим, работник прошел медосмотр и врач не рекомендует ему столько времени проводить за компьютером или вообще сообщает о противопоказании работать за компьютером. Работника надо уволить? Прекрасно, что законодатель пытается бороться с вредными условиями труда в пользу сохранения здоровья работника. Но не станут ли работодатели этим злоупотреблять, используя медосмотры, как новый способ избавиться от неугодного работника?

  • бух2007
    не станут ли работодатели этим злоупотреблять, используя медосмотры, как новый способ избавиться от неугодного работника?

    давно уже используют.
  • Olsama-3

    Благими намерениями...как известно...

    Никто и не думал о здоровье работников заботиться, особенно Минтруд. Опять все к штрафам сводится...

ПСН

ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Верховный Суд поддержал рекомендации Роспотребнадзора обеспечивать водой и спецодеждой работающих в жару

ВС РФ признал законными Рекомендации по работе в условиях сильной жары и повышенных температур, изданные Роспотребнадзором.

Бесплатно с Кадры

Кадровое законодательство 2024: изменения и дополнения. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Обо всех изменениях кадрового законодательства, нововведениях в ТК, нюансах заполнения ЕФС-1 и новых формах налоговой отчетности рассказываем в мини-курсе.

Кадровое законодательство 2024: изменения и дополнения. Мини-курс с видео, конспектом и тестами
Лучшие спикеры, новый каждый день

Прокуратора может изъять акции «Макфы» в пользу государства

Прокуроры доказывают в суде, что производство макаронных изделий под брендом «Макфа» имеет коррупционное происхождение. Их бенефициары вели бизнес, работая в органах госвласти.

55
ЭДО

Минтранс хочет провести эксперимент с переходом на ЭДО грузоперевозок на всех видах транспорта

Проведение эксперимента по переходу на электронный документооборот затронет грузоперевозки автомобильным, морским, речным, железнодорожным и воздушным видами транспорта.

Что ест бухгалтер. Давно не ели десертов

Лекарство от негатива. Тирамису — самый популярный в мире десерт.

Что ест бухгалтер. Давно не ели десертов
50
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

Приложение Райффайзенбанка снова работает

Специалисты устранили внутреннюю техническую ошибку, которая не позволяла клиентам отправить деньги.

Как нанять толкового бухгалтера в компанию: рекомендации экспертов

Ошибки бухгалтера приводят организацию к лишним затратам и огромным штрафам, а в особенно тяжелых случаях могут довести до ликвидации компании. Как же не допустить этого и нанять хорошего специалиста? Составили инструкцию для руководителей с комментариями наших экспертов.

Как нанять толкового бухгалтера в компанию: рекомендации экспертов

Меняются правила работы с госзакупками: что такое цифровой контракт, кто и в какой форме должен его составлять

С 1 апреля у заказчиков на госзакупках появляются новые обязательства. Теперь после проведения тендера они должны заключать цифровой контракт в единой информационной системе.

Иллюстрация: Вера Ревина, Клерк.ру

Верховный Суд защитил недвижимость предпринимателя от притязаний церкви

Коммерсант много лет добросовестного использовал для сельского хозяйства арендованный земельный участок, на который вдруг стала претендовать РПЦ.

1
79

ФРМР: обязательная регистрация (до 01.04.2024) медицинских и фармацевтических работников

Медицинские и фармацевтические работники, а также лица, которые обучаются медицинским и фармацевтическим специальностям, должны зарегистрироваться в ФРМР. Разбираемся в этой подсистеме ЕГИСЗ.

ФРМР: обязательная регистрация (до 01.04.2024) медицинских и фармацевтических работников

Управление персоналом. Принципы управления человеческим ресурсом

Даже при условии стремительного развития автоматизации в бизнесе еще невозможно отказаться от человека. От персонала требуется обслуживание оборудования, предоставление консультационных услуг, ведь машины пока не обладают теми способностями для разъяснения сложных вопросов, как это способен сделать человек.

Управление персоналом. Принципы управления человеческим ресурсом
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

🔥 Четыре новые онлайн-курса этой весны уже в подписке Клерк.Премиум!

Оформите годовую подписку Клерк.Премиум со скидкой 50% за 9900 рублей и получите доступ к самым свежим материалам и курсам!

Российский экологический оператор: нужно отказаться от пластиковых бонусных карт и бумажных чеков

В РЭО создали концепцию по сокращению отходов. Экологи, Минприроды и ФНС поддерживают идею перейти на электронные чеки и не печатать бумажные.

6
91

С какими страхами сталкиваются предприниматели. Чего боятся успешные люди

По данным ВЦИОМ, те или иные фобии есть у каждого восьмого жителя России. Предприниматели, в том числе достигшие определенных высот – не исключение. Почему страх нельзя отрицать, и какие чаще всего преследуют людей в бизнесе.

С какими страхами сталкиваются предприниматели. Чего боятся успешные люди

Какие проблемы может решить управленческий баланс в финансовом анализе

Собственник бизнеса, который хочет уйти из операционной деятельности компании, должен научиться читать управленческий баланс. Из него можно понять, что происходит с предприятием, развивается оно или угасает.

2
55

О том, как налоговая со своим уставом в чужой монастырь залезла. Судебная практика

Все более увеличивающееся желание налоговых органов пополнить бюджет (а иногда, просто показать принципиальность налогоплательщику) заставляет инспекторов открывать для себя новые грани неизведанного и пытаться разбираться в тех отраслях права и знаний, которые для них всегда были чуждыми.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк

Для замены лет при оплате больничных будет специальная форма бланка

В общем случае при расчете больничных берут зарплату за 2 предыдущих года. Но если там был отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком, эти годы можно заменить. Для такой замены сотрудница должна написать заявление.

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС

Как работает риск-ориентированный подход регулятора (об этом говорил Президент в своем Послании к Федеральному собранию) при контроле пользователей касс и ОФД ? Каковы правила и как устроена система кассовой дисциплины. Что ждет нарушителей, рассказываем в обзоре.

Кассовая дисциплина 2024: основные нарушения, последствия и риск–ориентированный подход ФНС

Интересные материалы

Оставленная в рабочем компьютере флешка с электронной подписью «стоила» коммерсанту 2+ млн рублей

Благодаря оперативно принятым мерам полицейскими Красноярского края свыше 2 млн рублей не попали в руки мошенников.