Групповой счет за проживание командированных в гостинице не лишает права списать расходы
Работники организации находились в командировке, выписан общий счет за гостиницу на одного работника, а не на каждого командированного. Будет ли такой документ (общий счет за проживание) правомерным для отнесения на затраты для уменьшения базы налога на прибыль?
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Тарабухиной Марины (г. Вологда)
Работники организации находились в командировке, выписан общий счет за гостиницу на одного работника, а не на каждого командированного. Будет ли такой документ (общий счет за проживание) правомерным для отнесения на затраты для уменьшения базы налога на прибыль.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу, включаются расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения (в том числе гостиничного номера). Указанные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (абз. 2 пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). В Вашем случае счет из гостиницы подтверждает понесенные расходы на проживание всех командированных сотрудников, но возникает путаница с расчетами, поскольку счет оплачен только одним сотрудником за всех.
В данной ситуации можно издать распорядительный акт, в котором прописать, что ответственным за оплату расходов на проживание в командировке является один сотрудник, который и оплатил счет. По итогам командировки на основании авансового отчета возместить расходы этому сотруднику, а остальных сотрудников рассчитать без учета расходов на проживание. Также обратите внимание, что в счете должны быть указаны:
- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
- фамилия, имя, отчество потребителя;
- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
- цена номера (места в номере);
- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
Эти требования к счету гостиницы установлены Постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".
Если в Вашем групповом счете гостиницы не указаны все проживающие потребители услуг, то для предотвращения налоговых споров лучше обратиться в гостиницу для исправления первичных документов, поскольку ими нарушены Правила предоставления гостиничных услуг в РФ.
Получить персональную консультацию Катерины Васеновой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.
