Расчеты наличными деньгами в 2012 году

В соответствии с положениями ст.861 Гражданского кодекса, расчеты между:

• Организациями,
• Организациями и ИП,
• ИП и ИП,

связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке.

Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Несмотря на явное указание предпочтительности безналичных расчетов в Гражданском кодексе между юридическими лицами (ИП), расчеты наличными денежными средствами не становятся менее популярными.

Начиная с 2012 года вступило в силу новое Положение Центробанка РФ от 12.10.2011г. №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Положение №373-П распространяется на организации (в том числе – применяющие УСН), их обособленные подразделения с отдельным расчетным счетом, а так же - на ИП.

Кроме того, Приказом Минфина от 17.10.2011г. №133н утвержден Административный регламент исполнения Федеральной Налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, который вступил в действие 19.02.2012г.

Соответственно, с 2012 года банки больше не будут заниматься контролем кассовой дисциплины и теперь этим займется налоговая инспекция.

В данной статье мы рассмотрим положения действующего законодательства в отношении наличных расчетов между организациями (ИП), касающиеся:

• устанавливаемых лимитов,
• порядка ведения кассовых операций и применения ККТ,
• ответственности за нарушение кассовой дисциплины.

ЛИМИТ РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

В части лимита, ограничивающего расчеты наличными, пока ничего не изменилось.

Лимит расчетов наличными денежными средствами установлен Указанием Центробанка РФ от 20.06.2007г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

В соответствии с п.1 Указания №1843-У, расчеты наличными деньгами в РФ между:

• юридическими лицами,
• юридическим лицом и ИП,
• ИП,

связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

При этом, в соответствии с Письмом Центробанка от 04.12.2007г. №190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания №1843-У», данный лимит не распространяется на расчеты наличными деньгами:

• При выдаче заработной платы и иных выплат,
• При выдаче наличных денег под отчет.

Согласно Указанию №1843-У, наличные, принятые от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц организациями (не являющимися кредитными) и ИП, не могут расходоваться и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).

Кроме установления лимита, Указание №1843-У регламентирует так же, на что организации и ИП могут расходовать полученные ими денежные средства, поступившие в кассу:

• От продажи товаров,
• Оказания услуг,
• Выполнения работ,
• В качестве страховых премий.

В соответствии с п.2 Указания №1843-У, можно расходовать полученные наличные на оплату:

• товаров (кроме ценных бумаг),
• работ,
• услуг,
• выплат за оплаченные ранее наличными и возвращенные товары (невыполненные работы/услуги),
• страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц,

с учетом лимита в 100 000 рублей, установленного пунктом 1 Указания №1843-У.

При этом, согласно Письму Центробанка №190-Т, организации и ИП не вправе расходовать наличные поступившие:

• за проданные ими товары,
• за выполненные ими работы,
• за оказанные ими услуги,
• а также в качестве страховых премий, на предоставление займов.

То есть, согласно действующему законодательству, в случае, если организация или ИП хочет выдать заем (например, своему сотруднику), необходимо, вне зависимости от наличия денежных средств в кассе организации (ИП), получить всю сумму займа с расчетного счета.

ЛИМИТ ОСТАТКА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

В соответствии с п.1.2 Положения Центробанка №373-П, организации (ИП) самостоятельно устанавливают максимально допустимую сумму наличных, хранящихся в кассе на конец рабочего дня – лимит остатка наличных (он же – лимит кассы).

Так же устанавливается лимит для обособленного подразделения, в случаях, если организацией открыт отдельный банковский счет для операций, совершаемых:

• Обособленным подразделением,
• Филиалом,
• Представительством.

Если для обособленных подразделений отдельный банковский счет не открыт, то лимит остатка наличных определяется с учетом наличных денег, хранящихся в этих обособленных подразделениях.       

Ранее лимит кассы утверждался обслуживающимся банком, а при отсутствии утвержденного лимита считался равным 0. Теперь же, организация (ИП) самостоятельно издает приказ об установленном лимите остатка наличных денег в соответствии с Приложением к Положению №373-П «Определение лимита остатка наличных денег».

В соответствии с Приложением, для определения лимита учитывается объем поступлений (для вновь созданной организации или ИП – ожидаемый объем) наличных денег за:

• проданные товары,
• выполненные работы,
• оказанные услуги.

Обратите внимание: Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные, принятые ими в рамках агентской деятельности.

Формула для расчета лимита кассы:

Лимит кассы = Объем наличной выручки за расчетный период/расчетный период (не более 92 рабочих дней) * период времени между днями сдачи в банк наличных (не более7/14 рабочих дней*).

