Бухгалтерия

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Полный справочник для бухгалтера.
Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Курс «ОСНО: налоговая и бухгалтерская отчетность»

Обучение по программе 2024 года + удостоверение гособразца о повышении квалификации: вы научитесь всему, что необходимо бухгалтеру знать для заполнения и сдачи отчетов общей системы, отработаете заполнение деклараций, будете уверены в своих навыки и сдадите отчетность в налоговую без ошибок! Сейчас на курс действует скидка 65%.

Начать учиться за 9 900 руб.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

  • арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,

  • при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

Прочие расходы

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Оплата труда

п.21 ст.255 НК

Страховые взносы на услуги по управлению

Прочие расходы

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

Прочие расходы

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Расходы на ГСМ

Материальные расходы** или

Прочие расходы ***

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

или

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  1. наименование и номер путевого листа;

  2. сведения о сроке его действия;

  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

  4. сведения о транспортном средстве;

  5. сведения о водителе;

  6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);

  7. показания одометра при выезде и при заезде;

  8. дата и время выезда и заезда в гараж;

  9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;

  10. Ф.И.О. водителя;

  11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;

  12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

  1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,

  2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,

  3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Описание

20

(26, 44)

73,76

6000

начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц

73,76

68.01

780

удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%

20

(26, 44)

76

1000

начислена сумма за услуги управления транспортного средства за месяц

76

68.01

130

удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%

20

(26, 44)

69.02.7

220

начислены взносы на обязательное пенсионное страхование (применимо в случае аренды у ФЛ с экипажем)

20

(26, 44)

69.3

51

начислены взносы ФФОМС (применимо в случае аренды у ФЛ с экипажем)

73, 76

50 (51)

6090 (6000*)

выплачено вознаграждение исполнителю;

20 (26, 44)

71 (76, 60)

2500

списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

* в случае аренды у юридического лица без экипажа

Подводя итог, стоит отметить, что при использовании автомобилей в аренду, следует обратить внимание к корректному составлению документов.

В договоре необходимо указать исчерпывающую информацию об автомобиле, соответствующую документам транспортного средства. Если договор заключается с физическим лицом по аренде транспортного средства с экипажем, необходимо указать отдельно в договоре стоимость аренды и стоимость услуг управления транспортным средством.

Что касается отражения расходов, то для отсутствия вопросов со стороны налоговых органов, необходимо иметь корректно оформленные документы, подтверждающие целесообразность и обоснованность понесенных расходов.

Комментарии

1
  • Gorkova

    А подскажите пожалуйста если страховку тс по договору осуществляет арендодатель, но он не смог и оплатила фирма и сейчас он просит вычесть страховку из аренды. Как правильно это сделать?

К изменению ставки налога на прибыль подходы крайне противоположные

По вопросу о справедливом распределении налогового бремени в сторону тех, у кого более высокие корпоративные доходы, Госдума отметила наличие крайне противоположных подходов к решению.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

Расчеты с кредиторами банка Киви начнутся в июле

Агентство по страхованию вкладов занимается ликвидацией банка Киви и 13 июня проведет собрание кредиторов.

Изменения в работе с ЕГАИС с 1 июля 2024 года: как общепиту продавать алкоголь по новым правилам

С 1 июля 2024 года начнут действовать изменения, которые в апреле 2023 года внесли в закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ. Предприятия общепита, торгующие крепким алкоголем, должны будут вести учет каждой порции реализованных напитков. Разбираемся, как изменится продажа алкоголя с июля 2024 года.

Изменения в работе с ЕГАИС с 1 июля 2024 года: как общепиту продавать алкоголь по новым правилам
Лучшие спикеры, новый каждый день

Госдума хочет амнистию для дробления без дополнительных платежей в бюджет и погашения недоимок

Депутаты утвердили рекомендации Правительству по параметрам налоговой амнистии при дроблении бизнеса, которое налогоплательщики применяют, чтобы остаться на УСН.

НДФЛ-вычет по расходам на обучение ребенка можно получить, если оно дистанционное, но очное

Чтобы получить социальный налоговый вычет по НДФЛ по расходам на обучение ребенка, нужно чтобы обучение было по очной форме. При этом оно может быть дистанционным.

