Онлайн-кассы: уже точно пора

С февраля начался массовый переход предпринимателей на онлайн-кассы. Это касается даже тех, кто раньше работал совсем без кассы. Об этом говорит закон о контрольно-кассовой технике, который обновили в июле 2016 года. Наверняка, вы об этом уже слышали.

Но в законе есть противоречия и неясности, многие вопросы предпринимателей остались без ответа. Мы решили разобраться, собрали всю известную нам информацию и ответили на самые популярные вопросы в одном месте. Рассказываем, чем новые кассы отличаются от старых, как на них перейти и когда пора это сделать.

Чем новая касса отличается от привычного всем кассового аппарата?

Раньше данные из кассы совсем не передавали в налоговую. Чтобы проверить выручку компании, чиновники неожиданно наведывались с кассовыми проверками. В новые кассы встроен фискальный накопитель, который хранит данные. Теперь налоговая будет получать информацию о всех операциях в режиме реального времени через интернет.

Другие страны уже давно используют обмен данными онлайн. Например, Белоруссия, Болгария, Канада, Швеция, Сербия, Черногория и Хорватия.

Для работы такой кассы нужен постоянный доступ к интернету. Можете поставить роутер, модем или подключить к ней интернет по проводу. Налоговая простит проблемы со связью в пределах 30 дней, если больше — блокировка фискального накопителя.

Сам накопитель нужно менять каждые 13 месяцев для ОСНО и раз в 3 года для УСН, ЕНВД и патента. Выбрасывать их нельзя 5 лет.

Онлайн-кассы формируют бумажные и электронные чеки. Кассовый чек должен иметь наименование товара, QR-код и ссылку на сервис, который проверяет чеки. Покупатель может попросить отправить чек на электронную почту или в смс и проверить, соответствует ли сумма и другие данные на кассовом чеке тому, что продавец отправил в налоговую. Любое расхождение может послужить поводом для проверки.

Какие есть плюсы

• Продавцам не нужно вести журнал кассира-операциониста — контролировать выручку теперь будут через интернет.
• Проверок на точках станет меньше.
• Ошибки будут автоматически проверяться при расчете по кассе.
• Онлайн-чек равен печатному, покупателям не нужно собирать бумажные документы.

Кого касается закон и когда переходить на онлайн-кассу?

Уже с 1 февраля налоговая не регистрирует кассы старого типа, а предприниматели не могут продлить электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ) на своих аппаратах. Приходится обновлять старую кассу или покупать новую.

Большинству предпринимателей поменять старые кассы нужно до 1 июля 2017 года. С этого дня нельзя использовать кассы, которые не передают данные в налоговую. Если сейчас у вас есть касса с ЭКЛЗ — меняйте ее, не задумываясь, иначе придется заплатить штраф.

С 1 июля 2018 работать с кассой придется даже компаниям и ИП на вмененке и патенте. А еще тем, кто торгует через вендинговый автомат или по бланкам строгой отчетности. Сейчас бланки покупают в киосках, магазинах или типографиях, после 1 июля 2018 их нужно будет печатать на специальном устройстве и тоже передавать в налоговую.

Если раньше вы продавали слабый алкоголь без кассы, теперь вам тоже нужно использовать кассовый аппарат — с 31 марта 2017 года. Даже если вы на ЕНВД и торгуете только пивом или сидром. До 30 июня можно использовать старую кассу, а с 1 июля нужно передавать чеки в налоговую.

Интернет-магазину онлайн-касса тоже нужна

Если вы продаете услуги или товар через сайт, где покупатели платят картой или через электронные кошельки — у вас интернет-магазин. Есть особые кассы, которые автоматически получают информацию с сайта. Они были и раньше, но мало кто ими пользовался, потому что они не так популярны и не так много производителей таких аппаратов. Например, такие кассы выпускает Атол и не так давно запустил новую кассу Модульбанк.

Каждая продажа автоматически проходит по такой кассе и попадает к оператору фискальных данных. Когда покупатель оплачивает на сайте товар или услугу, касса формирует электронный чек. Передавайте его покупателю на электронную почту или на телефон — такой чек равен бумажному.

Если покупатель платит при получении товара в пункте выдачи или вашему курьеру — онлайн-касса должна быть на пункте и у курьера, чтобы выдать бумажный чек на месте и сразу же передать данные оператору фискальных данных.

При этом, если курьеры не являются представителями вашей компании, к примеру, вы заключили договор с курьерской службой — в таком случае, печатать чеки нужно курьерской службе.

Когда переходить интернет-магазину

Момент спорный, точного уточнения в законе нет. Мы спросили у налоговой, ответ пришел из Управления ФНС по Московской области: если принимаете электронные деньги через интернет, за исключением платежных карт — онлайн-касса потребуется с 1 июля 2018 года.

Получается так:

• если на сайте принимаете оплату картами и через эквайринг — переходите на новую кассу до 1 июля 2017 года;
• если через электронные кошельки и другие онлайн-сервисы — до 1 июля 2018 года.

