Клерк.Ру

Как оформить путевой лист, чтобы инспекция не сняла расходы

Несмотря на то, что с 1 марта 2017 г. правила заполнения путевых листов изменились, некоторые компании продолжают заполнять их по-старому. Проверяющие могут истолковать это как нарушение правил оформления документа и признать его недействительным. И, как следствие, исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. В этом случае компания будет вынуждена не только доплатить налог, но также уплатить штрафы и пени.

Оформляем путевой лист по-новому

Правила заполнения путевых листов изменили впервые за 11 лет. Уточнения в Приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152 были внесены другим приказом — от 18 января 2017 г. N 17 «О внесении изменений в обязательные реквизиты и поряднения путевых листов, утв. Приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. N 152.

Конкретные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 (путевой лист легкового, грузового автомобиля, автобуса и пр.)

Если организации не подходят типовые формы и она является нетранспортной, то компания может разработать свои, руководствуясь обязательными требованиями (см. раздел II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 и нижеперечисленные нововведения[1]). При этом о „собственной“ форме обязательно следует упомянуть в Учетной политике организации!

Обратите внимание! Если форма путевого листа разрабатывается компанией самостоятельно, то срок действия „путевки“ определяется компанией произвольно, в то время как срок действия типовой унифицированной формы — один рабочий день (или одна смена). Кроме того, в этот путевой лист можно вписать сразу нескольких водителей.

Новое в путевых листах

Итак, изменений два.

1. Печать или штамп организации/ИП в верхней части путевого листа больше ставить не нужно (п. 1 Приказа от 18.01.2017 г. № 17).

2. Появилось новое обязательное требование: теперь в путевом листе нужно проставлять дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Делать это должны контролер технического состояния автотранспортных средств или контролер технического состояния городского наземного электрического транспорта. Отметка о проведении предрейсового контроля заверяется подписью контролера с указанием фамилии и инициалов.» (п. 2 Приказа от 18.01.2017 г. № 17)

Если организация нетранспортная и небольшая (допустим, в ней всего один или два автомобиля), и сотрудники не обладают необходимой квалификацией для проведения предрейсового контроля, можно заключить договор о его проведении со сторонней организацией.

Обратите внимание! Если сотрудник использует личный транспорт в рабочих поездках, ему точно так же нужно выписывать путевой лист. Это предоставляет возможность:
  • точно так же отнести ГСМ на расходы, как если бы автомобиль был в собственности организации;
  • освободить начисленную работнику компенсацию за использование личного транспорта от НДФЛ (письмо Минфина РФ от 26.07.2013 № 03-04-05/24421).

Возможные последствия некорректного оформления «путевки»

Неправильно оформленный путевой лист налоговики могут не принять. А значит, за этим последуют санкции. Какие?

1. Поскольку ГСМ — это расходы организации, ФНС исключит из них стоимость горюче-смазочных материалов и доначислит налог на прибыль.

2. Как следствие, у налоговиков появится возможность оштрафовать компанию за занижение налогооблагаемой базы по ст.122 НК РФ.

Неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы по ст. 122 НК РФ также влечет за собой взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога.


[1] Дополнительно: письма Минфина России от 25.08.2009 N 0303-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308

 

Мнения
Аватар
Добрый день, подскажите, пожалуйста, из какого источника эта цитата: "Если форма путевого листа разрабатывается компанией самостоятельно, то срок действия „путевки“ определяется компанией произвольно, в то время как срок действия типовой унифицированной формы — один рабочий день (или одна смена)."
Просмотрела и раздел II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Нет ничего об условии "если типовая форма - срок путевого 1 рабочий день и т.п.). Заранее спасибо.
Аватар

Транспортные компании выписывают путевые
листы каждый день (Постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78).

Организации, деятельность которых не
относится к транспортной, вправе выдавать путевые листы на любой срок, но не
более 1 месяца (п.10 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса
России от 18.09.08 № 152).

