Как заполнить справку 2-НДФЛ за 2018 год

Начало формы (общая часть)

В общей части указываются обязательные реквизиты организации.

Наименование поля

Что указать при заполнении

ИНН

ИНН организации, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе.

КПП

• КПП головного отделения организации, если доходы физлицу выплатило головное отделение организации;
• КПП обособленного подразделения организации, если доходы физлицу выплатило обособленное подразделение организации  (если в течение календарного года физлицо получало доходы в различных обособленных подразделениях, то по каждому подразделению необходимо  представить в ФНС справку по форме 2-НДФЛ);
• КПП по месту учета территориальных ФНС, если организация является крупнейшим налогоплательщиком.

ИП указывают только ИНН, в поле КПП ставится прочерк.

Стр.

Номер страницы справки.

Страницы имеют сквозную нумерацию, например, для первой страницы - «001», для десятой – «010».

Номер справки

Порядковый номер справки, присваиваемый налоговым агентом.

При представлении корректирующей либо аннулирующей справки в поле «Номер справки» указывается номер первичной справки.

Отчетный год

Год, за который составляется справка в формате ГГГГ.

Признак

«1» - если справка представляется налоговым агентом в ФНС для подтверждения сведений о доходах физлица, а также сумм начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет налога в качестве ежегодной отчетности (согласно п. 2 ст. 230 НК РФ);

«2» - если справка представляется налоговым агентом в ФНС для сообщения о невозможности в течение налогового периода удержать у физлица исчисленную сумму налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (согласно п. 5 ст . 226 или п. 14 ст. 226.1 НК РФ). Например, при выдаче подарка в натуральной форме уволившемуся сотруднику.

«3» - если справка представляется правопреемником налогового агента в ФНС для подтверждения сведений о доходах физлица, а также сумм начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет налога в качестве ежегодной отчетности (согласно п. 2 ст. 230 НК РФ);

«4» - если справка представляется правопреемником налогового агента в ФНС для сообщения о невозможности в течение налогового периода удержать у физлица исчисленную сумму налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (согласно п. 5 ст. 226 или п. 14 ст. 226.1 НК РФ). Например, при выдаче подарка в натуральной форме уволившемуся сотруднику.

Номер корректировки

«00» - при составлении первичной справки;      

«01», «02» и так далее – при составлении корректирующей справки;

«99» - при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной.

Представляется в налоговый орган (код)

Четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например, 7725, где 77 – код региона, 25 – номер налоговой инспекции.

Наименование налогового агента

Сокращенное наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами (или полное, в случае отсутствия краткого).

Если справка представляется правопреемником реорганизованной организации, то в поле «наименование налогового агента» указывается наименование реорганизованной организации либо обособленного подразделения реорганизованной организации.

Если справка представляется физическим лицом, признаваемым налоговым агентом, то в поле «наименование налогового агента» указывается ФИО в соответствии с документами, удостоверяющем личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис.

Форма реорганизации (ликвидация) (код)

Код формы реорганизации и код формы ликвидации организации, если справка представляется в ФНС правопреемником за реорганизованную организацию. Данное поле обязательно для заполнения при заполнении поля «Признак» значением «3» или «4»:

«0» - ликвидация;

«1» - преобразование;

«2» - слияние;

«3» - разделение;

«5» - присоединение;

«6» - разделение с одновременным присоединением.

ИНН/КПП реорганизованной организации

ИНН/КПП реорганизованной организации. Данное поле обязательно для заполнения при заполнении поля «Признак» значением «3» или «4» и при заполнении поля «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» значением, отличным от «0».

Код по ОКТМО

Код территории, на которой зарегистрирована организация. Код ОКТМО содержится в «Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО). Также он указан в уведомлении, полученном от органов статистики.

• ОКТМО головного отделения организации, если доходы физлицу выплатило головное отделение организации;
• ОКТМО обособленного подразделения организации, если доходы физлицу выплатило обособленное подразделение организации. Если в течение календарного года физлицо получало доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, то по каждому подразделению необходимо  представить в ФНС справку по форме 2-НДФЛ;
• ОКТМО по месту учета территориальных ФНС, если организация является крупнейшим налогоплательщиком.

