Клерк.Ру

Как бухгалтеру или директору поставить перед исполнителем цель внедрения 1С

Недавно мы разместили материал про начальный этап внедрения 1С, который для нас подготовил бизнес-консультант и коуч. Материал вызвал противоречивые мнения. Некоторые клерки говорили, что при внедрении 1С нет места коучингу. Автор статьи настаивал: есть, как и в любом деле, требующим системного подхода. И первая статья - это только самое начало методики. И вот ее вторая часть. Продолжение тоже будет, немного позже.

Цель и средства

Цель заказчика – как конечная точка совместного с внедренцем маршрута, где обе стороны удовлетворены результатом.

А что значит – быть удовлетворенным результатом?

Это значит, что можно сравнить заявленное желаемое и полученное фактическое. И констатировать, что да, у нас получилось!

А что нужно для того, чтобы сравнить?

Определить и измерить. Как компоненты, составляющие цели внедрения, так и достигнутый результат. Требуется некий эквивалент, измеритель, мерка.

Отдаю себе отчет в том, что в случае внедренческого процесса, который не измеряется ни в метрах, ни в килограммах, в этом самом эквиваленте есть некоторая неопределенность, нестандартизованность, непонятность.  Но это вовсе не означает невозможности определять цель и результат в измеримых, согласованных сторонами величинах.

Цель требует формулировки. Максимально точной. И – что особенно важно - понятной обеим сторонам. Стороне заказчика – для того, чтобы было с чем сравнить результат. Стороне исполнителя-внедренца – для того, чтобы определить требуемые ресурсы.

Формулировка цели – и не устная, высказанная на переговорах, а именно записанная и подписанная обеими сторонами – это, в том числе, и один из индикаторов ее достижимости.  Если, к примеру, представитель заказчика озвучивает такую фразу: «Хотим, чтобы бухгалтер (директор, логистик и т.д.) был доволен», то критерий довольства также необходимо определить.

В чем выражается удовольствие бухгалтера (или иного персонажа) и может ли его доставить именно новая программа?  Наверняка удовольствие этому персонажу доставила бы похвала, прибавка к зарплате, режим неполного рабочего дня без сверхурочных, или программа, которая все делала бы за него или создавала отчеты, не изнуряя никого точностью и своевременностью ввода исходных данных!

Будем реалистами – такого никакая программа не сможет! А вот сформировать «заковыристый» по запросу отчет – она сможет! Тот, над которым методом «крыжения» можно корпеть часами, она сформирует за очень короткое время. Правда, лишь если корректно сформулировать этот самый запрос и создать условия для своевременного ввода в информационную базу определенным образом структурированных данных.

Уверена, что большинство из тех, кто читает эти строки, знакомы со многими известными методиками работы с целями. Однако одной из проблем нашего перенасыщенного информацией времени является огромная пропасть между «знать» и «делать», между «знать» и «применять». Задайте себе такой вопрос  – часто ли вы сталкивались с применением методик работы с целями в процессе внедрения автоматизированных систем учета? Хотелось бы ошибаться, но статистика показывает, что этого практически не делает никто! Этого не учитывает заказчик, задумавший внедрять какую-либо новую программу. Этого не учитывает внедренец, выясняющий у потенциального заказчика – что и как он собирается автоматизировать.

Получается, что каждая из сторон несет от себя в проект внедрения только то, что знает и понимает сама, и объединить эти знания на пользу общему делу получается нечасто.

Есть одна старая «семейная» притча. Называется она «Горбушка и мякиш»:

Жили-были муж и жена. Прожили вместе всю жизнь, душа в душу, вместе состарились...

Вот уж они старик да старушка.

Захворал старик, чувствует недолго осталось ему. Вот он и просит жену исполнить его последнюю просьбу:

– Хочу, – говорит, – дорогая, съесть горбушку хлеба. Всю жизнь я ел только мякиш, отдавая тебе, дорогая моя, горбушку – самое вкусное в хлебе, а сегодня, хотел бы в последний раз отведать хрустящей корочки, уж так я её люблю.

Услышала это старушка, так и села:

– А я всю жизнь мякиш любила, и ела горбушки, потому что ты мне их отдавал – думала, что ты не любишь их. Вот и отдавала тебе самое вкусное в хлебе – нежную мякушку.

Иными словами – полезность и правильность каких-либо желаний (заказчика) и способов их реализации (исполнителем) при внедрении – так же относительны, как любовь к горбушкам и мякишу в этой притче. Можно ведь так и прожить всю профессиональную (в нашем случае) жизнь и так и не добиться ясного определения цели внедрения, лишая тем самым себя и проект четкости в конечной оценке его результата.

А всего-то и надо – договориться «на берегу» (и чем раньше – тем лучше для дела), соединив поначалу эфемерные представления заказчика об итоговых результатах внедрения с пониманием внедренца функциональности и возможностей какой-либо (или каких-либо вместе) конфигураций.

Цель потребует определенности и по времени.  Стороне заказчика это необходимо для того, чтобы согласовать свои внутренние планы и стратегии. Стороне внедренца – чтобы сопоставить реально доступные ресурсы.