*7 рабочих дней – максимальный период времени между днями сдачи наличных в банк. При расположении организации или ИП в населенном пункте, в котором отсутствует банк, максимальный срок увеличивается до 14 рабочих дней.

При определении периода времени между днями сдачи в банк наличных, могут учитываться:

• местонахождение,
• организационная структура,
• специфика деятельности организации или ИП.*

*Например: сезонность работы, режим рабочего времени.

При отсутствии поступлений наличных денег за:

• проданные товары,
• выполненные работы,
• оказанные услуги,

организация или ИП учитывают объем выдачи (для вновь созданной организации или ИП – ожидаемый объем) наличных денег, за исключением наличных, предназначенных для выплат:

• заработной платы,
• стипендий,
• других выплат работникам.

В этом случае лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

Лимит кассы = Объем выдачи наличных за расчетный период/расчетный период (не более 92 рабочих дней) * период времени между днями получения в банке наличных по чеку (не более 7/14 рабочих дней*).

*Период времени не должен превышать 7 рабочих дней. При расположении организации или ИП в населенном пункте, в котором отсутствует банк, 14 рабочих дней.

Положением №373-П не установлен срок, на который устанавливается лимит кассы (раньше лимит устанавливался на календарный год), соответственно, установленный лимит можно пересмотреть, если объемы поступлений или выдачи наличных изменились.

Именно такой подход высказал Центробанк в своем Письме от 15.02.2012г. №36-3/25:

«При изменении объемов поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или объема выдач наличных денег необходимость пересмотра установленного лимита остатка наличных денег определяется хозяйствующим субъектом».

Организации (ИП) обязаны хранить на банковских счетах в банках все наличные сверх установленного лимита остатка наличных денег. Из этого правила существует всего 2 исключения:

• Организации (ИП) могут «превышать» лимит:
• в выходные,
• нерабочие,
• праздничные,

дни в случае ведения ими в эти дни кассовых операций.

• Накопление наличных сверх установленного лимита допускается в дни выплаты:
• заработной платы,
• стипендий,
• всех прочих выплат, включаемых в ФОТ и выплат социального характера (другие выплаты работникам).

Размер суммы, необходимой на выплату заработной платы (и других выплат сотрудникам) устанавливается согласно расчетно-платежным ведомостям.

Сроки выдачи зарплаты определяются руководителем и указываются в ведомостях. При этом, продолжительность срока хранения наличных денег в кассе сверх установленных лимитов, для выплаты заработной платы (других выплат сотрудникам) не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег на данные выплаты в банке (п.4.6 Положения №373-П).

Раньше организация могла хранить в кассе наличные для выплаты зарплаты (и прочих выплат сотрудникам), сверх установленных лимитов не дольше 3 рабочих дней (в случае расположения в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Обратите внимание: Суммы наличных, предназначенных для выплаты заработной платы (и других выплат работникам) – не участвуют как в расчете лимита, так и в лимитируемом остатке наличных.

ВЕДЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

В соответствии п.1.6 Положения Центробанка №373-П, кассовые операции ведутся кассовым или иным работником (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии в организации (ИП) нескольких кассиров, один из них выполняет функции старшего кассира.

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Обратите внимание: Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо собственной кассовой книги, ведет отдельную кассовую книгу для учета наличных денег, принятых им в рамках агентской деятельности.

В соответствии с п.2.1 Положения №373-П, кассовые документы организации (ИП) оформляются:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), назначенным приказом руководителя организации (ИП).
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы:

• расчетно-платежные ведомости по форме №Т-49,
• платежные ведомости по форме №Т-53,
• заявления,
• счета,
• другие документы.

Обратите внимание: Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Кассовые операции, проводимые организацией (ИП) оформляются первичными документам по формам и в порядке, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88:

ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5).

Записи в книгу учета по форме №КО-5 осуществляются в момент передачи наличных денег.

Пунктом 2.3 Положения №373-П установлено, что кассир снабжается:

• Печатью/штампом, содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.
• Образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Обратите внимание: В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Организации (ИП) могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов, в том числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих им на праве собственности.

Кассовые документы могут оформляться:

• на бумажном носителе,
• с применением технических средств.

Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

Обратите внимание: Нумерация листов кассовой книги (книги учета по форме №КО-5), оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета по форме №КО-5) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

ПРИМЕНЕНИЕ КОНТРОЛЬНО КАССОВОЙ ТЕХНИКИ (ККТ)

Применение ККТ регламентируется положениями закона от 25.04.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Кто обязан применять ККТ?

Все организации и ИП при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях:

• продажи товаров,
• выполнения работ,
• оказания услуг.

Обратите внимание: Организации и ИП могут применять только ту кассовую технику, которая включена в Государственный реестр.

