Клерк.Ру

Онлайн-кассы: уже точно пора

С февраля начался массовый переход предпринимателей на онлайн-кассы. Это касается даже тех, кто раньше работал совсем без кассы. Об этом говорит закон о контрольно-кассовой технике, который обновили в июле 2016 года. Наверняка, вы об этом уже слышали.

Но в законе есть противоречия и неясности, многие вопросы предпринимателей остались без ответа. Мы решили разобраться, собрали всю известную нам информацию и ответили на самые популярные вопросы в одном месте. Рассказываем, чем новые кассы отличаются от старых, как на них перейти и когда пора это сделать.

Чем новая касса отличается от привычного всем кассового аппарата?

Раньше данные из кассы совсем не передавали в налоговую. Чтобы проверить выручку компании, чиновники неожиданно наведывались с кассовыми проверками. В новые кассы встроен фискальный накопитель, который хранит данные. Теперь налоговая будет получать информацию о всех операциях в режиме реального времени через интернет.

Другие страны уже давно используют обмен данными онлайн. Например, Белоруссия, Болгария, Канада, Швеция, Сербия, Черногория и Хорватия.

Для работы такой кассы нужен постоянный доступ к интернету. Можете поставить роутер, модем или подключить к ней интернет по проводу. Налоговая простит проблемы со связью в пределах 30 дней, если больше — блокировка фискального накопителя.

Сам накопитель нужно менять каждые 13 месяцев для ОСНО и раз в 3 года для УСН, ЕНВД и патента. Выбрасывать их нельзя 5 лет.

Онлайн-кассы формируют бумажные и электронные чеки. Кассовый чек должен иметь наименование товара, QR-код и ссылку на сервис, который проверяет чеки. Покупатель может попросить отправить чек на электронную почту или в смс и проверить, соответствует ли сумма и другие данные на кассовом чеке тому, что продавец отправил в налоговую. Любое расхождение может послужить поводом для проверки.

Какие есть плюсы

  • Продавцам не нужно вести журнал кассира-операциониста — контролировать выручку теперь будут через интернет.
  • Проверок на точках станет меньше.
  • Ошибки будут автоматически проверяться при расчете по кассе.
  • Онлайн-чек равен печатному, покупателям не нужно собирать бумажные документы.

Кого касается закон и когда переходить на онлайн-кассу?

Уже с 1 февраля налоговая не регистрирует кассы старого типа, а предприниматели не могут продлить электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ) на своих аппаратах. Приходится обновлять старую кассу или покупать новую.

Большинству предпринимателей поменять старые кассы нужно до 1 июля 2017 года. С этого дня нельзя использовать кассы, которые не передают данные в налоговую. Если сейчас у вас есть касса с ЭКЛЗ — меняйте ее, не задумываясь, иначе придется заплатить штраф.

С 1 июля 2018 работать с кассой придется даже компаниям и ИП на вмененке и патенте. А еще тем, кто торгует через вендинговый автомат или по бланкам строгой отчетности. Сейчас бланки покупают в киосках, магазинах или типографиях, после 1 июля 2018 их нужно будет печатать на специальном устройстве и тоже передавать в налоговую.

Если раньше вы продавали слабый алкоголь без кассы, теперь вам тоже нужно использовать кассовый аппарат — с 31 марта 2017 года. Даже если вы на ЕНВД и торгуете только пивом или сидром. До 30 июня можно использовать старую кассу, а с 1 июля нужно передавать чеки в налоговую.

Интернет-магазину онлайн-касса тоже нужна

Если вы продаете услуги или товар через сайт, где покупатели платят картой или через электронные кошельки — у вас интернет-магазин. Есть особые кассы, которые автоматически получают информацию с сайта. Они были и раньше, но мало кто ими пользовался, потому что они не так популярны и не так много производителей таких аппаратов. Например, такие кассы выпускает Атол и не так давно запустил новую кассу Модульбанк.

Каждая продажа автоматически проходит по такой кассе и попадает к оператору фискальных данных. Когда покупатель оплачивает на сайте товар или услугу, касса формирует электронный чек. Передавайте его покупателю на электронную почту или на телефон — такой чек равен бумажному.

Если покупатель платит при получении товара в пункте выдачи или вашему курьеру — онлайн-касса должна быть на пункте и у курьера, чтобы выдать бумажный чек на месте и сразу же передать данные оператору фискальных данных.

При этом, если курьеры не являются представителями вашей компании, к примеру, вы заключили договор с курьерской службой — в таком случае, печатать чеки нужно курьерской службе.

Когда переходить интернет-магазину

Момент спорный, точного уточнения в законе нет. Мы спросили у налоговой, ответ пришел из Управления ФНС по Московской области: если принимаете электронные деньги через интернет, за исключением платежных карт — онлайн-касса потребуется с 1 июля 2018 года.