Аватар

Аноним, Вы писали:

Добрый день, подскажите, пожалуйста, из какого источника эта цитата: "Если форма путевого листа разрабатывается компанией самостоятельно, то срок действия „путевки“ определяется компанией произвольно, в то время как срок действия типовой унифицированной формы — один рабочий день (или одна смена)."
Просмотрела и раздел II приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Нет ничего об условии "если типовая форма - срок путевого 1 рабочий день и т.п.). Заранее спасибо.

 Добрый день, цитата основана на п. 10 Порядка заполнения путевого листа, утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

Аватар
О том, что организации, не являющиеся транспортными, вправе путевые листы оформлять на сроки не более месяца, понятно, мы до сих пор так и делали. Вопрос возник в связи с тем, что мы используем типовую форму путевого листа. Поэтому вопрос о сроке, после прочтения в статье о том, что "срок действия типовой унифицированной формы - 1 рабочий день (1 смена). То есть нам нужно выдавать "путевку" на 1 день? А если мы выдаем на сроки до 1 месяца, то нужно разработать свою форму путевого листа? Я чего-то не поняла?
Аватар
Срок выдачи путевого листа не зависит от того, какую форму (унифицированную или свою) вы используете. Как было сказано выше, компании, которые не являются транспортными, вправе выдавать путевые листы на любой срок, но не более 1 месяца (п.10 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152). Выбор бланка остается за вами. Таким образом, унифицированную форму можно выдавать на срок, не превышающий 1 мес. (если ваша компания не относится к транспортной) 
Аватар
Я бы на вашем месте лучше разработала свой путевой лист, т.к. срок унифицированной формы 1 день, и налоговики при проверке вам об этом скажут, а если вы ее используете несколько дней то это подделка
Аватар

Если вы выплачиваете работнику компенсацию за использование его личного авто для служебных поездок, то расходы по ГСМ в учете не отражайте, так как считается, что сумма компенсации уже включает в себя ГСМ, износ, тех. обслуживание, ремонт. Отдельно такие затраты не учитываются (Письма Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).

Аноним, на самом деле это выдумка Минфина. Потому что компенсируют не ГСМ, а использование личного имущества, которое изнашивается в процессе использования в пользу работодателя. В этом и есть суть компенсации.

Аноним, Вы писали:

Срок выдачи путевого листа не зависит от того, какую форму (унифицированную или свою) вы используете. Как было сказано выше, компании, которые не являются транспортными, вправе выдавать путевые листы на любой срок, но не более 1 месяца (п.10 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152). Выбор бланка остается за вами. Таким образом, унифицированную форму можно выдавать на срок, не превышающий 1 мес. (если ваша компания не относится к транспортной

 Сами выдумали?  Ответьте сами себе на вопрос: Что такое рейс? и может ли он продолжаться более одного дня?

На будущее ... Транспортная компания ИМЕЕТ ПРАВО оформить путевку по унифицированной форме сроком не более 1 мес. 

Аноним, Вы писали:

Я бы на вашем месте лучше разработала свой путевой лист, т.к. срок унифицированной формы 1 день, и налоговики при проверке вам об этом скажут, а если вы ее используете несколько дней то это подделка

 

Атрофия головного мозга. Подделка это ваш приказ о приеме на работу.
Аватар

Аноним, Вы писали:

Если вы выплачиваете работнику компенсацию за использование его личного авто для служебных поездок, то расходы по ГСМ в учете не отражайте, так как считается, что сумма компенсации уже включает в себя ГСМ, износ, тех. обслуживание, ремонт. Отдельно такие затраты не учитываются (Письма Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).

 

Согласна! Или ГСМ или компенсация или аренда авто. Я выбираю аренду авто , т.к компенсация нормируется. Нет путевых, отчетов, лимитов и прочего геморроя. НДФЛ только)

Аватар
Самая выгодная (на мой взгляд)  форма оформления отношений  с работником - аренда авто. Применяем аренду, списываем  бензин по путевым листам, удерживаем НДФЛ.
 
