Клерк.Ру

Современная онлайн-касса – помощник для бизнеса

Изменения в закон 54-ФЗ: используйте новые требования для того, чтобы автоматизировать бизнес-процессы.

В июле 2017 года в закон о применении ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003 внесены изменения, которые установили новый порядок расчетов с покупателями. Основной их смысл – применение такой кассовой техники, которая в онлайн-режиме отправляет информацию о расчетах с покупателями в налоговую. 

Онлайн-кассы можно использовать с пользой для бизнеса

Касса брендированная

Есть такие модели онлайн-касс, которые выполняют не только основную функцию – передача информации в ФНС, но и способны автоматизировать процессы в торговле. Это смарт-терминалы, или как их еще называют - “умные кассы”. Если кассы все равно нужно менять, то присмотритесь к моделям с дополнительными функциями. Про выбор кассы подробнее можно прочитать здесь.

Кассовые аппараты обычно продаются вместе с установленным на них программным обеспечением (ПО).

Программное обеспечение – определяет функционал онлайн-кассы.

На какие характеристики нужно обратить внимание при покупке онлайн-кассы?

Во-первых, на то, какие функции есть у конкретной модели ККТ: 

  • Возможно ли быстро завести товар в номенклатуру без подключения кассы к компьютеру и ручного заполнения карточки товара?

  • Автоматизированы ли кассовые операции:

  • быстрый поиск продаваемого товара по наименованию или путем сканирования его штрихкода,

  • возможность назначить акцию как на отдельную позицию в чеке, так и на весь чек,

  • возможность оплаты  по одному чеку как наличкой так и банковской картой,

  • можно ли отложить чек и т.д.   

  • Можно ли с этой кассой управлять   товарооборотом, ассортиментом, ценами на товары и вести товароучет, делать необходимые выгрузки по остаткам?

  • Поддерживает ли касса  акционные, скидочные и бонусные программы?

  • Можно ли кассу интегрировать с внешними учетными системами, такими, например, как 1С Бухгалтерия.

Во-вторых, на условия техобслуживания и его стоимость.

  • Время, в течение которого можно обращаться в техническую поддержку (идеально, когда круглосуточно)
  • Скорость оказания помощи

  • Стоимость технического обслуживания (например, в LiteBox стоимость круглосуточной техподдержки всего 500 р в месяц).

Полезные функции онлайн-касс для  собственника, руководителя и бухгалтера

1.  Совместимость программного обеспечения  кассы и программ для ведения бухгалтерского учета

Если в вашей компании уже используются программа для ведения учета, например 1С Бухгалтерия , вы можете использовать интеграцию ее с кассой для упрощения сбора данных 

Интеграция─ это объединение функций онлайн-кассы и программы для ведения бухгалтерского учета для создания единой базы данных, в которой вся информация представлена на текущий момент.

В процессе интеграции возможности управления остатками в магазинах, на складах, в кассе, контроль за работой сотрудников соединяется с возможностями подготовки документов на отгрузку, в банк, контрагентам и отчетности.

Интегрировать можно различные данные, например:

  • номенклатурный справочник который используется в онлайн-кассе с балансовыми счетами по учету запасов в 1С
  • коды поставщиков ─ с бухгалтерскими счетами по расчетам

  • номера касс ─ с субсчетами на счете «Касса»

  • коды магазинов ─ с субсчетами на счете «Выручка»

 

Плюсы интеграции облачной товароучетной системы с внешними бухгалтерскими системами.

 

На примере интеграции с товароучетной системой LiteBox (Лайтбокс)

 

  • Загрузка  данных по всем движениям товаров и денег в 1С избавляет бухгалтера от ручного ввода документов по этим операциям. При этом сохраняются все аналитические данные: поставщик, код товара, стоимость и т.п. Бухгалтеру остается только проверить корректность выгрузки
  • Разграничение функций товарного учета Лайтбокс  и программ для бухгалтерского, налогового учета и отчетности. Каждая программа настраивается для решения определенных задач. Это позволяет оптимально организовать работу во всех направлениях. И обеспечивает сохранность и защиту документов через предоставление доступа только определенным сотрудникам.
  • Возможность в любой момент выгрузить актуальные данные из товароучетной системы Лайтбокс, посмотреть текущее состояние дел. Для этого не нужно находится в торговой точке- облачные технологии позволяют это сделать дистанционно, достаточно иметь доступ в интернет.