Получается так:

  • если на сайте принимаете оплату картами и через эквайринг — переходите на новую кассу до 1 июля 2017 года;
  • если через электронные кошельки и другие онлайн-сервисы — до 1 июля 2018 года.
Мы не уверены, что все налоговые с этим согласятся. Поэтому рекомендуем по вашему случаю отправить запрос в налоговую по адресу регистрации, чтобы получить письменное подтверждение дальнейших действий.

Кого не касается?

Исключение только для некоторых видов деятельности. Например, работать без кассы могут столовые в общеобразовательных учреждениях и те, кто ремонтирует обувь, ухаживает за детьми, торгует газетами в роспечати, мороженым в киоске или билетами для проезда в общественном транспорте.

Если ведете бизнес в удаленной местности с населением до 10 тысяч человек, где нет сети, можете использовать кассу, которая не передает чеки в налоговую. Чиновники уже определили критерий для выбора местности и скоро составят перечень населенных пунктов.

Если вы отправляете товары наложенным платежом по почте, скорее всего, касса не потребуется. Чек покупателю выдает сама почта, а вы физически не сможете передать чек в течение 5 минут после получения товара. Мы не уверены, потому что в законе нет определения для данной ситуации. Рекомендуем обратиться в налоговую, чтобы удостовериться.

Если ваши покупатели переводят вам деньги со своего расчетного счета на ваш, деньги приходят без карт, эквайрингов и онлайн-сервисов — касса совсем не нужна.

Как перейти на новую кассу

Если у вас интернет-магазин, купите и установите SSL-сертификат.

Его продают хостинги. Некоторые эквайринги не подключат интернет-магазин без него. А еще он нужен, чтобы мошенники не украли данные карт покупателей.

Снимите старый кассовый аппарат с учета в налоговой.

Есть несколько способов: прийти в налоговую лично, отправить заказное письмо или через электронные сервисы, например, Госуслуги. Понадобится: заявление, паспорт кассы и карточка регистрации устройства, которую выдавали, когда вы ставили кассу на учет.

Уточните в центре технического обслуживания вашей кассы, можно ли установить в нее фискальный накопитель.

Если нет, купите новую кассу. На сайте налоговой есть реестр с подходящими моделями касс. Проверьте, можно ли доработать вашу кассу или выберите новую из списка.

Заключите договор с оператором фискальных данных.

На просторах интернета найдете много компаний, но выбирайте из реестра. Пример операторов, к которым можно обратиться: Калуга-Астрал, Энергетические системы и коммуникации, Такском, Эвотор ОФД, Яндекс.ОФД, ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии.

Оператор хранит данные на своих серверах и по запросу передает их в налоговую. Передача данных из кассы в налоговую — платная услуга, стоимость зависит от оператора.

Зарегистрируйте кассу в налоговой, заполнив заявление в инспекции или в личном кабинете на сайте ФНС.

Для подачи заявления через интернет понадобится электронная подпись. Если подписи нет, придется ездить в налоговую 3 раза.

Чтобы зарегистрировать кассу на сайте налоговой, зайдите в кабинет налогоплательщика и выберете раздел «Контрольно-кассовая техника», там заполните данные компании.

Будьте внимательны при заполнении заявления — если ошибетесь, придется покупать новый накопитель, потому что любая ошибка в регистрации критична и блокирует его работу. Можете поручить это дело Центру технического обслуживания (ЦТО).

Установите кассу.

Настраивайте работу кассы и программного обеспечения заранее. Сначала подключите кассу к компьютеру и к интернету. Некоторые кассы умеют настраиваться сами. Если у вас не такая, установите драйверы по инструкции.

Касса попросит заполнить номера фискального накопителя и кассы, адрес, систему налогообложения, параметры доступа к оператору фискальных данных. Параметры доступа — это адрес шлюза и специальный код, их выдает оператор фискальных данных при регистрации.

После касса напечатает первый чек — отчет о регистрации. В нем найдете фискальный признак, который нужно подтвердить в налоговой. Это можно сделать в личном кабинете, если есть электронная подпись.

После этого налоговая окончательно зарегистрирует кассу, поставит об этом отметку и отправит данные к оператору фискальных данных, чтобы проверить связь с кассой. Если все пройдет успешно, касса готова к работе.

Когда начнете работать, помните, что кассовая смена не должна длиться дольше 24 часов — за это блокируют фискальный накопитель.

Проблема в том, что сейчас наблюдается дефицит онлайн-касс. Производители не успевают выпускать кассы с такой потребностью. Налоговая знает эту проблему, будем надеяться, что она не начнет штрафовать всех подряд и сразу.

Рекомендуем купить кассу, как можно раньше, и сохранить документы, пока ждете поставку. Они пригодятся, если у налоговой возникнут вопросы.

Штрафы

Если не поменяете кассу вовремя, штраф для ИП составит от 25% до 50% от суммы, непробитой по кассе, но не меньше 10 000 ₽. Для ООО — от 75% до 100%, но не меньше 30 000 ₽.

