Хранение первички

Три блока документов, без которых не обойтись даже предпринимателю и малому бизнесу

Расскажем, как начать и наладить ведение внутреннего документооборота у субъекта малого предпринимательства. Может показаться, что при работе в сфере малого и «очень малого» бизнеса документации можно уделять не столь много внимания, а сосредотачиваться больше на самом бизнес-процессе.
Три блока документов, без которых не обойтись даже предпринимателю и малому бизнесу

Расскажем, как начать и наладить ведение внутреннего документооборота у субъекта малого предпринимательства. Может показаться, что при работе в сфере малого и «очень малого» бизнеса документации можно уделять не столь много внимания, а сосредотачиваться больше на самом бизнес-процессе.

Что случилось?

За некачественно организованный документооборот можно здорово поплатиться.

Иногда предприниматели думают, что документация – вроде как дело десятое. А главное, чтобы все бумаги лежали в папках у главбуха, который зачастую в мелких компаниях еще  и экономист, и делопроизводитель, и завхоз. Но такой подход чреват потерей контроля над количеством и, что важнее, качеством документов, которые предприниматель использует в своей деятельности. Также не стоит забывать и о проверках со стороны контролирующих органов и структур – к примеру, налоговой инспекции, прокуратуры, Роспотребнадзора и т.д. Этим ребятам не объяснишь, что эта «бумажка вдруг куда-то пропала, но она, честное слово, была».

Как организовать грамотный контроль за документами

Ответ очень прост – нужно организовать систему организации документооборота, включающую в себя функцию постоянного контроля за качеством документального оформления всех действий компании или индивидуального предпринимателя.

С чего начинаем?

Для начала нужно разбить всю документацию на три отдельных вида, каждый из которых соответствует следующим частям бизнес-процессов:

  • управляющей,
  • оперативной,
  • обслуживающей.

Для чего это нужно? Да хотя бы для упорядочения всего «вороха» документов, ведь всегда проще что-либо делать, разбив процесс на определенные части. Да и контролировать отдельные блоки документации значительно легче.

Рассмотрим отдельно каждый процесс и определим, какие документы к нему относятся и как их можно контролировать.

Блок 1. Управляющая часть

Управляющая часть в документации – это то, что является фундаментом вашего бизнеса. Для ИП – это документы о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (свидетельство, выписки из ЕГРИП), для ООО – это Устав, протоколы решений собраний собственников бизнеса, выписки из ЕГРЮЛ.

Контролировать эти документы, в принципе, не сложно. Изменения в них вносятся не столь часто, но, тем не менее, вносятся. Поэтому не стоит забывать подшивать в папочку с уставными документами новые выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, если вы вносили какие-то изменения (например, добавили новые виды экономической деятельности) или приобщить протоколы решений, если в вашей компании произошло «перераспределение портфелей» в уставном капитале ООО.

Кто контролирует?

В идеале контролировать управляющую часть документации должен сам руководитель бизнеса (индивидуальный предприниматель или директор компании). Если руководителю некогда, то стоит этот вопрос поручить лицу, степень доверия к которому у бизнесмена самая максимальная (обычно это главбух или заместитель директора).

Блок 2. Оперативная часть

Оперативная часть бизнес-процесса – это самый большой по объему процесс в деятельности бизнеса. Собственно, это и есть само по себе «дело».

К этой части процесса относятся все деловые, правовые документы, связанные с непосредственным извлечением прибыли – договоры с контрагентами, договоры аренды, соглашения, акты принятых работ и т.д.

Сюда можно отнести и техническую организацию производственного процесса (если ваша компания занимается производством) – спецификации, технологические карты, расчеты, сметы и т.п.

Контроль за этим типом документации уже более объемный. Начнем с того, что все документы в одну офисную папку вряд ли засунешь. Как минимум, должна быть отдельная папка для договоров с контрагентами, отдельно для документов по технологическому процессу, отдельно – для рекламных и маркетинговых вещей (например, соглашения об информационном или спонсорском сотрудничестве) и т.д.

