Новые правила представления формы 2-НДФЛ

В сентябре 2011 г. был утвержден Порядок представления в налоговые ор­ганы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц. Документ вступил в силу 8 ноября 2011 г., но фактически применяется при взаимо­действии с налоговыми органами с 2012 г. О том, что нужно учесть бухгал­теру в связи с его принятием, расскажем далее.

Новый Порядок заменил принятый еще в 2003 г. Порядок за­полнения и представления Справки о доходах физического лица за 2003 г. (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583). До последнего времени организации должны были представлять отчетность по НДФЛ (в т. ч. через Интернет) в соответствии с этим давно устаревшим документом, поскольку другого просто не было.

В соответствии с новым Порядком налоговые агенты могут представить форму 2-НДФЛ в налоговый орган од­ним из трех способов:

• лично или через представителя (в бумажном виде или на электрон­ном носителе);
• направить в виде почтового отправления с описью вложения (в бумажном виде или на электронном носителе);
• передать по телекоммуникационным каналам связи с применени­ем квалифицированной электронной подписи (только в элек­тронном виде).

Датой представления отчетности будет считаться:

• в первом случае — дата фактического представления;
• во втором — дата отправки по почте;
• в третьем — дата отправки, зафиксированная в подтверждении оператора связи или налоговой инспекции.

Отчетность в бумажном виде.  Распечатанную или заполненную от руки форму 2-НДФЛ можно представить лично или отправить по почте. Пункт 15 Порядка предписывает сопроводить ее Реестром сведений о доходах физических лиц за истекший год, причем в двух экземплярах. Форма реестра утверждена тем же приказом, что и Порядок. Заполнение реестра рассмотрим на примере.

Отчетность на электронных носителях. Отчетность в электронном виде можно представить на дискете, CD- или DVD-диске либо на флэшке.

Как и в случае с бумажной отчетностью, формы 2-НДФЛ должны сопровождаться реестрами сведений о доходах физических лиц. Причем реестры должны быть на бумажном носителе в двух экзем­плярах на каждый файл, несмотря на то, что сама отчетность пред­ставляется на электронном носителе.

Количество представляемых в инспекцию форм 2-НДФЛ не долж­но превышать 3000 документов в одном файле. Если этот порог пре­вышен, то бухгалтеру придется формировать несколько файлов.

Отчетность через Интернет. Представить электронные формы 2-НДФЛ по телекоммуникаци­онным каналам связи можно двумя способами (п. 21 Порядка):

• через специализированного оператора связи, который обеспечивает обмен информацией между налоговой инспекцией и организацией;
• через интернет-сайт ФНС России http://www.nalog.ru/el_usl/ pred_elv/ (в настоящее время проект является пилотным). Сертификаты ключей электронной подписи можно получить в специализированных организациях, которые являются удостове­ряющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяю­щих центров ФНС России.