ИП (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты и другие лица, занимающиеся частной практикой, указывают ОКТМО по месту жительства. ИП на ЕНВД и патенте указывают ОКТМО по месту ведения спецрежимной деятельности.

Необходимо учесть, что если организация в течение налогового периода сменила свое местонахождение, то в ФНС представляются отдельные справки:

• по старому коду ОКТМО – за период до смены местонахождения;
• по новому коду ОКТМО – за период после смены местонахождения.

При этом ориентироваться нужно на дату удержания налога у физлица. Например, организация сменила юридический адрес в марте, а зарплату сотрудникам за март и НДФЛ уплатила в апреле. В данном случае, данные о зарплате за март необходимо указать в справке 2-НДФЛ с новым кодом ОКТМО. КПП в справках со старым и новым кодом ОКТМО всегда указывается новый.

Телефон

Телефонный код города и номер контактного телефона организации.

Раздел 1. Данные о физическом лице – получателе дохода

В Разделе 1 указываются личные данные о физлице.

Наименование поля

Что указать при заполнении

ИНН в Российской Федерации

ИНН физлица.

Если у сотрудника нет ИНН, то данный реквизит можно не заполнять. В прежнем порядке заполнения формы 2-НДФЛ такой оговорки не было. Из данного раздела исключен ИНН в стране гражданства.

Узнать ИНН физлица можно на сайте https://www.nalog.ru в разделе «Узнай ИНН», введя его паспортные данные.

Фамилия, Имя, Отчество

ФИО физлица без сокращений, согласно документу удостоверяющему личность. ФИО иностранных граждан указывается латинскими буквами. При отсутствии отчества поле «отчество» не заполняется.

Статус налогоплательщика

Код статуса налогоплательщика.

«1» - налоговый резидент РФ;

«2» - нерезидент РФ (данный код присваивается также для граждан Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии);

«3» - нерезидент РФ, являющийся высококвалифицированным специалистом;

«4» - нерезидент РФ, являющихся участником госпрограммы по добровольному переселению соотечественников, проживающих за рубежом или член экипажа судна, плавающего под флагом РФ;

«5» - нерезидент РФ (иностранец), который признан беженцем или получил временное убежище на территории РФ;

«6» - иностранец, который работает на территории РФ по патенту.

Налоговый статус иностранца определяется по общим правилам по состоянию на конец года. Представлять несколько справок 2-НДФЛ на одно физлицо с разными статусами не нужно.

Дата рождения

Дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ, согласно документу удостоверяющему личность.

Гражданство (код страны)

Код страны, гражданином которой является сотрудник, согласно ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира). Например, код России – 643, Белоруссии – 112. Если гражданство отсутствует, то указывается «код страны», выдавшей документ, удостоверяющий личность.

Код документа, удостоверяющего личность

Код вида документа, удостоверяющего личность согласно Приложению 1 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Например, код паспорта гражданина РФ – 21, код военного билета – 07.

Серия и номер

Серия и номер документа, удостоверяющего личность без знака №.

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

В разделе 2 отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке. Раздел 2 заполняется отдельно для каждой ставки. При этом на второй и последующих страницах заполняются поля «ИНН», «КПП, «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код), Раздел 2, Раздел 3 (при необходимости) и Приложение к справке. В остальных полях ставится прочерк.

Наименование поля

Что указать при заполнении

Ставка

9 % - доходы резидентов РФ (дивиденды от долевого участия, операции с ценными бумагами, ипотечное кредитование);

13 % - доходы резидентов РФ (заработная плата, продажа имущества, иные виды дивидендов, прибыль ИП);

13 % - доходы нерезидентов РФ (заработная плата безвизовых иммигрантов, беженцев, квалифицированных специалистов и граждан ЕС);

15% - доходы нерезидентов РФ (дивиденды, продажа имущества);

30 % - доходы нерезидентов РФ (прибыль ИП, экономия на процентах по займам, проценты по депозиту свыше 13,25%, выигрыши и призы);

35% - доходы резидентов РФ (выигрыши и призы свыше 4000 руб., проценты по депозиту свыше 13,25%, экономия на процентах по займам).

