Клерк.Ру

Когда можно принять к учету авансовый отчет работника, находящегося в длительной командировке?

На фото Светлана Скобелева

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Челябинск)

Наше предприятие занимается ВЭД (оптовая торговля). В основном закупает товары из Китая.

В связи с этим ген.директор принял решение о длительной командировке ком.директора в Китай. Командировка может продлиться до полугода, потом будет принято решение о возвращении или продолжении командировки.

Ежемесячно коммерческий директор составляет отчеты о проделанной работе с приложением первичных документов об израсходованных суммах.

В какой момент необходимо отразить в расходах по прибыли данные отчеты, ведь согласно п. 26 Положения о командировках работник по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю отчет, а если вернется через год?

Как указано в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение)  срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Следовательно, на сегодняшний день предельный срок командировки не установлен. Поэтому работодатель может направить работника в служебную командировку на довольно длительный срок.

Однако следует помнить, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировка - это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте его выполнения и она должна заканчиваться с наступлением определенного события - выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику перед его направлением в командировку. В противном случае направление работника в очень длительную командировку можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом такие расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ста. 252 НК РФ, и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Статьями 313 и 314 НК РФ  установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя) (Письма ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).

Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ  является дата утверждения авансового отчета.

Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением  в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения, оформленного надлежащим образом. Форма командировочного удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-10).

Однако указанный документ не оформляется при командировании за пределы Российской Федерации (кроме поездок в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы);

- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.

Таким образом, расходы на командировку могут быть признаны Вами в налоговом учете только на дату утверждения авансового отчета, представленного командированным сотрудником по его возвращению с приложением подтверждающих расходы документов. При этом исключений для длительных командировок НК РФ не содержит.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.