При этом существует внушительный список исключений из правил. А именно, ККТ можно не применять:

Обратите внимание: Розничная продажа алкогольной продукции без ККТ запрещена (письмо Минфина от 03.09.2009 №03-01-15/9-441).

1. При оказании услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности (они приравниваются к кассовым чекам), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ».

2. Налогоплательщикам ЕНВД в части деятельности, подпадающей под ЕНВД (п.2 ст.346.26 НК РФ), при условии выдачи по требованию покупателя документа:

• товарного чека,
• квитанции,
• другого документа,

подтверждающего прием денежных средств и содержащего необходимые реквизиты.

3. При реализации:

• газет и журналов,
• сопутствующих товаров,

в газетно-журнальных киосках при условии, если доля реализации газет и журналов составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом власти РФ.

Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно.

4. При продаже:

• ценных бумаг;
• лотерейных билетов;
• проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте.

5. При обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.

6. При торговле:

• на рынках,
• ярмарках,
• в выставочных комплексах,

на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах:

• торговли магазинов,
• павильонов,
• киосков,
• палаток,
• автолавок,
• автомагазинов,
• автофургонов,
• помещений контейнерного типа и других аналогичных мест.

7. При разносной мелкорозничной торговле продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи):

• с ручных тележек,
• корзин,
• лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом).

8. При продаже в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта.

9. При торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.

10. Торговли из цистерн:

• пивом,
• квасом,
• молоком,
• растительным маслом,
• живой рыбой,
• керосином.

11. При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами.

12. При приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома.

13. При реализации:

• Предметов религиозного культа и религиозной литературы,
• услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний,

религиозными организациями, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством РФ.

14. При продаже по номинальной стоимости:

• почтовых марок,
• иных знаков, наносимых на почтовые отправления,

подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

15. В случае, если организация (ИП) находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом власти РФ

16. Аптечные организации и их обособленные подразделения, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях. Они должны иметь лицензию на фармацевтическую деятельность.

Обратите внимание: Вышеуказанные пункты не распространяются:

• на платежных агентов, осуществляющих деятельность по приему платежей физических лиц,
• на кредитные организации и банковских платежных агентов, субагентов, осуществляющих деятельность в соответствии с законодательством о банках и банковской деятельности.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ КАССОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Административная ответственность за нарушение порядка:

• работы с наличными деньгами,
• ведения кассовых операций,

предусмотрена КоАП РФ.

В соответствии со ст.15.1 КоАП, нарушение кассовой дисциплины, а именно:

• Осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями (ИП) сверх установленного лимита в 100 000 руб.
• Не оприходование (или не полное оприходование) в кассу наличных денег.
• Не соблюдение порядка хранения свободных денежных средств.
• Накоплении в кассе наличных денег сверх установленного организацией (ИП) лимита,

Влечет наложение штрафов:

• на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.,
• на должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб.

Обратите внимание: В соответствии со ст.2.4 КоАП, ИП, совершившие административные правонарушения, несут административную ответственность как должностные лица.

При этом, в соответствии п.1 ст.4.5 КоАП, по истечении двух месяцев (по делу  рассматриваемому судьей, - по истечении трех месяцев) со дня совершения правонарушения оштрафовать организацию (ИП) уже нельзя.

Однако, при длящемся правонарушении срок в 2 месяца (3 месяца), начинает исчисляться со дня обнаружения административного правонарушения.

ЧТО БУДЕТ ПРОВЕРЯТЬ НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ

В соответствии с Административным регламентом, ФНС будет осуществлять контроль и надзор за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у ИП.

В соответствии с п.29 регламента, специалистами Инспекций рассматриваются следующие документы (оригиналы или заверенные копии):

• журнал кассира-операциониста;
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
• распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
• контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• авансовые отчеты;
• кассовая книга;
• справка-отчет кассира-операциониста;
• сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
• бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;
• информация из автоматизированной системы о выпущенных документах;
• акт приемки бланков строгой отчетности;
• книга учета бланков строгой отчетности;
• акт о списании бланков строгой отчетности;
• книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций ИП;
• книга учета доходов и расходов организаций и ИП, применяющих УСН;
• книга учета доходов ИП, применяющих УСН на основе патента;
• книга учета доходов и расходов ИП, применяющих единый сельскохозяйственный налог;
• приказ, устанавливающий лимит остатка наличных денег;
• иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, необходимые Инспекции для исполнения надзора и контроля.

Обратите внимание: При проверке организаций (ИП), не применяющих ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности, специалисты Инспекции имеют право получать информацию из автоматизированных систем, формирующих бланк строгой отчетности, о выпущенных документах.