2. Возможность автоматизации работы сотрудников, которая приведет к экономии ресурсов и росту производительности

Процессы, которые нужно автоматизировать в первую очередь:

- Операции с большим количеством повторений (итераций). Если есть потери ресурсов на таких участках, то они многократно увеличиваются.

Например, частая операция в торговой точке  - заказ быстро продаваемых товаров у поставщиков. Поставка таких товаров должна проводиться постоянно, без перебоев. А это значит, что кто-то должен постоянно анализировать остатки, отправлять заявки, принимать товар и так по кругу. Сбой в любом из звеньев этой цепочки скажется на прибыли компании. Лайтбокс для своих пользователей предусмотрел функцию А=”Автозаказа” которая  налаживает бесперебойную работу по закупке нужных товаров, формируя заказ поставщику исходя из его остатков на складе и скорости продаж.

- Рутинные и при этом обязательные для торговли операции. Например, инвентаризация, приемка и заведение товаров, назначение цен, учет остатков в магазине и на складе, учет пересортицы и контроль за неликвидными товарами, отслеживание цены закупки и цены продажи, , ведение аналитики продаж , .контроль денег в кассе и работы кассиров и т.д.

О том, как с помощью программы LiteBox можно автоматизировать необходимые операции и как это скажется на прибыли компании читайте в этой статье

 

Дополнительные возможности товароучетной системы Лайтбокс , которые помогают в работе бухгалтеру:

 

1.   Формирование отчетов по поставщикам в разрезе поступающих и проданных товаров

 

Лайтбокс 3

2.   Классификация по категориям и анализ данных об остатках товаров

3.   Просмотр остатка в кассе в любой момент и оборота налички за нужный период

Лайтбокс 4

4.   Отслеживание движения товара: приход/расход/возврат

Лайтбокс 5

5.   Оперативное получение данных про неликвиды и пересортицу

Лайтбокс 6

Лайтбокс 7

6.   Своевременное получение информации о перемещении товара на склад

Лайтбокс 8

7.   Выгрузка данных по остаткам и расчетам с поставщиками в Excel

В чем преимущества облачных технологий перед «коробочными» продуктами

Облачный сервис. Все данные, которые были заведены в программу, хранятся в “облаке”. Это значит:

  • в любое время, из любой точки мира можно проконтролировать работу магазина: посмотреть во сколько открылся магазин, сколько денег в кассе, товарооборот и др.  Для входа вам нужен интернет и права доступа

  • данные надежно защищены:

а)  Информация хранится в надежных DATA центрах, где информация специальным образом защищена (Лайтбокс использует защиту данных Tier III).

б) Попасть в личный кабинет сервиса могут только те, у кого есть свой  логин и пароль. При этом в товароучетной системе Лайтбокс, например, есть разграничение прав для пользователей. И вашему бухгалтеру, товароведу или кассиру будут доступны только разрешенные этими правами функции.

  • автоматическое обновление. Кроме этого, облачные программные решения дорабатываются разработчиками и обновляются   автоматически. При изменении законодательства или других требований, не нужно думать об актуализации вашей программы.

«Коробочные» программные решения . Работа с ними происходит по такому сценарию:

- покупка дистрибутива лицензионной версии программы на диске

- установка программы на один или несколько компьютеров и ее настройка

- покупка обновлений и их установка на те же компьютеры, на которых уже стоит основная программа

Дополнительное неудобство ─ доступ к данным можно получить только на тех компьютерах, где установлено ПО. В случае поломки оборудования возможна частичная или полная потеря всех цифр.

В целом, современные облачные сервисы гораздо удобнее ПО, которые устанавливаются с дисков.

