Григорий Неверов, аудитор,
Элла Тимохина, эксперт журнала "Двойная запись"

Многие фирмы покупают для своих сотрудников питьевую воду, и особенно заметно такие расходы возрастают в летний период. Споры о том, можно ли списывать стоимость питьевой воды, приобретаемой для офиса, ведутся давно. Мы решили разобраться, в каких случаях стоимость воды можно учесть при расчете налога на прибыль, а в каких инспектор не позволит это сделать.

СЭС не поможет

Иногда бухгалтеры полагают, что, снабжая работников чистой водой, предприятие улучшает условия труда, и включают ее стоимость в затраты.

Налоговый кодекс разрешает уменьшать прибыль организации на суммы, которые тратятся на создание нормальных условий труда, но эти условия должны быть предусмотрены законодательством (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Действительно, статья 163 Трудового кодекса содержит их перечень, и о покупке воды в нем ничего не сказано. Вот столичные инспекторы и сделали вывод, что расходы на покупку воды нельзя учесть при налогообложении прибыли (письмо УМНС России по г. Москве от 20 марта 2002 г. № 26-12/12511). Налоговики других регионов скорее всего будут придерживаться такого же мнения.

Однако некоторые аудиторы и эксперты считают, что чиновники не правы, поскольку в статье 163 ТК РФ есть оговорка: "...к таким условиям, в частности, относятся..." То есть получается, что этот перечень можно расширять. А сделать это совсем нетрудно, сославшись на статью 14 Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ, в соответствии с которой работодатель должен заботиться о санитарно-бытовом обслуживании своих сотрудников. Что он, собственно, и делает, "запрещая" последним пить водопроводную воду.

Вроде бы все логично. Но для того, чтобы учесть "питьевые" расходы, надо взять из СЭС документ, подтверждающий, что качество обычной воды из-под крана не отвечает санитарным нормам. А подобную справку никто вам не выдаст. По словам сотрудника СЭС г. Москвы, лабораторный анализ воды все равно покажет, что она отвечает СанПиН. "Да и вообще, зачем тратить деньги на всякие анализы? Проще купить вместо этого фильтр для очистки воды", - напоследок заявил "сэсовец".
Конечно, его можно понять, ведь, выдав документ о том, что вода плохая, СЭС фактически подпишет себе приговор. Так что придется согласиться с налоговиками и оплачивать воду за счет своей прибыли.

Пример
ООО "Салон" в июне 2003 года приобрело для сотрудников 20 бутылей питьевой воды по 180 руб. за каждую (в том числе НДС - 30 руб.). Общая стоимость воды - 3600 руб. (в том числе НДС - 600 руб.), 10 бутылей сразу передали в офис, остальные 10 на конец месяца числятся на складе.
В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
- 3000 руб. (3600 - 600) - отражено приобретение воды;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 600 руб. - выделен НДС;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 3600 руб. - перечислены деньги за воду;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 10
- 1500 руб. ((180 руб. - 30 руб.) х 10 шт.) - отражено списание стоимости питьевой воды;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 19
- 300 руб. (30 руб. х 10 шт.) - списана сумма "входного" НДС.
Расходы организации на списанную воду - 1800 руб. (1500 + 300) не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
***Конец примера

Зарплата водой

Другая группа экспертов считает, что "водные" расходы можно отнести к оплате труда. Так ли это?
Для того чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к статье 255 НК РФ. Там сказано, что к расходам на оплату труда относится не только зарплата, но и другие предусмотренные договором (трудовым или коллективным) суммы, выдаваемые работникам. Значит, если вы укажете в договоре, что вашим сотрудникам необходима чистая питьевая вода, то ее стоимость можно будет учесть.

Это, конечно, выход из положения, но не забудьте, что такие выплаты облагаются, например, НДФЛ, ЕСН, с них надо отчислять взносы в ПФР. А для того, чтобы рассчитать эти платежи, ежемесячно придется определять стоимость воды, которую выпил каждый сотрудник. Заводить журнал учета вряд ли кто-нибудь станет, лучше издать приказ по предприятию, в котором будет записано, что "водный" доход, полученный каждым сотрудником, будет определяться так: сумма затрат на покупку воды делится на число служащих. А затем с полученной величины рассчитывайте налоги и взносы.

Кроме того, выдача в офисе питьевой воды приравнивается к ее реализации (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Значит, помимо упомянутых налогов придется начислить еще и НДС. Однако с этой операции в бюджет платить ничего не придется, поскольку при покупке воды принимается к вычету "входной" НДС. Получается, что сумма рассчитанного налога равна сумме вычета. Несмотря на это, записи по начислению НДС делать все равно надо.

Как видим, уменьшать прибыль на стоимость воды в виде расходов на оплату труда достаточно хлопотно. Однако есть еще один вариант. Если вы не будете распределять доходы сотрудников, то НДФЛ, ЕСН и пенсионные взносы удерживать не надо. Но тогда организация рискует быть оштрафованной по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (5-15 тысяч рублей). Так что выбор за вами: если фирма крупная, воды вы закупаете много, то вполне возможно, что вам будет выгоднее заплатить штраф, чем налоги и взносы. Если же у вас нет желания возиться с лишними бумагами и делать дополнительные проводки, лучше вообще не показывать такие расходы в учете.

Кулер - за свой счет

Многие организации, в которых принято покупать воду, приобретают еще и устройство, которое ее нагревает и охлаждает (кулер). Как отразить в учете стоимость такого оборудования? В бухгалтерском учете его можно показывать в составе или основных средств, или материалов в зависимости от срока полезного использования. Минимальный срок службы (гарантийный) обычно указывается в документах организации-изготовителя. Если по документам кулер должен служить больше 12 месяцев, то его нужно относить к основным средствам.

Что касается налогового учета, то расходы на покупку такого оборудования списать на затраты налоговики вряд ли позволят. Дело в том, что уменьшить налогооблагаемую прибыль можно только на экономически обоснованные расходы. А доказать "производственную необходимость" нагревателя питьевой воды практически невозможно. Поэтому в бухгалтерском учете стоимость устройства нужно списать на счет 91, а в налоговом вообще не относить на затраты. Помимо этого вам не удастся принять к вычету и сумму "входного" НДС, уплаченного продавцу. Ведь если расходы не учитываются при расчете налога на прибыль, то можно сказать, что они не используются в деятельности, облагаемой НДС. То есть не выполняется одно из обязательных условий для применения вычета.

АКТИВ
Стоимость воды можно учесть при налогообложении прибыли, если прописать в трудовом договоре, что работникам полагается чистая питьевая вода

Если на предприятии не ведется учет воды, потребленной каждым сотрудником, удерживать НДФЛ, а также начислять ЕСН и пенсионные взносы не нужно

ПАССИВ
Если бухгалтер не ведет учет воды, потребленной каждым сотрудником, придется заплатить штраф
Предоставляя питьевую воду работникам, организация должна начислить НДС, поскольку такая передача приравнивается к реализации