Аватар

Аноним, Вы писали:

Аноним, Вы писали:

Если вы выплачиваете работнику компенсацию за использование его личного авто для служебных поездок, то расходы по ГСМ в учете не отражайте, так как считается, что сумма компенсации уже включает в себя ГСМ, износ, тех. обслуживание, ремонт. Отдельно такие затраты не учитываются (Письма Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).

 

Согласна! Или ГСМ или компенсация или аренда авто. Я выбираю аренду авто , т.к компенсация нормируется. Нет путевых, отчетов, лимитов и прочего геморроя. НДФЛ только)

 А каким образом аренда избавляет от путевых? Путевые листы подтверждают использование автомобиля в производственных целях. Если их не будет, аренду выкинут из расходов и точно так же оштрафуют. Или есть еще какой-то способ это подтвердить?

Аватар

Из совокупности приведенных норм, по
нашему мнению, можно сделать вывод, что требование об обязательном наличии
путевого листа предъявляется к организациям, оказывающим услуги по перевозке. В
таком случае Организация, которая данные услуги не оказывает, а
использует автотранспортные средства исключительно для собственных нужд, не
обязана оформлять путевой лист.



Данный вывод подтверждается судебной
практикой.



Так, в Постановлении Девятого
арбитражного апелляционного суда от 19.02.14 № 09АП-47637/2013 по делу №
А40-88577/13 отмечено:



«В соответствии с пунктом 2.1.
Постановления Совета Министров - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 "О
Правилах дорожного движения" водитель механического транспортного средства
обязан в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством, иметь и
передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере
транспорта путевой лист.



Как обоснованно отмечено судом первой
инстанции, заявитель не является лицом, осуществляющим деятельность по
перевозке пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом, автомобили не
оборудованы для перевозки пассажиров
Транспортировка же на
собственном автомобиле собственного оборудования и сотрудников в своих целях,
для осуществления своей деятельности, не является перевозкой
.
Следовательно, у заявителя отсутствует обязанность, указанная в п. 1
предписания, по ведению и учету путевой документации в соответствии с
требованиями Приказа Минтранса Российской Федерации от 18.09.2008 N 152
"Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых
листов
".


Для каких компаний обязательны нормы расхода топлива
Минтранса Обращаем внимание, что в 2017 году нормы Минтранса обязательны для
автотранспортных компаний (Распоряжение Минтранса России от 14.03.08 №
АМ-23-р), поэтому все остальные организации могут производить списание ГСМ по
факту, а не по нормам. Напоминаем также, что Налоговый кодекс не содержит
предписания нормировать расходы на ГСМ при налогообложении прибыли. Кстати,
финансисты не так давно пришли к такому же выводу. В своем письме чиновники
отметили, что при компенсации сотруднику расходов на ГСМ за использование
личного транспорта, компания не обязана применять указанные нормы (письмо
Минфина России от 19.08.16 № 03-03-06/1/48789). 

Аватар
я вообще отбилась от путевых. установили норму на месяц по личным автомобилям... и списываю по актам. (компания не транспортная)

Аноним, Вы писали:

Из совокупности приведенных норм, по

нашему мнению, можно сделать вывод, что требование об обязательном наличии

путевого листа предъявляется к организациям, оказывающим услуги по перевозке. В

таком случае Организация, которая данные услуги не оказывает, а

использует автотранспортные средства исключительно для собственных нужд, не

обязана оформлять путевой лист.





Данный вывод подтверждается судебной

практикой.





Так, в Постановлении Девятого

арбитражного апелляционного суда от 19.02.14 № 09АП-47637/2013 по делу №

А40-88577/13 отмечено:





«В соответствии с пунктом 2.1.