Кто контролирует?

Лучше не сосредотачивать контроль за различными типами оперативных документов в руках одного человека. При возможности (а они, в малом бизнесе, безусловно, очень ограничены), за каждый тип документов должен отвечать причастный к исполнению этих документов сотрудник. Например, за договора и соглашения – бухгалтер, а за производственный процесс – начальник производства. При этом о состоянии этой документации ответственные лица должны отчитываться перед  руководством минимум раз в квартал, а в конце года подводить итоги за 12 месяцев. И желательно, чтобы этот отчет ответственные лица готовили в письменном виде за собственной подписью, что в дальнейшем значительно облегчит поиск «слабого звена» при выявленных ошибках, как в процессах самого бизнеса, так и  ведении документации. 

Блок 3. Обслуживающая часть

Обслуживающая часть документации – это, если так можно выразиться, техобслуживание вашего бизнеса. Сюда относятся – бухгалтерия, отдел кадров, IT-отдел, охрана, водители и т.п. Соответственно, и документация этой части вашего бизнес-процесса должна быть поделена на сферы влияния этих служб.

Вся бухгалтерская документация должна храниться в отдельном месте в отдельных папках. Уже в других папках должна храниться документация по кадрам, охране, компьютерщикам. 

Кто контролирует?

За качество ведения бухгалтерской документации отвечает лично главбух, за кадры – кадровик, за компьютерщиков – начальник соответственного подразделения.

Здесь система контроля должна быть аналогична контролю за документооборотом операционного процесса – ежеквартальный (а лучше – ежемесячный) отчет в письменном виде каждого ответственного, обязательный разбор полетов с ответственными лицами по итогам года.

Для руководителя крайне важно видеть общую картину работы своего дела. И именно такой подход за контролем документооборота позволит не просто держать руку на пульсе своего бизнеса, но и понимать, где у него слабые места. А при визите контролеров можно будет почти на 100% быть уверены в том, что ваша документация:

  • всегда актуальна,
  • всегда под рукой,
  • сотрудник, по вине которого была нарушена часть какого-либо процесса, будет выявлен быстро.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
77

Начать дискуссию

💥 Пять вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

С 2025 года все изменится, и половина НК будет переписана. Поэтому важно уже сейчас понять, какими будут новые правила игры и как организовать свою работу. «Клерк» проводит серию вебинаров с ведущими экспертами: налоговыми консультантами, юристами, адвокатами, аутсорсерами. Не пропустите!

💥 Пять вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

У бухгалтеров стресс и выгорание, алкоголь подорожает с 1 июля, а блогеров хотят приравнять к СМИ. 🥂«Ночной бухгалтер» № 1703

Пятничные новости они такие. Сделали дайджест шок-новостей дня, разбавили их играми для глаз и разума, и любимая рубрика — «Что ест бухгалтер».

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

🍷 Минимальные цены на продажу крепкого алкоголя в рознице вырастут уже с 1 июля

Водка с 1 июля 2024 года подорожает с 281 до 299 рублей, коньяк — с 517 до 556, а бренди — с 375 до 403 рублей за 0,5 л.

Лучшие спикеры, новый каждый день
УСН

Как с 2025 года будут индексировать лимит дохода для перехода на УСН

Сейчас перейти на УСН с начала года можно, если доходы за 9 месяцев прошлого года не превысили 112,5 млн рублей с учетом коэффициента-дефлятора. С 2025 года лимит для перехода на УСН будет 337,5 млн рублей.

Онлайн-кассы

Если безналичная оплата за юрлицо пришла от физлица, надо применять ККТ

Иногда происходят такие ситуации: счет выписан на юрлицо, а оплата по безналу поступает от директора компании или иного физического лица.

Экономика России

Вечность пахнет нефтью…?