НДС

Минфин отказался отменять НДС на российское серебро

Недавно ювелирному бизнесу, который работает с серебром, вернули право на применение спецрежимов (УСН, АУСН, ПСН). Но ювелиры хотят еще льготу по НДС на ОСНО.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

🔥Викторина на «Клерке». Проверьте свои знания по зарплате в коротком тесте

Викторина в Трибуне! На этот раз предлагаем вам проверить свои знания зарплаты. Вопросы несложные, но иногда с подвохом. Покажите свою эрудицию и проверьте знания, а еще получите шанс забрать подарок — онлайн-курс «Зарплата: учет, налоги, кадры, 1С».

🔥Викторина на «Клерке». Проверьте свои знания по зарплате в коротком тесте
НДФЛ

Депутаты назвали нижний порог новой шкалы по НДФЛ

Госдума определилась с рекомендациями Правительству по разработке изменения в НК в части НДФЛ.

Муки выбора: как быстро найти подходящего бухгалтера на участок

Парадокс: специалистов в стране много, но найти подходящего на определенный участок бухгалтерии — целый квест! Разбираемся, как гарантированно закрыть вакансию бухгалтера и прекратить текучку кадров.

Муки выбора: как быстро найти подходящего бухгалтера на участок

Йоханссонгейт для ChatGPT, а также таинственное исчезновение прибыли Газпрома

Все самые важные и интересные финансовые новости в России и мире.

Бесплатно с Трудовое право

В каких случаях можно заключить срочный трудовой договор. Мини-курс

В каких случаях заключается срочный трудовой договор и в чем его отличие от обычного трудового договора, рассказываем в мини-курсе.

В каких случаях можно заключить срочный трудовой договор. Мини-курс

У СДЭК сбой. Клиенты больше суток не могут получить посылки

Из-за технического сбоя сервис по доставке прекратил выдавать и принимать отправления. Чтобы не допустить ошибок, компания не обрабатывает посылки в ручном режиме.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Публикация лицензии на пожарную безопасность. Как правильно внести сведения о лицензии в Федресурс

Все юридические лица и ИП, у которых есть лицензии, обязаны публиковать сообщение о лицензии на вид деятельности в Федресурсе.

Публикация лицензии на пожарную безопасность. Как правильно внести сведения о лицензии в Федресурс

Модульбанк запустил новое приложение для приема оплат ModulPay

Модульбанк запустил приложение ModulPay для приема безналичных платежей.

Пенсии

Госдума разрешит получать страховую пенсию с 50 лет. Но не всем

Право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости с 50 лет появится у мужчин и женщин, которые не меньше 25 лет работали в органах управления и в пожарной охране Вооруженных Сил.

10 вредных советов: как не нужно вести управленческий учет 

Управленческий учет позволяет владельцу бизнеса получать информацию о деятельности компании с такой периодичностью и в таком виде, как ему нужно. Рассмотрим 10 распространенных ошибок, которые могут сделать управленческий учет опасным для компании.

10 вредных советов: как не нужно вести управленческий учет 
НДФЛ

Компенсация за утечку персональных данных облагается НДФЛ

Чтобы снизить размер административного штрафа за утечку персональных данных, компания-оператор выплачивает компенсацию пострадавшим физлицам. Эта компенсация облагается НДФЛ.

НДС

В Совете Федерации предложили освободить от НДС рестораны с оборотом до 3 млрд рублей

Пересмотр лимитов позволит ресторанам и кафе открывать новые точки и вкладываться в развитие собственного бизнеса. Ожидается, что вместе с этим вырастут и поступления в бюджет страны.

НДС

💥 Больше не будет проблем с восстановлением НДС с аванса

НДС восстановят только в том квартале, в котором покупатель принял товары на учет. Вне зависимости от того, когда продавец их отгрузил.

Интересные материалы

7 дел июня для руководителя: о чем нельзя забыть

В июне АО обязаны утвердить годовую отчетность, НКО могут отказаться от печатей, а для перевозки алкоголя вводятся электронные документы. Есть и другие новости и дедлайны, о которых необходимо знать руководителю. Собрали все важные даты в статье. 

7 дел июня для руководителя: о чем нельзя забыть