Если касса не зарегистрирована или не соответствует требованиям, штраф для ИП — от 1 500 до 3 000 рублей, для ООО — от 5 000 до 10 000 рублей.

А еще оштрафуют, если откажетесь выслать клиенту электронный чек: ООО на 10 000 ₽, ИП на 2 000 ₽.

Мнения

Буду мучать кассирах в магазинах с очередями с просьбой отправить мне чек на почту с каким нибудь трудно произносимым названием)  А как хорошо все начиналось при тестировании. Сбербанк раздавал планшеты с беспроводным принтером и бесплатным ПО от ФНС. Никаких ОФД, ЭЦП, ФН.

y.ponomarev, да-да. Стоит тетя, ты у нее купил газировку, 9 утра, час пик у метро. И ты такой: "Мне на котенок1982@меил.ру"!

 Надо официальный е-мейл Минфина узнать и всем дружно их адрес говорить. Пущай читают сколько мы с друганами пива и водки выпили, чем закусывали 

Аватар
Только я не понимаю, как связаны онлайн-касса и уменьшение количества  проверок? По-моему, наоборот, будут весь июль-август шерстить на предмет наличия новой ККМ. И потом тоже количество контрольных закупок не измениться: как не пробивали по обычной кассе, так и по онлайн можно не пробить. 
Аватар
А тех касс, которые могут формировать бланки строгой отчетности, я так поняла, еще даже в природе нет? Че-то поискала, не нашла вообще ничего...
На семинаре налоговики поясняли, что для высылки чека на почту на мобильном телефоне должно быть установлено специальное приложение, с которого будет считан штрих-код кассовым аппаратом. Поэтому никаких проблем и неудобств не возникнет. Нет приложения - нет обязанности высылать на почту. Это всё должно быть автоматически.
Аватар
. Нет приложения - нет обязанности высылать на почту. Это всё должно быть автоматически.

 где это написано в законе? 

Аватар
"начался массовый переход предпринимателей на онлайн-кассы" - что-то не заметно у нас "массового перехода".  Все продолжают работать по старому.
где это написано в законе?

 

о ручной записи электронной почты покупателя тоже нигде в законе не написано.

Кто-нить пробовал выслать себе чек на почту?

с которого будет считан штрих-код кассовым аппаратом.

 Поверьте мне кассовый аппарат его не считает сам. Нужен сканер штрихкода - негласно заставляют оборудовать рабочие места с ККМ еще и сканерами

А как быть с программным обеспечением? Если использовалась своя база данных, значит, нужно еще обеспечивать какой-то переход, конвертацию. А это такой головняк! Почему-то об этом никто не пишет, а это должна быть проблема из проблем, особенно, если учесть, что во всех базах обычно такой бардак и пересортица.

Может, я что-то не понимаю?

T@nya, Вы писали:

А как быть с программным обеспечением? Если использовалась своя база данных, значит, нужно еще обеспечивать какой-то переход, конвертацию. А это такой головняк! Почему-то об этом никто не пишет, а это должна быть проблема из проблем, особенно, если учесть, что во всех базах обычно такой бардак и пересортица.

Может, я что-то не понимаю?

 Вы все прекрасно понимаете, просто озвучивать полную стоимость перехода на онлайн ККТ ФНС не выгодно, поэтому они везде трубят, что это копейки... Реальность далека от этого, тут главное вас на крючок поймать, купив кассу вы уже ни куда не денетесь и все остальные траты произведете. Если грубо считать то получиться:

1. Принтер-чеков - от 9 000 до 25 000 руб.

2. ФН - 8 000 руб. в год

3. КЭП для доступа в ЛК - от 1 500 до 3 000 руб. Если ЕГАИС дороже (JaCarta) в год

4. Договор с ОФД - 3 000 руб. в год

5. Сканер QR-кодов - от 2 000 до 7 000 руб. Если ЕГАИС дороже

6. Устройство ввода/управления (ПК, торговый терминал, планшет) - от 3 000 до 25 000 руб.

8. Учетная система (офлайн или онлайн (облако)) - от 9 000 до 100 000 руб.

9. Оператор (сотрудник) для ввода информации - от 5 000 до 25 000 руб. в месяц

10. Подключение к провайдеру - от 8 000 до 15 000 руб. в год

11.Услуги специалистов по установке, настройке, обновлению, ПО онлайн ККТ и учетной системы, переносу данных - от 12 000 до 60 000 руб. в год

Может что-то и забыл, но на вскидку примерно так получается. Нужно еще учесть, что не плохо было бы иметь резерв устройства в ввода/управления на случай поломки, чтобы можно было оперативно выполнить замену и в кратчайшие сроки восстановить работоспособность. Итого одномоментные затраты порядка 40-80 тыс. руб. и потом примерно столько же ежегодно. Очень дешево получается.....(((((

Люди которым это нравится