Клерк.Ру

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Несмотря на то, что с 1 марта 2017 г. правила заполнения путевых листов изменились, некоторые компании продолжают заполнять их по-старому. Проверяющие могут истолковать это как нарушение правил оформления документа и признать его недействительным. И, как следствие, исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. В этом случае компания будет вынуждена не только доплатить налог, но также уплатить штрафы и пени.

Оформляем путевой лист по-новому

Правила заполнения путевых листов изменили впервые за 11 лет. Уточнения в Приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152 были внесены другим приказом — от 18 января 2017 г. N 17 «О внесении изменений в обязательные реквизиты и поряднения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152.

Конкретные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 (путевой лист легкового, грузового автомобиля, автобуса и пр.)

Если организации не подходят типовые формы и она является нетранспортной, то компания может разработать свои, руководствуясь обязательными требованиями (см. раздел II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 и нижеперечисленные нововведения[1]). При этом о „собственной“ форме обязательно следует упомянуть в Учетной политике организации!

Обратите внимание! Если форма путевого листа разрабатывается компанией самостоятельно, то срок действия „путевки“ определяется компанией произвольно, в то время как срок действия типовой унифицированной формы — один рабочий день (или одна смена). Кроме того, в этот путевой лист можно вписать сразу нескольких водителей.

Новое в путевых листах

Итак, изменений два.

1. Печать или штамп организации/ИП в верхней части путевого листа больше ставить не нужно (п. 1 Приказа от 18.01.2017 г. № 17).

2. Появилось новое обязательное требование: теперь в путевом листе нужно проставлять дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Делать это должны контролер технического состояния автотранспортных средств или контролер технического состояния городского наземного электрического транспорта. Отметка о проведении предрейсового контроля заверяется подписью контролера с указанием фамилии и инициалов.» (п. 2 Приказа от 18.01.2017 г. № 17)

Если организация нетранспортная и небольшая (допустим, в ней всего один или два автомобиля), и сотрудники не обладают необходимой квалификацией для проведения предрейсового контроля, можно заключить договор о его проведении со сторонней организацией.

Обратите внимание! Если сотрудник использует личный транспорт в рабочих поездках, ему точно так же нужно выписывать путевой лист. Это предоставляет возможность:
  • точно так же отнести ГСМ на расходы, как если бы автомобиль был в собственности организации;
  • освободить начисленную работнику компенсацию за использование личного транспорта от НДФЛ (письмо Минфина РФ от 26.07.2013 № 03-04-05/24421).

Возможные последствия некорректного оформления «путевки»

Неправильно оформленный путевой лист налоговики могут не принять. А значит, за этим последуют санкции. Какие?

1. Поскольку ГСМ — это расходы организации, ФНС исключит из них стоимость горюче-смазочных материалов и доначислит налог на прибыль.

2. Как следствие, у налоговиков появится возможность оштрафовать компанию за занижение налогооблагаемой базы по ст.122 НК РФ.

Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы по ст. 122 НК РФ также влечет за собой взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога.


[1] Дополнительно: письма Минфина России от 25.08.2009 N 0303-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308

 

Мнения
Аватар
Добрый день, подскажите, пожалуйста, из какого источника эта цитата: "Если форма путевого листа разрабатывается компанией самостоятельно, то срок действия „путевки“ определяется компанией произвольно, в то время как срок действия типовой унифицированной формы — один рабочий день (или одна смена)."
Просмотрела и раздел II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Нет ничего об условии "если типовая форма - срок путевого 1 рабочий день и т.п.). Заранее спасибо.
Аватар

Транспортные компании выписывают путевые
листы каждый день (Постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78).

Организации, деятельность которых не
относится к транспортной, вправе выдавать путевые листы на любой срок, но не
более 1 месяца (п.10 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса
России от 18.09.08 № 152).

Аватар

Аноним, Вы писали:

Добрый день, подскажите, пожалуйста, из какого источника эта цитата: "Если форма путевого листа разрабатывается компанией самостоятельно, то срок действия „путевки“ определяется компанией произвольно, в то время как срок действия типовой унифицированной формы — один рабочий день (или одна смена)."
Просмотрела и раздел II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Нет ничего об условии "если типовая форма - срок путевого 1 рабочий день и т.п.). Заранее спасибо.

 Добрый день, цитата основана на п. 10 Порядка заполнения путевого листа, утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

Аватар
О том, что организации, не являющиеся транспортными, вправе путевые листы оформлять на сроки не более месяца, понятно, мы до сих пор так и делали. Вопрос возник в связи с тем, что мы используем типовую форму путевого листа. Поэтому вопрос о сроке, после прочтения в статье о том, что "срок действия типовой унифицированной формы - 1 рабочий день (1 смена). То есть нам нужно выдавать "путевку" на 1 день? А если мы выдаем на сроки до 1 месяца, то нужно разработать свою форму путевого листа? Я чего-то не поняла?
Аватар
Срок выдачи путевого листа не зависит от того, какую форму (унифицированную или свою) вы используете. Как было сказано выше, компании, которые не являются транспортными, вправе выдавать путевые листы на любой срок, но не более 1 месяца (п.10 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152). Выбор бланка остается за вами. Таким образом, унифицированную форму можно выдавать на срок, не превышающий 1 мес. (если ваша компания не относится к транспортной) 
Аватар
Я бы на вашем месте лучше разработала свой путевой лист, т.к. срок унифицированной формы 1 день, и налоговики при проверке вам об этом скажут, а если вы ее используете несколько дней то это подделка
Аватар

Если вы выплачиваете работнику компенсацию за использование его личного авто для служебных поездок, то расходы по ГСМ в учете не отражайте, так как считается, что сумма компенсации уже включает в себя ГСМ, износ, тех. обслуживание, ремонт. Отдельно такие затраты не учитываются (Письма Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).

Аноним, на самом деле это выдумка Минфина. Потому что компенсируют не ГСМ, а использование личного имущества, которое изнашивается в процессе использования в пользу работодателя. В этом и есть суть компенсации.
Люди которым это нравится