Постановления Совета Министров - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 "О

Правилах дорожного движения" водитель механического транспортного средства

обязан в случаях, прямо предусмотренных действующим законодательством, иметь и

передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере

транспорта путевой лист.





Как обоснованно отмечено судом первой

инстанции, заявитель не является лицом, осуществляющим деятельность по

перевозке пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом, автомобили не

оборудованы для перевозки пассажиров
Транспортировка же на

собственном автомобиле собственного оборудования и сотрудников в своих целях,

для осуществления своей деятельности, не является перевозкой
.

Следовательно, у заявителя отсутствует обязанность, указанная в п. 1

предписания, по ведению и учету путевой документации в соответствии с

требованиями Приказа Минтранса Российской Федерации от 18.09.2008 N 152

"Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых

листов
".



Для каких компаний обязательны нормы расхода топлива

Минтранса Обращаем внимание, что в 2017 году нормы Минтранса обязательны для

автотранспортных компаний (Распоряжение Минтранса России от 14.03.08 №

АМ-23-р), поэтому все остальные организации могут производить списание ГСМ по

факту, а не по нормам. Напоминаем также, что Налоговый кодекс не содержит

предписания нормировать расходы на ГСМ при налогообложении прибыли. Кстати,

финансисты не так давно пришли к такому же выводу. В своем письме чиновники

отметили, что при компенсации сотруднику расходов на ГСМ за использование

личного транспорта, компания не обязана применять указанные нормы (письмо

Минфина России от 19.08.16 № 03-03-06/1/48789). 

Вывод подтверждается судебной практикой пишите...  и приводите один пример. У нас не прецедентное право! Могу привести "обратные примеры судебной практики шестой арбитражный апелляционный суд  постановление от 6 июня 2013 г. N 06АП-5556/2012.


* С  Гаранта:

Должна ли организация, не осуществляющая деятельность по оказанию услуг
автомобильным транспортом, оформлять путевой лист.



Требование об оформлении путевого листа установлено Федеральным
законом
от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав
автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"
(далее - УАТ). Однако согласно ч. 1
ст. 1
УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при
оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим
транспортом, являющихся частью транспортной системы РФ. Под перевозчиком в
целях данного Закона понимаются юрлицо или ИП, принявшие на себя по договору обязанность
перевезти пассажира (багаж, груз) (п. 13
ст. 2
УАТ РФ). Нормы Обязательных реквизитов были
разработаны в соответствии с положениями УАТ РФ и в связи с этим не должны
иметь сферу действия более широкую, чем указанный Закон.



Вместе с тем в судебной практике, как правило, встречается
расширительное толкование положений указанных выше нормативных правовых актов.
В частности, основываясь на положениях ч. 1
ст. 20
Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ
"О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ),
обязывающих всех юрлиц, осуществляющих любую деятельность, связанную с
эксплуатацией ТС, организовывать работу водителей в соответствии с
требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к
выводу о том, что нормы УАТ
РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при
перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые
производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение
Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529). Ведь именно в путевом листе
фиксируются, например, сведения о прохождении водителями предрейсовых и
послерейсовых медицинских осмотров, предрейсового техконтроля ТС *(1).



Акцентируя внимание на обеспечении безопасности дорожного
движения, суды более широко, чем в УАТ
РФ
, толкуют понятие "пассажир", относя к
нему не только лицо, перевозка которого осуществляется на основании договора (п. 12
ст. 2
УАТ РФ), но и любое лицо, кроме водителя,
находящееся в транспортном средстве или на нем (п.
1.2
ПДД). На этом основании делается вывод, что
перевозка пассажиров даже для собственных нужд организации (например
работников) требует оформления путевого листа.



Таким образом, организациям,
осуществляющим перевозку грузов и пассажиров для собственных нужд,
целесообразно оформлять и выдавать путевые листы водителям ТС, на которых
производится перевозка.

Упс, комментировать могут только зарегистрированные пользователи. Пожалуйста, .