ЭДО

Электронные документы во время выездной налоговой проверки

Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли в порядке у них с документами. Если с бумагами все довольно ясно, к ним уже давно привыкли, то с электронными документами вопросов достаточно много.
Электронные документы во время выездной налоговой проверки
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Выездные налоговые проверки для бухгалтеров – тема очень тонкая. Каждый раз, когда заходит речь о визите инспекторов на предприятия, многие рефлекторно начинают вспоминать, а все ли в порядке у них с документами. Если с бумагами все довольно ясно, к ним уже давно привыкли, то с электронными документами вопросов достаточно много. В этом случае бухгалтеров интересует, как поведет себя инспектор, когда узнает, что в организации электронный документооборот, будет ли он требовать доступ к системе, заставлять распечатывать копии. В этой статье я постараюсь вам рассказать о том, чего ждать бухгалтеру от выездных налоговых проверок (далее – ВНП) в организации,  где используют ЭДО.

Разберем основные вопросы.

Отличаются ли правила проверки электронных документов от бумажных?

Нормативно-правовых актов, регулирующих порядок проведения ВНП налогоплательщиков,  которые используют в работе ЭДО с контрагентами, на данный момент нет. Подтверждает этот факт и ответ от ФНС, который мы недавно получили по данному вопросу.

А это значит, что в данной ситуации работают правила для бумажных документов, указанные в письме ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622@ «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок».

Проверка каждого отдельного учетного документа включает в себя:

  • формальную проверку, состоящую в визуальном изучении документа с точки зрения наличия в нем всех необходимых реквизитов, а также соблюдения правил его оформления, установленных действующим законодательством для соответствующих документов;
  • арифметическую проверку, в ходе которой контролируется правильность подсчетов количественных (суммовых) показателей в первичных документах, учетных регистрах и отчетных формах (как правило, осуществляется выборочным методом);
  • правовую проверку, в процессе которой устанавливается соответствие документа действующему на момент совершения операции законодательству;
  • проверку достоверности сведений, в процессе которой проверяется соответствие сведений о содержании фактов хозяйственной жизни, приведенных в первичных учетных документах, фактически имевшим место обстоятельствам (произведенным хозяйственным операциям).

Вышеуказанные правила применимы и для проверки электронных документов в случае, если проверяемая организация сама предоставит технические средства для доступа к документам.

Программное обеспечение

На вопрос, кто должен предоставлять технические средства для просмотра электронных документов, мы ответили: сам проверяемый налогоплательщик. Понятно, что для этого как минимум нужен компьютер, а какое программное обеспечение должно быть на нем установлено?

Во-первых, это средство для просмотра формализованных и неформализованных документов, использующихся в компании.

С неформализованными документами все более-менее ясно. Как правило, это документы в таких распространенных форматах, как .DOC(X), .XLS, .PDF, .JPG, .TIFF и т.д. Для их просмотра существует множество программ, которые скорее всего уже установлены на компьютере.

Но как просматривать формализованные документы? Или документы, формат которых законодательно не закреплен, но в организации используют .XML?

Конкретных требований к тому, как и с помощью каких средств должны просматриваться формализованные документы при ВНП, нет, поэтому предлагаю порассуждать о вариантах.

  1. Первый вариант, который приходит в голову – показать документы в той системе, с которой работает организация, например, 1С, DIRECTUM, SAP и т.д. Еще лучше, если система сможет показать информацию об электронной подписи. Но захочет ли организация давать доступ проверяющему инспектору к своей учетной системе? Я  думаю, что большинство ответит «нет». Однако появившаяся недавно практика горизонтального мониторинга доказывает, что такое возможно. Кроме того, на наш вопрос ФНС ответила, что пунктом 8 Плана мероприятий по мобилизации доходов бюджетов бюджетной системы РФ, утвержденного Председателем Правительства РФ Д. А. Медведевым 07.05.2013 № 2468п-П13, предусмотрено установление на законодательном уровне процедуры доступа налоговых органов к учетным системам налогоплательщика, ведение которых осуществляется в электронном виде, взамен процедур ознакомления с оригиналами документов и истребования документов.
  2. Еще один доступный вариант – показать документы в системе оператора электронного документооборота. При этом надо понимать, что инспектор может просмотреть и другие документы, отправленные через оператора ЭДО.  Чтобы избежать этого, можно предложить оператору создать функцию просмотра определенных документов третьими лицами, тем более, сами провайдеры активно идут навстречу пожеланиями клиентов. Вариантов реализации такого просмотра очень много: от отправки ссылки на документ до отдельного кабинета с документами, доступ к которым разрешил пользователь.
  3. Следующий вариант – переконвертировать .XML-файл в более доступный формат (например, .PDF).  Проверить электронную подпись в данном случае, конечно, не получится, но, может быть, проверяющему инспектору и этого будет достаточно.