В таблице представлены сравнение облачных и коробочных решений по ряду признаков:

Таблица Лайтбокс

Выбор варианта всегда остается за вами. О чем важно помнить? О том, что при выборе ККТ и программного обеспечения нужно обращать внимание на то, можно ли использовать данное оборудование для автоматизации бизнес-процессов в торговле.

Потому что именно это поможет вам наладить товароучет, инвентаризацию, работу с поставщиками, своевременное получение отчетов и информации. Что в свою очередь сэкономит время и ресурсы.

 

Подписывайтесь на главное от «Клерка» на Яндекс.Дзен. Самый умиротворяющий бухгалтерский сервис.

Читайте ещё

Мнения
Аватар
Какой же это помошник для бизныса? Это помошник ФНС. Предназначенный для слежки за бизнысом. Этакий Жандарм, Стукач.
С учетом веерной блокировки Роскомнадзором  ip адресов, теперь не знаешь, будет ли доступно "Облако" или лучше ПО локально поставить.
Аватар
Облака дешевле, это факт. По надежности данных -  я не силен в этих терминах, но если чо, сейчас многие на облаках сидят , сбербанк -онлайн например
Вот да, действительно, интересно. Каковы риски использования облачного ПО в моменты "ковровых бомбардировок блокировок" Роскомнадзора?

Телегу не могут, а зато половина сервисов Гугл лихорадит. С капчей пару дней были проблемы. Смешно будет, если ip адреса пары ОФД заблокируют

Аватар

Аноним, Вы писали:

Облака дешевле, это факт. По надежности данных -  я не силен в этих терминах, но если чо, сейчас многие на облаках сидят , сбербанк -онлайн например

 По надежности - сделайте себе облако с тройным резервированием оборудования. Будет надежно как у сбербанка... а дешево - врядли.

У меня, извините, вопрос: а вот как же должны работать курьерские службы, которые доставляют товары от производителя к покупателю? Ну вот у них там тысяча производителей с совершенно разной каждый день номенклатурой, и несколько сотен курьеров, которые развозят эти товары покупателям, покупающим все в интернете, и принимают от покупателя деньги за товар. Вопросы: каждый курьер службы доставки возит с собой онлайн-кассу? В которую забито - что? Если у него каждый день новая номенклатура и она может никогда в жизни не повториться? Курьерская служба - что, должна иметь у себя в базе и во всех статысячпятьсот онлайн-кассах всех курьеров все актуальные прайсы всех партнеров? ))))))))))))))))))))) 
обычно тупо заранее чек бьют или как вайлдберрис в конце дня СМСкой присылают.
Анна, не надо иметь все прайсы, у курьера есть заказ, его позиции и печатаются в чеке.
Вопрос в том, удобнее/безопаснее ли иметь свой сервер (ну или 2)  или сливать всю свою коммерческую информацию неизвестно кому и неизвестно на какое количество серверов (лайт бокс, эвотор и т.д.)  Информация всегда ценилась, а тут все сами в руки отдаем.

Аня Амасова, Вы писали:

У меня, извините, вопрос: а вот как же должны работать курьерские службы, которые доставляют товары от производителя к покупателю? Ну вот у них там тысяча производителей с совершенно разной каждый день номенклатурой, и несколько сотен курьеров, которые развозят эти товары покупателям, покупающим все в интернете, и принимают от покупателя деньги за товар. Вопросы: каждый курьер службы доставки возит с собой онлайн-кассу? В которую забито - что? Если у него каждый день новая номенклатура и она может никогда в жизни не повториться? Курьерская служба - что, должна иметь у себя в базе и во всех статысячпятьсот онлайн-кассах всех курьеров все актуальные прайсы всех партнеров? ))))))))))))))))))))) 

 

