Некоторые особенности учета счетов-фактур в 2012 году

Огромное количество компаний являются плательщиками налога на добавленную стоимость и, соответственно, ведут налоговый учет по НДС.

Одним из важнейших элементов такого учета являются счета-фактуры.

В соответствии с п.1 ст.169 Налогового кодекса, счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом:

• товаров,
• работ,
• услуг,
• имущественных прав*,

сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном 21 главой НК РФ.

* Включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени.

Федеральным законом от 19.07.2011г. №245-ФЗ был введен в действие 3 абзац к п.3 ст.168 Налогового кодекса, вступивший в действие с 01 октября 2011 года, в котором появилось новое понятие – корректировочный счет-фактура.

Таким образом, в соответствии с п.3 ст.168 НК РФ, с 01.10.2011г. при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней считая со дня составления документов, указанных в п.10 ст.173 Налогового Кодекса.

В соответствии с п.8 ст.169 НК РФ, форма счета-фактуры и порядок его заполнения, форма и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ.

В соответствии с положениями ст.169 Налогового кодекса, 26.12.2011г. было принято новое Постановление Правительства РФ №1137 «О формах и Правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

На основании п.4 Постановления №1137, утратило силу ранее применявшееся Постановление Правительства РФ от 02.12.2000г. №914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Постановлением №1137 утверждены:

• форма счета-фактуры и правила его заполнения;
• форма корректировочного счета-фактуры и правила его заполнения;
• форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения;
• форма книги покупок и правила ее ведения;
• форма книги продаж и правила ее ведения.

В связи с тем, что Постановление №1137 было опубликовано 30.01.2012г., у многих бухгалтеров возникли вопросы по поводу момента, с которого нужно применять новые правила.

Поэтому, о порядке применения Постановления №1137 дал разъяснения Минфин РФ в своем Письме от 31.01.2012г. №03-07-15/11:

«Вместе с тем, учитывая опубликование текста постановления в «Собрании законодательства Российской Федерации» в январе 2012 года, полагаем возможным применение до начала очередного налогового периода, то есть до 1 апреля 2012 года, новых форм соответствующих документов наряду с формами, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».»

Данные разъяснения Минфина позволяют организациям использовать «старые» формы вплоть до 1 апреля 2012г., что позволило бухгалтерам подготовиться к применению новых форм.

В данной статье будут рассмотрены некоторые особенности ведения:

• журнала учета счетов-фактур,
• книги покупок,
• книги продаж.

Так же мы рассмотрим особенности нумерации корректировочных счетов-фактур и счетов-фактур на авансы.

ЗАПОЛНЯЕМ ЖУРНАЛ УЧЕТА СЧЕТОВ-ФАКТУР

В соответствии с п.3 ст.169 НК РФ, налогоплательщик обязан вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с 21 главой НК РФ, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст.149 Налогового Кодекса.

Кроме того, данные требования распространяются на налоговых агентов по НДС.

Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур утверждена Приложением №3 к Постановлению Правительства №1137 и обязательна к применению для всех компаний, являющихся налогоплательщиками (налоговыми агентами) по НДС.

До вступления в силу Постановления №1137 форма журнала не была утверждена и организации разрабатывали данную форму самостоятельно.

Обратите внимание:Даже если в налоговом периоде не было выставлено и получено ни одного счета-фактуры, в журнале учета необходимо заполнить следующие сведения:

• данные о налогоплательщике (наименование, ИНН, КПП),
• данные о налоговом периоде, за который был составлен журнал.

Журнал учета счетов-фактур необходимо составлять за каждый налоговый период (квартал). Его можно вести как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Срок хранения журнал учета, составленного на бумажном носителе или в электронном виде, составляет не менее 4 лет (с даты последней записи).

Журнал состоит из двух частей:

• часть 1 «Выставленные счета-фактуры»,
• часть 2 «Полученные счета-фактуры».

В соответствии с п.3 Правил ведения журнала (Приложение №3 к Постановлению №1137), счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные) выставленные и полученные, вне зависимости от того, составлены они на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в журнала учета по дате:

• их выставления,
• их составления/исправления (в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются),
• их получения.

В соответствии с п.13 Правил ведения журнала,  журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или ИП, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются.

При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации.

Журнал учета за квартал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), ИП при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом.

Контроль за правильностью ведения журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде, составленного организацией, осуществляет руководитель этой организации (уполномоченное им лицо), журнала учета, составленного ИП - индивидуальный предприниматель.

ВЕДЕНИЕ КНИГИ ПОКУПОК

Книга покупок ведется покупателями:

• на бумажном носителе,
• либо в электронном виде.

Книга покупок применяется при расчете по НДС и предназначена для регистрации счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), выставленных продавцами, в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке.

Правила заполнения книги покупок утверждены Постановлением №1137 (Приложение №4).