Во-вторых, нужны средства для проверки электронной подписи. То есть на рабочем месте должны быть средство криптографической защиты информации и средство, с помощью которого можно просмотреть информацию о подписи. Это могут быть следующие средства:

  • система, в которой документы хранятся, если она позволяет показывать сведения об ЭП документа;
  • специализированное ПО, например, КриптоАРМ. Минус подобных систем в том, что их надо настраивать;
  • самый простой вариант – веб-клиент оператора ЭДО, поскольку не требует отдельной установки и настройки.

Как быть с электронными документами?

В рамках проверки в организации может проводиться выемка документов. Как производить изъятие бумажных документов понятно. Но как быть с электронными? Складывается ощущение, что по отношению к электронным документам понятие «выемка» это пережиток прошлого. Тем не менее, это понятие существует, и правил проведения выемки по отношению к электронным документам нет. Скорее всего, будет использоваться Порядок направления требования о предоставлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электроном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденный Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Менее вероятный вариант, на мой взгляд, это передача документов на каком-либо носителе типа флэш-карты или диска.

В завершении можно сказать, что четких ответов в законодательстве на вопрос «как же будет проводиться выездная налоговая проверка в организации с ЭДО» нет. Возможно, с развитием электронного взаимодействия между ФНС и налогоплательщиками, процедура выездной налоговой проверки по отношению к электронным документам будет менее актуальной, а сама проверка сведется к просмотру документов в базах данных. Немалая часть предложений по процедуре проведения ВНП будет лежать на самой ФНС, а также на операторах ЭДО и самих налогоплательщиках. А сейчас, пока нет законодательной опоры, организациям остается методом проб и ошибок выяснять, как показывать проверяющим электронные документы.

Если вы используете ЭДО с контрагентами и у вас уже были реальные случаи ВНП, пишите свои мнения и примеры из жизни, будет очень интересно узнать, как решаются рассмотренные вопросы на практике!

Комментарии

4
  • ovchinnikov_ps

    Аноним, Вы писали:
    "При всем моем уважении к молодежи, девочка-консультат (судя по фотографии) как-то слабо внушает доверие к её словам. На фото должна быть старая грымза, или на крайняк логотип организации
    "

    Что-то вы какими-то махровыми стереотипами мыслите.
    И чего ждать Ростелекома? Пробуйте разных провайдеров ЭДО уже сейчас.

  • Старый ворчун

    Цитата:
    "Если ИФНС получает отчетность в электронном виде, то это как минимум говорит о наличии ЭДО в компании; " - ??

    это как минимум говорит, что автор процитированной фразы не разбирается в вопросе, о котором пишет.

  • ovchinnikov_ps

    Аноним, Вы писали:
    "Инспектор не может случайно узнать , ведется ли электронный документооборот в компании. Если ИФНС получает отчетность в электронном виде, то это как минимум говорит о наличии ЭДО в компании;

    "

    Конечно, инспектор, который проверяет в рамках ВНП, будет знать о том, что в организации ведется электронный документооборот. Но не потому, что компания сдает отчетность в электроном виде по ТКС, а потому что в соответствии с Приказом Минфина № 50н оператор ЭДО уведомляет налоговые органы о подключении организации к электронному документообороту счетами-фактурами. Не путайте сдачу отчетности в налоговые органы через спецоператоров и обмен электронными документами с контрагентами через операторов ЭДО. Это разные вещи.
    Вернемся к вопросу. Если инспектор знает об ЭДО счетами-фактурами в компании, это еще не означает, что он знает, как их просмотреть. Если судить из ответа нам ФНС, они еще сами на стадии формировании правл в части проверок электронных документов, передаваемых через операторов ЭДО.

    Аноним, Вы писали:
    "оператор никак не может знать о содержании документов, которые передает в ИФНС? Он только грубо говоря почтовый ящик и все документы закрыты, для этого и криптографическая защита нужна и электронная подпись налогоплательщика

    "

    Не может, вы правы. Но при чем тут оператор, когда речь идет о бухгалтере и налоговом инспекторе, который выехал на проверку? В этом сценарии бухгалтер тупо показывает инспектору документы в сервисе, открывает ему, как вы выражаетесь, свой "почтовый ящик", доступа к которому у оператора ЭДО действительно нет. Но вот многие бухгалтеры волнуются, что вместе с нужными документами инспектор может увидеть чуть больше, чем надо. Оператор тут не при чем.

    Вы что-то тут явно не так поняли. Здесь противоречий прекрасной идее ЭДО нет, не гоните на автора.

