Клерк.Ру

Три блока документов, без которых не обойтись даже предпринимателю и малому бизнесу

Расскажем, как начать и наладить ведение внутреннего документооборота у субъекта малого предпринимательства. Может показаться, что при работе в сфере малого и «очень малого» бизнеса документации можно уделять не столь много внимания, а сосредотачиваться больше на самом бизнес-процессе.

Что случилось?

За некачественно организованный документооборот можно здорово поплатиться.

Иногда предприниматели думают, что документация – вроде как дело десятое. А главное, чтобы все бумаги лежали в папках у главбуха, который зачастую в мелких компаниях еще  и экономист, и делопроизводитель, и завхоз. Но такой подход чреват потерей контроля над количеством и, что важнее, качеством документов, которые предприниматель использует в своей деятельности. Также не стоит забывать и о проверках со стороны контролирующих органов и структур – к примеру, налоговой инспекции, прокуратуры, Роспотребнадзора и т.д. Этим ребятам не объяснишь, что эта «бумажка вдруг куда-то пропала, но она, честное слово, была».

Как организовать грамотный контроль за документами

Ответ очень прост – нужно организовать систему организации документооборота, включающую в себя функцию постоянного контроля за качеством документального оформления всех действий компании или индивидуального предпринимателя.

С чего начинаем?

Для начала нужно разбить всю документацию на три отдельных вида, каждый из которых соответствует следующим частям бизнес-процессов:

  • управляющей,
  • оперативной,
  • обслуживающей.
Для чего это нужно? Да хотя бы для упорядочения всего «вороха» документов, ведь всегда проще что-либо делать, разбив процесс на определенные части. Да и контролировать отдельные блоки документации значительно легче.

Рассмотрим отдельно каждый процесс и определим, какие документы к нему относятся и как их можно контролировать.

Блок 1. Управляющая часть

Управляющая часть в документации – это то, что является фундаментом вашего бизнеса. Для ИП – это документы о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (свидетельство, выписки из ЕГРИП), для ООО – это Устав, протоколы решений собраний собственников бизнеса, выписки из ЕГРЮЛ.

Контролировать эти документы, в принципе, не сложно. Изменения в них вносятся не столь часто, но, тем не менее, вносятся. Поэтому не стоит забывать подшивать в папочку с уставными документами новые выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, если вы вносили какие-то изменения (например, добавили новые виды экономической деятельности) или приобщить протоколы решений, если в вашей компании произошло «перераспределение портфелей» в уставном капитале ООО.

Кто контролирует?

В идеале контролировать управляющую часть документации должен сам руководитель бизнеса (индивидуальный предприниматель или директор компании). Если руководителю некогда, то стоит этот вопрос поручить лицу, степень доверия к которому у бизнесмена самая максимальная (обычно это главбух или заместитель директора).

Блок 2. Оперативная часть

Оперативная часть бизнес-процесса – это самый большой по объему процесс в деятельности бизнеса. Собственно, это и есть само по себе «дело».

К этой части процесса относятся все деловые, правовые документы, связанные с непосредственным извлечением прибыли – договоры с контрагентами, договоры аренды, соглашения, акты принятых работ и т.д.

Сюда можно отнести и техническую организацию производственного процесса (если ваша компания занимается производством) – спецификации, технологические карты, расчеты, сметы и т.п.

Контроль за этим типом документации уже более объемный. Начнем с того, что все документы в одну офисную папку вряд ли засунешь. Как минимум, должна быть отдельная папка для договоров с контрагентами, отдельно для документов по технологическому процессу, отдельно – для рекламных и маркетинговых вещей (например, соглашения об информационном или спонсорском сотрудничестве) и т.д.

Кто контролирует?

Лучше не сосредотачивать контроль за различными типами оперативных документов в руках одного человека. При возможности (а они, в малом бизнесе, безусловно, очень ограничены), за каждый тип документов должен отвечать причастный к исполнению этих документов сотрудник. Например, за договора и соглашения – бухгалтер, а за производственный процесс – начальник производства. При этом о состоянии этой документации ответственные лица должны отчитываться перед  руководством минимум раз в квартал, а в конце года подводить итоги за 12 месяцев. И желательно, чтобы этот отчет ответственные лица готовили в письменном виде за собственной подписью, что в дальнейшем значительно облегчит поиск «слабого звена» при выявленных ошибках, как в процессах самого бизнеса, так и  ведении документации. 

Блок 3. Обслуживающая часть

Обслуживающая часть документации – это, если так можно выразиться, техобслуживание вашего бизнеса. Сюда относятся – бухгалтерия, отдел кадров, IT-отдел, охрана, водители и т.п. Соответственно, и документация этой части вашего бизнес-процесса должна быть поделена на сферы влияния этих служб.

Вся бухгалтерская документация должна храниться в отдельном месте в отдельных папках. Уже в других папках должна храниться документация по кадрам, охране, компьютерщикам. 

Кто контролирует?

За качество ведения бухгалтерской документации отвечает лично главбух, за кадры – кадровик, за компьютерщиков – начальник соответственного подразделения.

Здесь система контроля должна быть аналогична контролю за документооборотом операционного процесса – ежеквартальный (а лучше – ежемесячный) отчет в письменном виде каждого ответственного, обязательный разбор полетов с ответственными лицами по итогам года.

Для руководителя крайне важно видеть общую картину работы своего дела. И именно такой подход за контролем документооборота позволит не просто держать руку на пульсе своего бизнеса, но и понимать, где у него слабые места. А при визите контролеров можно будет почти на 100% быть уверены в том, что ваша документация:

  • всегда актуальна,
  • всегда под рукой,
  • сотрудник, по вине которого была нарушена часть какого-либо процесса, будет выявлен быстро.