Подлежат регистрации в книге покупок:

• счета-фактуры (в том числе корректировочные), полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном статьей 172 Налогового кодекса;
• счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), полученные на бумажном носителе и в электронном виде, а также заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но в соответствии с установленными правилами заполнения, регистрируемые в едином порядке.

При этом, в соответствии с п.3Правил ведения книги покупок, счета-фактуры (в том числе корректировочные), не соответствующие требованиям, установленным статьей 169 Налогового кодекса и Приложениями:

• №1 (форма счета-фактуры),
• №2 (форма корректировочного счета-фактуры),

к Постановлению №1137, регистрации в книге покупок не подлежат.

Согласно данному положению, налогоплательщик не сможет принять к вычету НДС по счету-фактуре, который составлен не по установленной форме и не соответствует требованиям ст.169 НК РФ.

Таким образом, счета-фактуры, содержащие ошибки и нарушения, препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать:

• продавца,
• покупателя,
• наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав,
• стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав),
• налоговую ставку,
• сумму налога, предъявленную покупателю,

подлежат исправлению в соответствии с п.7 Правил заполнения счетов-фактур (Приложение №1 к Постановлению №1137) и в книге покупок не регистрируются.

К ошибкам, мешающим налогоплательщикам принять НДС к вычету относится, в том числе, неверное наименование кода валюты (или его отсутствие) в строке 7 счета-фактуры.

Именно такая позиция изложена в Письме Минфина от 11.03.2012г. №03-07-08/68:

«Указание в счете-фактуре в строке 7 «Валюта: наименование, код» неверного кода валюты в соответствии с Общероссийским классификатором либо отсутствие наименования валюты могут препятствовать идентификации стоимости товаров (работ, услуг) и суммы налога на добавленную стоимость, указанных в этом счете-фактуре. В связи с этим счета-фактуры с такими ошибками подлежат исправлению в порядке, установленном п. 7 Правил, и на основании п. 3 Правил ведения книги покупок, утвержденных вышеуказанным Постановлением, в книге покупок не регистрируются.»

Кроме того, данное требование может коснуться тех компаний, которые будут предъявлять к вычету НДС, подтвержденный «доработанными» счетами-фактурами (в форму которых были добавлены какие либо реквизиты).

При этом, согласно п.2 169 НК РФ, невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных п.5 и п.6 ст.169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Невыполнение не предусмотренных п.5.2 и 6 ст.169 НК РФ, требований к корректировочному счету-фактуре, выставленному продавцом покупателю, не может являться основанием для отказа в принятии к вычету продавцом суммы налога.

Так же и ФНС России в своем Письме от 26.01.2012г. №ЕД-4-3/1193 указывает следующее:

«Федеральная налоговая служба в связи с поступающими вопросами о правомерности применения вычетов сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных продавцом покупателю, в случае наличия в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных пунктами 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса, направляет на согласование позицию по указанному вопросу.»

«….Учитывая изложенное, по мнению ФНС России, наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных пунктами 5 и 6 статьи 169 Кодекса, а также приложением №1 к постановлению №1137, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю.»

Однако, для минимизации налоговых рисков и во избежание конфликтов с проверяющими налоговыми органами, налогоплательщику следует требовать от поставщиков счетов-фактур, в полной мере соответствующих установленной форме и правилам ее заполнения.

Новыми Правилами ведения книги покупок установлен порядок регистрации исправленных счетов-фактур в книге покупок.

В соответствии с п.9 Правил ведения книги покупок, при аннулировании записи из книги покупок (после окончания текущего налогового периода) по счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре в связи с внесением в них исправлений используются дополнительные листы книги покупок за тот налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений.

При этом:

• исправленные счета-фактуры,
• исправленные корректировочные счета-фактуры,

 в указанных случаях регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты с указанием в графах 7 - 12 книги покупок положительных значений.

Из положений данного пункта следует, что исправленный счет-фактура регистрируется в периоде его получения, ведь для регистрации данного документа в том периоде, в котором был получен первоначальный счет-фактура, следовало бы оформить дополнительный лист книги покупок.

При этом, положениями новых правил такая возможность не предусмотрена.

Однако, еще в 2008 г. Президиум ВАС РФ в своих Постановлениях:

• от 04.03.2008г. N 14227/07,
• от 03.06.2008 N 615/08,

указывал, что суммы налоговых вычетов подлежат отражению не в периоде внесения исправлений в счет-фактуру, а в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, определяющие право налогоплательщика на налоговые вычеты.

Выводы Президиум ВАС РФ были основаны на действующих в настоящее время нормах Налогового кодекса:

• ст. 169,
• ст.171,
• ст.172.

Таким образом, налогоплательщик может аннулировать первичный счет-фактуру и зарегистрировать новый счет-фактуру в дополнительном листе книги покупок за тот же налоговый период.