Вынесенная в заголовок фраза принадлежит авторству Егора Летова, о ее смысле можно полемизировать, но оставим это занятие литературным критикам, задавшись намного более прозаичным вопросом (но вполне в духе заголовка с учетом того, что жизненный цикл государства, в отличие от человеческого, намного более обращен в вечность).

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Общество

В Италии задержали основателя портала «Право.ру»

По версии прокуроров из Милана, Дмитрий Чиракадзе помог сбежать из-под домашнего ареста Артему Уссу, которого обвиняют в контрабанде.

Кредитование

Нужно получать больше 100 000 рублей, чтобы комфортно выплачивать автокредит

С начала года по апрель россияне оформили кредиты для покупки автомобиля на общую сумму 706,7 млрд рублей.

Бесплатно с НДФЛ

Какие ставки НДФЛ будут действовать в 2025 году: обзор поправок в НК-2025

С 2025 года будут действовать пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ и две двухступенчатые.

Какие ставки НДФЛ будут действовать в 2025 году: обзор поправок в НК-2025
Основные средства

Как учитывать дорогостоящее оборудование, списывать в расходы кредитный автомобиль, пересмотреть ликвидационную стоимость: три вопроса по ОС бухгалтеру в закладки

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

Введение электронной визы резко увеличило турпоток в Россию

По мнению экспертов, введение электронной визы в Россию дало мощный толчок для увеличения въездного туристического потока.

В 2025 у всех бухгалтеров будет сплошной стресс — готовимся встречать трудности уже сейчас! Давайте работать без выгорания

Обычно мы заботимся о ваших hard-скилах: обучаем работе с изменениями, рассказываем, как правильно считать налоги и заполнять отчеты. Но в работе бухгалтера так много стресса. К дедлайнам в отчетах, проверкам ФНС и хотелкам руководства добавилась налоговая реформа. Мы выпустили онлайн-курс, который поможет вам не выгореть и справиться со всеми трудностями.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Законопроекты

Уголовная ответственность за участие в нежелательных организациях: чего ожидать

11 июня 2024 года стало известно о принятии Госдумой на пленарном заседании в первом чтении законопроекта об уголовной ответственности за участие в деятельности любых иностранных организаций, признанных в РФ нежелательными, в том числе тех, учредителями которых выступают зарубежные госорганы.

Пенсии

Негосударственные пенсионные фонды будут обязаны выявлять конфликты интересов

НПФ должны вести обязательный учет информации о конфликтах интересов с 1 января 2025 года.

Стандартный вычет

Для стандартного вычета на детей лимит дохода считают по одному месту работы

Налоговый агент, который предоставляет физлицу стандартный вычет по НДФЛ на детей, считает налог с учетом только тех доходов, источником которых этот налоговый агент является.

Общество

Цены на такси в час пик не должны расти для пассажиров с детьми

В праздничные дни и непогоду операторы такси не должны повышать стоимость поездок для семей с детьми. С таким предложением выступил депутат Госдумы.

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

Блогеров с миллионом подписчиков могут приравнять к СМИ принудительно

Зампредседателя комитета Госдумы по информационной политике, информационным технологиям и связи Антон Горелкин (депутат фракции «Единая Россия») считает, что блогеров, имеющих миллион и более подписчиков, необходимо в принудительном порядке приравнивать к СМИ.

3

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Ипотека

Принят закон о продаже физлицом ипотечного имущества на выгодных условиях

Владимир Путин подписал федеральный закон с изменениями в ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)».

Интересные материалы

Бесплатно с Внесение изменений в ЕГРЮЛ

Смена наименования ООО в 2024 году: пошаговая инструкция. Мини-курс

Наименование является основным средством индивидуализации юридического лица, характеризует сферу деятельности. А проще говоря: «как вы яхту назовете так она и поплывет». В мини-курсе пошагово рассказываем, как сменить наименование ООО в 2024 году.

Смена наименования ООО в 2024 году: пошаговая инструкция. Мини-курс