Клерк.Ру

Требуется исправить неточность в сданной справке 2-НДФЛ

Нигде не сказано, как быть налоговому агенту, если после сдачи справок 2-НДФЛ обнаружена ошибка.

В региональных управлениях ФНС мы выяснили, что, если ошибка не повлияла на расчет налога, например была неточность в коде дохода, 2-НДФЛ можно не корректировать.

Но если неточность привела к недоплате или переплате налога, то сдают новые справки (п. 6 ст. 81 НК РФ). Алгоритм действий следующий.

1. Пересчитать сумму налога и оформить бухгалтерскую справку

Вначале потребуется пересчитать налог и определить, какую сумму необходимо удержать или, наоборот, вернуть работнику. Такой расчет можно оформить бухгалтерской справкой.

Ее составляют в произвольной форме, но в ней стоит пояснить, какие именно ошибки привели к неправильному расчету, и показать верные суммы. Затем скорректированные данные отражают в карточке учета доходов сотрудника (например, 1-НДФЛ) за текущий период.

2. Удержать или уменьшить НДФЛ и отразить это в учете

Если компания перечислила меньше налога, то его удерживают из текущих доходов работника. Причем у него лучше взять заявление о том, что он согласен доплатить НДФЛ. Недоимку перечисляют в бюджет с учетом пеней (постановление Президиума ВАС РФ от 22.05.07 № 16499/06). Если налог переплатили, то из текущих доходов сотрудника просто удерживают меньшую сумму.

КСТАТИ. Когда удержать НДФЛ невозможно, например работник уволился, об этом следует уведомить ИФНС (п. 5 ст. 226 НК РФ).

3. Составить новую справку по форме 2-НДФЛ

Для исправления ошибки составляют новую 2-НДФЛ с правильными данными. Дату в ней ставят текущую, а номер оставляют старый, но через дробь пишут цифру, означающую число корректировок.

Например, если документу изначально был присвоен номер 15 и компания впервые его заменяет, у новой справки будет номер 15/1. При второй корректировке – 15/2 и т. д. В новой справке отражают все доходы, вычеты и суммы налога за прошлый год, но теперь уже с учетом исправлений. А разницу между начисленным и удержанным налогом – в разделе 5 формы 2-НДФЛ.

4. Представить новую справку в налоговую инспекцию

Новые справки подают вместе с реестром и сопроводительным письмом. В реестре пишут номера всех скорректированных справок, а в письме поясняют, по какой причине компания их пересдает. Например, из-за технической или счетной ошибки. Скорректированные справки сдают в налоговую инспекцию тем же способом, каким компания представляла первоначальные сведения: на бумаге, на диске или по интернету.

5. Отразить сумму налога в справке 2-НДФЛ за 2010 год

Этот шаг понадобится сделать только через год, когда компания будет готовить 2-НДФЛ за 2010 год. Поэтому о скорректированном налоге важно не забыть. Сумму дополнительно удержанного налога или зачтенного налога по перерасчету потребуется отразить в разделе 5 справки 2-НДФЛ за 2010 год.

Статья напечатана в газете "УНП" № 14, 2010

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.