Но при этом, не исключено, что свою позицию в этом случае, компании придется доказывать в суде.

ВЕДЕНИЕ КНИГИ ПРОДАЖ

Так же, как и журнал учета счетов фактур и книга покупок, книга продаж ведется:

• на бумажном носителе,
• либо в электронном виде.

Книга продаж применяется продавцами при расчете по НДС и предназначена для регистрации:

• счетов-фактур,
• контрольных лент ККТ,
• бланков строгой отчетности,

при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг населению, а так же корректировочных счетов-фактур, составленных продавцом при увеличении стоимости отгруженных (выполненных, оказанных, переданных) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в том же квартале, в котором произведена их отгрузка (выполнение, оказание, передача).

Правила заполнения книги продаж утверждены Постановлением №1137 (Приложение №5).

В соответствии с п.2 Правил заполнения книги продаж, регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том квартале, в котором возникает налоговое обязательство. При этом единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе корректировочные), составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Подлежат регистрации в книге продаж:

• составленные и (или) выставленные счета-фактуры (в том числе корректировочные) во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению НДС в соответствии с Налоговым Кодексом.

При этом, следует помнить, что с 01.10.2011г. компании, приобретающие имущество должников, признанных банкротами, являются налоговыми агентами по НДС.

В соответствии с п.4.1. ст.161 НК РФ, при реализации на территории РФ имущества и (или) имущественных прав должников, признанных в соответствии с законодательством РФ банкротами, налоговая база определяется как сумма дохода от реализации этого имущества с учетом налога.

При этом налоговая база определяется налоговым агентом отдельно по каждой операции по реализации указанного имущества.

В этом случае налоговыми агентами признаются покупатели указанного имущества и (или) имущественных прав, за исключением физических лиц, не являющихся ИП.

Указанные лица обязаны исчислить расчетным методом, удержать из выплачиваемых доходов и уплатить в бюджет соответствующую сумму налога

В соответствии с п.15 Правил заполнения книги продаж, при исполнении обязанностей налогового агента, предусмотренных п.4.1. ст.161 Налогового кодекса, в книге продаж или в дополнительном листе книги продаж регистрируются:

• платежно-расчетные документы, свидетельствующие о перечислении суммы НДС за соответствующий квартал.

НЮАНСЫ НУМЕРАЦИИ СЧЕТОВ-ФАКТУР

При выставлении счетов-фактур на суммы полученных авансов и корректировочных счетов-фактур, некоторые компании используют отдельную нумерацию при оформлении таких счетов-фактур.

Положения 21 главы Налогового кодекса не содержат информации о порядке нумерации этих счетов-фактур.

Однако, в соответствии с пп.«а» п.1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденных Постановлением №1137 (Приложение №2), порядковые номера корректировочного счета-фактуры, счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке.

Не смотря на удобство отдельной нумерации для разных видов счетов-фактур, во избежание споров с контролирующими органами, налогоплательщику следует придерживаться требований действующего законодательства.

Именно такой позиции придерживается Минфин в своем Письме от 10.08.2012г. №03-07-11/284:

«В связи с письмом по вопросу отдельной нумерации счетов-фактур на авансы Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает.

Согласно п.8 ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации форма счета-фактуры и порядок его заполнения устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В соответствии с пп.«а» п.1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 №1137, порядковые номера корректировочного счета-фактуры, счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке.

Таким образом, отдельная нумерация счетов-фактур на авансы данным Постановлением Правительства Российской Федерации не предусмотрена.»

При этом, у налогоплательщиков есть возможность воспользоваться разделительной чертой в целях выделения отдельных видов счетов-фактур.

Не смотря на то, что в Постановлении №1137 применение разделительной черты предусмотрено только в особых случаях:

• реализации продукции через обособленные подразделения,
• для участника товарищества или доверительного управляющего,

ее применение не может послужить поводом для отказа в принятии НДС к вычету.

Такое мнение содержится в Письме Минфина от 14.05.2012г. №03-07-09/50:

«Перечни реквизитов, которые должны быть указаны в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, установлены п.п.5, 5.1, 5.2 и 6 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации. Данными пунктами предусмотрено указание в выставляемых счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах их порядковых номеров.

На основании утвержденных Постановлением №1137 правил заполнения счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры, применяемых при расчетах по НДС, в случаях, если организация не осуществляет реализацию товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения или не является участником товарищества или доверительным управляющим, исполняющими обязанности налогоплательщиков налога на добавленную стоимость, в порядковых номерах счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур, выставляемых этой организацией, разделительная черта не ставится.

В то же время в соответствии с абз. 2 п. 2 ст. 169 Кодекса ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

Таким образом, в случае если проставление разделительной черты в номере счета-фактуры не препятствует налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать вышеуказанную информацию, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.»