Анна, добрый день! Вопрос  подобного использования большой базы товарной номенклатуры решен как раз-таки в облачных технологиях. Товарная база компании хранится в  ее "облаке". То есть вы не заводите эти тысячи товаров в каждую кассу, а храните ее в одном защищенном месте - в вашем облаке. Компания дает доступ к этой единой базе своим курьерам. Курьеры ведут продажу с разных касс, однако все товародвижение учитывается в одном месте - в вашей базе. Права доступа к этому облаку могут быть разные. Владелец облака сам определяет, какому сотруднику, какую информацию показывать. 
Товаровед, например,  в любой момент можете посмотреть из своего личного кабинета , сколько продано товаров на эту минуту, какие остатки есть и прочую информацию. В коробочных решениях так не получится. А в с облаками это удобно.
Кстати, чтобы пополнить базу товаров есть несколько удобных способов. Например, в нашем сервисе, когда нужно занести сразу много товаров, можно выгрузить их  из  Excelтаблицы. Как только вы загрузили  в базу новые товары, ваши курьеры сразу же могут их продавать. И не важно, на каком краю света они сейчас находятся. Это один плюс облачных технологий.
По вопросу безопастности
Стабильность и бесперебойность работы напрямую зависят от серверного оборудования и условий, в которых оно функционирует.   Специалисты отмечают, что на сегодняшний день самую высокую степень надежности способно  обеспечить только «облако». Самые высокие уровни защиты - Tier 3 (отказоустойчивость — 99,982 %)  и Tier 4 (отказоустойчивость — 99,995 %). Tier 4 чаще всего является частным ЦОД . А вот Tier3 распространен повсеместно. 
Уровень Tier-3 – крайне высокий стандарт надежности оборудования и инфраструктуры. Ключевым отличием подобных дата-центров является возможность проведения ремонтных работ (включая замену компонентов системы, добавление и удаление вышедшего из строя оборудования) без остановки работы дата-центра. При этом осуществляется круглосуточный мониторинг всех элементов инфраструктуры..
Что касается блокировки социальных мессенджеров – « Телеграмм» и других -  их IP-сервера хранятся за границей.  Государство преследует  в отношении этого определенные цели. Оборудование, которое мы используем, находится в сертифицированных российских дата-центре уровня Tier-3. 
Клерк


Вопрос в том, удобнее/безопаснее ли иметь свой сервер (ну или 2) или сливать всю свою коммерческую информацию неизвестно кому и неизвестно на какое количество серверов (лайт бокс, эвотор и т.д.) Информация всегда ценилась, а тут все сами в руки отдаем.

 Вопрос безопасности до сих пор пугает консерваторов))) 

Одно из наиболее популярных заблуждений состоит в том, что
ИТ-безопасность внутри компании обеспечена более надежно, чем в облаке.  Однако профессиональные провайдеры, управляющие публичными облаками,
уделяют больше внимания безопасности, производительности и контролю, нежели
зачастую существенно ограниченные в возможностях ИТ-отделы компаний. Поэтому,
пользуясь облачными сервисами серьезного провайдера, клиент, как правило,
получает более высокий уровень защиты и стабильности работы для своих систем,
чем в своей локальной инфраструктуре (за значительно меньшие деньги).   

Другое популярное заблуждение состоит в том, что данные облаков якобы похитить проще, чем изнутри компании. Однако, мировой опыт показывает, что внутренние риски безопасности стали преобладать над внешними. Повышенным источником угроз для ИТ-систем компании сейчас являются вовсе не хакеры или вредоносное ПО, а собственные сотрудники компании. Простейший пример: любое устройство сотрудника может хранить в себе какую-то коммерческую информацию, которую он использовал для работы, но никто не может отследить её жизненный путь и количество её копий. Никто не может гарантировать то, что эти данные не пропадут или не будут получены третьими лицами, например, при краже устройства.

Для облачного провайдера безопасность виртуальной среды клиента – это один из базовых элементов, на которых держится бизнес облачного провайдера! Так же ответственность провайдера перед компанией-клиентом регулируется соглашением об уровне услуг (SLA), плюс к этому облачный провайдер вкладывает значительные ресурсы в развитие систем защиты и сохранности данных. Сюда можно включить как программные продукты и аппаратные средства, так и оперативный контроль ИТ-специалистов над функционированием облака.                                                             

Люди которым это нравится