Мы не уверены, что все налоговые с этим согласятся. Поэтому рекомендуем по вашему случаю отправить запрос в налоговую по адресу регистрации, чтобы получить письменное подтверждение дальнейших действий.

Кого не касается?

Исключение только для некоторых видов деятельности. Например, работать без кассы могут столовые в общеобразовательных учреждениях и те, кто ремонтирует обувь, ухаживает за детьми, торгует газетами в роспечати, мороженым в киоске или билетами для проезда в общественном транспорте.

Если ведете бизнес в удаленной местности с населением до 10 тысяч человек, где нет сети, можете использовать кассу, которая не передает чеки в налоговую. Чиновники уже определили критерий для выбора местности и скоро составят перечень населенных пунктов.

Если вы отправляете товары наложенным платежом по почте, скорее всего, касса не потребуется. Чек покупателю выдает сама почта, а вы физически не сможете передать чек в течение 5 минут после получения товара. Мы не уверены, потому что в законе нет определения для данной ситуации. Рекомендуем обратиться в налоговую, чтобы удостовериться.

Если ваши покупатели переводят вам деньги со своего расчетного счета на ваш, деньги приходят без карт, эквайрингов и онлайн-сервисов — касса совсем не нужна.

Как перейти на новую кассу

Если у вас интернет-магазин, купите и установите SSL-сертификат.

Его продают хостинги. Некоторые эквайринги не подключат интернет-магазин без него. А еще он нужен, чтобы мошенники не украли данные карт покупателей.

Снимите старый кассовый аппарат с учета в налоговой.

Есть несколько способов: прийти в налоговую лично, отправить заказное письмо или через электронные сервисы, например, Госуслуги. Понадобится: заявление, паспорт кассы и карточка регистрации устройства, которую выдавали, когда вы ставили кассу на учет.

Уточните в центре технического обслуживания вашей кассы, можно ли установить в нее фискальный накопитель.

Если нет, купите новую кассу. На сайте налоговой есть реестр с подходящими моделями касс. Проверьте, можно ли доработать вашу кассу или выберите новую из списка.

Заключите договор с оператором фискальных данных.

На просторах интернета найдете много компаний, но выбирайте из реестра. Пример операторов, к которым можно обратиться: Калуга-Астрал, Энергетические системы и коммуникации, Такском, Эвотор ОФД, Яндекс.ОФД, ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии.

Оператор хранит данные на своих серверах и по запросу передает их в налоговую. Передача данных из кассы в налоговую — платная услуга, стоимость зависит от оператора.

Зарегистрируйте кассу в налоговой, заполнив заявление в инспекции или в личном кабинете на сайте ФНС.

Для подачи заявления через интернет понадобится электронная подпись. Если подписи нет, придется ездить в налоговую 3 раза.

Чтобы зарегистрировать кассу на сайте налоговой, зайдите в кабинет налогоплательщика и выберете раздел «Контрольно-кассовая техника», там заполните данные компании.

Будьте внимательны при заполнении заявления — если ошибетесь, придется покупать новый накопитель, потому что любая ошибка в регистрации критична и блокирует его работу. Можете поручить это дело Центру технического обслуживания (ЦТО).

Установите кассу.

Настраивайте работу кассы и программного обеспечения заранее. Сначала подключите кассу к компьютеру и к интернету. Некоторые кассы умеют настраиваться сами. Если у вас не такая, установите драйверы по инструкции.

Касса попросит заполнить номера фискального накопителя и кассы, адрес, систему налогообложения, параметры доступа к оператору фискальных данных. Параметры доступа — это адрес шлюза и специальный код, их выдает оператор фискальных данных при регистрации.

После касса напечатает первый чек — отчет о регистрации. В нем найдете фискальный признак, который нужно подтвердить в налоговой. Это можно сделать в личном кабинете, если есть электронная подпись.

После этого налоговая окончательно зарегистрирует кассу, поставит об этом отметку и отправит данные к оператору фискальных данных, чтобы проверить связь с кассой. Если все пройдет успешно, касса готова к работе.

Когда начнете работать, помните, что кассовая смена не должна длиться дольше 24 часов — за это блокируют фискальный накопитель.

Проблема в том, что сейчас наблюдается дефицит онлайн-касс. Производители не успевают выпускать кассы с такой потребностью. Налоговая знает эту проблему, будем надеяться, что она не начнет штрафовать всех подряд и сразу.

Рекомендуем купить кассу, как можно раньше, и сохранить документы, пока ждете поставку. Они пригодятся, если у налоговой возникнут вопросы.

Штрафы

Если не поменяете кассу вовремя, штраф для ИП составит от 25% до 50% от суммы, непробитой по кассе, но не меньше 10 000 ₽. Для ООО — от 75% до 100%, но не меньше 30 000 ₽.

Если касса не зарегистрирована или не соответствует требованиям, штраф для ИП — от 1 500 до 3 000 рублей, для ООО — от 5 000 до 10 000 рублей.

А еще оштрафуют, если откажетесь выслать клиенту электронный чек: ООО на 10 000 ₽, ИП на 2 000 ₽.