При этом необходимо понимать, что не все в этом плане зависит даже от самого идеального (если такие существуют!) внедренца: например, обучить персонал работе с новым программным продуктом качественно и в нужный срок можно лишь при наличии персонала с определенной квалификацией и при условии выделения времени на обучение. Которое сторона заказчика должна обеспечить для того, чтобы сторона исполнителя могла выполнить свою часть работы. То есть желаемое время реализации цели неизбежно зависит не от одной из сторон, а от обеих.

Отмечу «на полях» еще и фактор, от внедренца не зависящий вообще – об информационной подготовке коллектива предприятия заказчика к этому самому внедрению, к переходу на новый программный продукт. Не берусь перечислить, какие последствия проявленного и непроявленного саботажа персонала приходится с усилиями, достойными лучшего применения, преодолевать при внедрении! Например, как тяжело и наполовину безрезультатно(!!!) обучать рядовой пользовательский персонал, у которого в мозгах пульсирует страх быть уволенными, потому что такие слухи распространяются вирусно. К сожалению, редко кто из обучаемых осознает, что в любом случае это обучение пойдет ему на пользу – на этом ли предприятии, или на другом. Чаще всего выделенное время на обучение проходит впустую минимум наполовину.

По всем известным методикам постановки и достижения целей, основная, титульная цель должна быть разбита на более мелкие, которые в свою очередь делятся на рабочие задачи. В зависимости от глобальности основной цели, иерархия разбиения на задачи может быть различной. И к каждой конечной задаче применяются те же принципы, что и к общей цели: формулировка, измеримость, срок достижения. И во многих случаях – ресурсы!

Выявление цели и оптимального пути к ней

Все это звучит красиво, правильно и обоснованно (как с теоретической, так и с практической точек зрения). Но практика показывает, что заказчик, который приносит на встречу с внедренцем именно таким образом определенную и сформулированную цель, это очень редкий субъект внедренческого процесса. Обыденность – это размытость и неопределенность цели. («Желаем, чтобы все было здорово!»).

Максимум «определенности» встречается лишь в сроках, и выражается зачастую в том, что все нужно срочно!  И неплохо бы «вчера». Причем, как правило, заказчик (что вполне естественно) ничуть не представляет себе всей сложности и многослойности процесса автоматизации, и, кроме того, степени своего участия в достижении успеха внедрения. Всегда ведь удобно переложить решение своих задач на другого. Если еще учесть тот факт, что реклама современных программных продуктов обещает чудеса, не обманывая, но и не договаривая того, что чудеса эти не достигаются «щелчком пальцами», то представление заказчика о том, что стоит лишь произнести набор волшебных слов – и его задачи и проблемы будут решены просто и быстро – вполне объяснимо.

Кто же является носителем знаний о том – как это происходит «на самом деле»? Кто имеет опыт различных вариантов автоматизации? Разумеется, тот, к кому приходит заказчик. Внедренец, который в реалиях и на собственном опыте знает, что «даже если собрать вместе девять беременных женщин, то ребенок не родится за месяц».

Именно он, внедренец, способен (и в какой-то мере – обречен) помочь проявить истинную цель заказчика, и (в собственных, заметьте, интересах):

  • помочь сформулировать и детализировать ее саму и ее этапы,
  • определить возможное время ее достижения (поэтапно и в целом),
  • показать (доступно и профессионально) все влияющие на результат и сроки факторы с обеих сторон.
Выше уже упоминалось о том, что в арсенале опытного внедренца есть множество вариантов (можно сказать – шаблонов) развития внедренческого проекта в различных предприятиях. И одним из самых простых путей взаимодействия с клиентом на первой же встрече может быть именно предложение взять один из таких шаблонов за основу. Безусловно, это повышает профессиональный  статус внедренца в глазах многих клиентов («Аах! Маааастер!»), так как снимает с них ответственность за формулировку их собственных целей.

Однако здесь кроется некоторая ловушка. Она заключена в том, что внедренец таким способом предлагает клиенту «вылечить его проблему способом, который хорошо сработал у другого». Потенциально и с некоторой долей вероятности возможно, конечно, «попадание в десятку», но не всегда лечение, которое помогло одному, способно помочь другому без корректировок.

Казалось бы – чего же проще – скорректируем! Возьмем за основу отработанный проект и «подгоним» его под специфику клиента. Это довольно часто применяемый способ.

Но любая «подгонка» неизбежно приводит нас к необходимости эту специфику клиента все же уточнять, выяснять, четко определять и измерять. Это, безусловно, можно сделать уже «в пути», после заключения договора с заказчиком, по мере «всплывания» тех или иных нюансов внутреннего устройства предприятия.

Но такой путь становится путем непредсказуемого количества итераций во время автоматизации определенных участков. А это, в свою очередь, влияет на результат проекта – потому что влияние незначительного фактора на систему в целом  непредсказуемо, оно может оказаться как незначительным, так и  довольно существенным. И это еще вопрос – как отразится очередная итерация на тему: «А здесь нам нужно делать вот так и вот так!» на сроках, качестве и иных критериях проекта внедрения.

Не хочу, чтобы создалось впечатление, что автор статьи навязывает путь перфекционизма – не трогаться с места до той поры, пока не станет совершенным все. Это путь в никуда. Однако, опытный путешественник (не экстремал!) сначала максимально изучит предстоящий путь со всеми возможными препятствиями и особенностями, и только потом двинется вперед. 

Скоро автор представит третью часть методики внедрения 1С с использованием коучинга.

Читайте ещё

Мнения
Люди которым это нравится