Клерк.Ру

Брак по расчету: клиент и бухгалтер-аутсорсер

На правах рекламы
Фото Бориса Мальцева. Клерк.Ру

Если вы решили передать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, стоит сразу задуматься не только о конечном результате. То есть не только об отчетах, которые бухгалтерская компания будет выдавать вам и контролирующим органам, но и о том, каким образом эти отчеты будут формироваться. Процесс передачи первичной документации – один из самых острых камней преткновения в подобных отношениях.

Наладим дисциплину вместе

Для начала небольшое отступление. Бухгалтерский аутсорсинг в нашей стране сегодня, несомненно, востребован, но отнюдь не так широко, как на Западе. Причина такого обстоятельства кроется не слишком глубоко. Всем известно, что движущие силы нашей экономики немного не такие, как на Западе. И для владельца бизнеса чисто рыночная конкуренция – такая, какая описана в учебниках - порой не слишком важна. Это накладывает свой отпечаток на особенности управленческого учета (на основе которого затем ведется и бухгалтерский учет).

Иначе говоря, внутренняя управленческая отчетность компании порой формируется не канонически, по правилам (когда все хозяйственные операции фиксируются там и тогда, когда они совершались), а задним числом, исходя из представлений бухгалтера о необходимости и целесообразности. И первичную документацию в информационную систему тоже часто вводит не менеджер, а бухгалтер – таким образом, как он считает нужным.

Отдать сторонней организации ведение управленческого, финансового учета в условиях, когда дисциплина ведения этого учета далека от совершенства, конечно, очень сложно. Но это не означает, что такую дисциплину не надо пытаться наладить.

Многие бухгалтерские компании не просто готовят и сдают фискальную отчетность, но ведут полноценный учет, пригодный для текущих нужд управления. Все дело в приоритетах. Иначе говоря – в заинтересованности заказчика.

Заинтересованность заказчика в качественной работе нагляднее всего проявляется в своевременном предоставлении первичной документации. Поэтому для обеих сторон очень полезным будет с самого начала работы максимально детальным образом расписать порядок документооборота.

Вообще говоря, задача «выбивать» документы у заказчика перед аутсорсером не стоит. Те же налоги бухкомпания может посчитать, исходя только из тех данных, что у нее есть. И потом задним числом заказчика может поджидать неприятный сюрприз. Но хороший аутсорсер всегда проявит внимание к процессу и объяснит деловому партнеру, что нужно сделать для достижения наилучшего результата. 

Продумать и зафиксировать

Часто потенциальный заказчик, обдумывая возможности передачи бухучета на сторону, колеблется, не будучи уверен в том, как будет происходить текущее взаимодействие. Поэтому еще на этапе заключения договора с аутсорсером нужно продумать и зафиксировать все нюансы будущего общения. Тем более что руководитель не всегда понимает, какие документы важны для бухгалтерии и в какие сроки их передают.

На какие конкретно услуги рассчитывает заказчик? Полное ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы, выписка счетов, что-то еще? Большая часть бухгалтерских фирм (включая «Лорес консалтинг») сегодня разделила эти опции, оценила их и включила в состав того или иного тарифного плана (как правило, тарифные планы для ООО и ИП формируются отдельно).

И чем детальнее в договоре описывается, какие конкретно действия (или  документы, являющиеся их результатом) входят в пакет услуг, тем проще будет обеим сторонам.    

В  графике документооборота стоит зафиксировать оба направления движения документов – как от клиента к бухгалтерской компании, так и от бухкомпании к клиенту. Перечислить наименования документов и контрольные сроки их получения. И естественно, в договоре должен содержаться перечень отчетности, которую аутсорсер будет сдавать в контролирующие органы.

Очень полезно будет указать в договоре конкретных должностных лиц заказчика, ответственных за предоставление тех или иных первичных документов. Можно определить там же их должностные полномочия в сфере общения с аутсорсером (это поможет понять, с кем из сотрудников лучше решать те или иные текущие проблемы). Детальная регламентация документооборота, кстати, позволит заказчику быть более уверенным в том, что конфиденциальная информация не будет разглашена.

Там же, в договоре можно предусмотреть обязательность исполнителя предоставлять заказчику отчет о проделанной работе (вместе с актом сдачи-приемки оказанных услуг). В нем будут содержаться сведения о количестве выписанных счетов, обработанных накладных, созданных кассовых документов, и так далее. Сопоставив такой отчет с упомянутым выше графиком документооборота, клиент сможет наглядно увидеть, за что он платит деньги, и по каким причинам результат может оказаться хуже, чем ему хочется.

Не переплачивайте

Зафиксировать в договоре порядок работы важно, но потом нужно обеспечить исполнение этого порядка. Нередко штатный бухгалтер в небольшой компании – это отчасти и секретарь, и менеджер, и кадровик. Если бухучет передается сторонней организации, то нужно определить, на кого из кадровых сотрудников ложатся обязанности обеспечить наличие нужных документов.

Причем это не отдельный вопрос, он напрямую связан с расчетом целесообразности применения аутсорсинга. Конечно, удобно, когда сбором первички занимается свой собственный, штатный бухгалтер. Но если этому главбуху приходится платить немаленькую (особенно по региональным меркам) зарплату, а рабочее время он расходует на то, чем может заниматься куда менее квалифицированный специалист, вряд ли такую ситуацию можно назвать оптимальной. В этом случае можно разделить функции: обзвон контрагентов и сбор первички возложить на «недорогого» штатного сотрудника, а вот функцию главбуха отдать на аутсорс.

Кстати

Сегодня многие бухгалтерские компании предоставляют клиентам возможность доступа в систему бухучета через интернет. Это дает клиентам возможность самостоятельно выполнять те работы, которые они по каким-то причинам не хотят передавать аутсорсеру. 

Источник: «Лорес Консалтинг»

Мероприятия

Разместить

Блоги компаний

Создать блог
📌 Реклама
Отключить