👶 Женщинам за рождение детей до 25 лет хотят платить 200 000 рублей. А как на 50 руб. пособия вырастили и когда работать!? — возмущаются у нас в ВК

Депутаты фракции ЛДПР внесли в Госдуму законопроект о единовременной выплате пособия в 200 000 рублей женщинам, которые родили до 25 лет.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

В Euroclear заявили, что депозитарий не участвует в выкупе акций

Депозитарий предупредил инвесторов, что они участвуют в процессе выкупа заблокированных активов на свой страх и риск.

76% предприятий провели импортозамещение

Малый и средний бизнес нашел варианты импортозамещения товаров из недружественных стран. Компании применяют как российские аналоги, так и продукцию азиатских производителей.

Лучшие спикеры, новый каждый день

🔥 Станьте звездой на «Клерке»! Теперь авторы могут увеличить охват своего блога

Если хотите продвинуть свой материал в Трибуне* и стать более известным автором, теперь это легко сделать.

У бизнеса будет больше оснований для пересмотра решений ФАС

Госдума расширит список существенных обстоятельств, которые позволяют пересмотреть содержание или порядок исполнения предписания Антимонопольной службы.

Воду в офис можно без проблем учесть в расходах

На общей системе налогообложения (ОСНО) можно применить в расход покупку воды в офис.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Депутаты хотят сократить женщинам работу по пятницам

Сотрудницы бюджетной сферы смогут уходить домой в пятницу на 2 часа раньше. Это позволит им больше отдыхать и проводить время с семьей.

До 27 мая надо сдать уведомление по ЕНП на НДФЛ

Очередной срок сдачи ЕНП-уведомления – в понедельник. Там будет НДФЛ за период с 01.05.2024 по 22.05.2024.

Мемы от великих художников. Пятничный пост для поднятия настроения

Продолжаем собирать в копилку мемы от художников. Ловите подборку картин, которые отлично подходят для бухгалтерских и не только мемов.

Мемы от великих художников. Пятничный пост для поднятия настроения

Курс евро на Мосбирже упал ниже 97 рублей

Доллар торгуется за 89,6 рубля, а юань стоит 12,3 рубля.

Нормирование трудозатрат на выполнение типовых бухгалтерских операций

Продолжаем серию статей про ценообразование бухгалтерских услуг. В прошлой части мы поговорили о трудоемкости бухгалтерских услуг и методах ее расчета. Теперь нам предстоит более подробно остановиться на вопросе нормирования трудозатрат на выполнение типовых бухгалтерских операций.

Нормирование трудозатрат на выполнение типовых бухгалтерских операций

🧠Мозгонапрягатель. С пятницей, коллеги

Задачка сегодня зо звездочкой. Давайте разбираться вместе.

🧠Мозгонапрягатель. С пятницей, коллеги
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Ставку налога для самозанятых сохранят

Глава Минфина заверил, что налоговые льготы и преференции для самозанятых сохранят.

Онлайн-кассы, смарт-терминалы, ОФД по 54-ФЗ в 2024 году: обзор компаний

По закону без онлайн-кассы и договора с оператором фискальных данных не может функционировать практически ни одно предприятие сферы розничной торговли, общепита и услуг. В нашем обзоре собрали компании, которые не только продают кассы, но и оказывают поддержку, занимаются настройкой и сопутствующим оборудованием, облачными кассами и сопровождением.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
УСН

Два способа обналичивания на упрощенке

Есть законные варианты обналичивания средств организации на УСН.

Ускоренный порядок возмещения НДС в 2024 году

Организации, которые предъявляют НДС к возмещению из бюджета, очень рассчитывают на эти деньги и хотят получить их как можно скорее. В 2022 году законодатель упростил эту процедуру. Расскажем, как бизнесу воспользоваться ускоренным порядком возмещения НДС.

Ускоренный порядок возмещения НДС в 2024 году

Власти снова заговорили о туристическом налоге

Минфин России рассматривает возможность преобразования курортного сбора в туристический налог.

46% работодателей согласны участвовать в финансировании пенсионных накоплений сотрудников

Пока что для компаний, готовых софинансировать участие своих сотрудников в программе долгосрочных сбережений, нет налоговых льгот, но они могут появиться.

На «Клерке» новый инструмент «Калькулятор расчета дней между датами»!

Инструмент «Калькулятор расчета дней между датами» помогает определить точное количество рабочих и календарных дней, а также рабочих часов с учетом выходных и праздников.

Интересные материалы

Тест: понимаете ли вы бухгалтерские термины. Выпуск 4

Проверьте свои знания в области бухгалтерской терминологии. Сегодня тест посвящен обязательствам.

Тест: понимаете ли вы бухгалтерские термины. Выпуск 4