Общая сумма дохода

Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода по Приложению к справке, заполненной для этой ставки налога без учета вычетов, отраженных в Разделе 3 и в Приложении к справке.

Налоговая база

Налоговая база, с которой исчислен налог.

Налоговая база = Общая сумма дохода – сумма вычетов по Разделу 3 – сумма вычетов по Приложению к справке

В случае если налоговая база будет меньше нуля (суммы вычетов превысят общую сумму доходов), то в поле «Налоговая база» указываются цифры «00.0». В прежнем порядке заполнения формы 2-НДФЛ такой оговорки не было.

Сумма налога исчисленная

Сумма НДФЛ, исчисленная с налоговой базы.

Сумма НДФЛ исчисленного с доходов иностранцев, работающих по патенту, уменьшается на сумму фиксированных авансовых платежей.

Сумма налога удержанная

Сумма налога перечисленная

Сумма НДФЛ, удержанная из доходов физлица.

Сумма НДФЛ, перечисленная в бюджет за тот год, в котором был фактически начислен доход физлицу.

Заполнение полей при выплате зарплаты за декабрь 2018 г. в январе 2019г.:

• выплачена до подачи формы 2-НДФЛ – сумма НДФЛ удержанного и перечисленного включается в справку 2-НДФЛ за 2018 г., несмотря на то, что фактически налог был уплачен в 2019г.;
• выплачена после подачи формы 2-НДФЛ – подается корректирующая справка с уточненными данными удержанного и перечисленного налога. В поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» в этом случае указывается прочерк.

Сумма фиксированных авансовых платежей

Сумма фиксированных авансовых платежей с доходов иностранцев, работающих по патенту.

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Сумма НДФЛ, которую налоговый агент излишне удержал из доходов физлица, и данная сумма не была ему возвращена. Также здесь указывается сумма переплаты НДФЛ в связи с изменением статуса физлица в налоговом периоде.

Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Сумма НДФЛ, которую налоговый агент не удержал с доходов физлица в налоговом периоде.

При заполнении формы справки 2-НДФЛ с признаком «2» или «4» в Разделе 2 указывается:

• в поле «Общая сумма дохода» - общая сумма начисленного и фактически полученного дохода по Приложению к справке, с которого налоговый агент не удержал налог;
• в поле «Сумма налога исчисленная» - сумма НДФЛ исчисленная, но не удержанная;
• в полях «Сумма налога удержанная», Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» - ноль;
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» - сумма НДФЛ исчисленная, но не удержанная.

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

В разделе 3 отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах физлицу, а также информация о соответствующих уведомлениях, выданных налоговым органом.

Наименование поля

Что указать при заполнении

Код вычета

Индивидуальный код вычета, согласно Приложению № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. Если вычеты не представлялись, поле не заполняется.

Сумма вычета

Сумма вычета, соответствующая указанному коду и на которую уменьшается налогооблагаемый доход. Если вычеты не представлялись, поле не заполняется.

При представлении физлицу в течение налогового периода разных видов вычетов (например, стандартный вычет родителю (усыновителю) на первого ребенка - 126; социальный вычет по расходам работника на обучение детей – 321) заполняется необходимое количество полей «Код вычета» и «Сумма вычета».

В случае если количество представленных налоговых вычетов превысит количество отведенных для их заполнения полей в Разделе 3, то не уместившиеся показатели нужно перенести на последующие страницы. При этом на второй и последующих страницах заполняются поля:

«ИНН», «КПП, «Стр», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код), «Наименование налогового агента», «Код вычета», «Сумма вычета».

В остальных полях ставится прочерк.

Код вида уведомления

«1» - для уведомления, подтверждающее право на имущественный вычет;

«2» - для уведомления, подтверждающее право на социальный вычет;

«3» - для уведомления, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи;

Номер уведомления

Дата выдачи уведомления

Код налогового органа, выдавшего уведомления

Сведения о номере, дате уведомления и коде инспекции его выдавшего.

В случае, если нужно указать несколько уведомлений, то заполняется необходимое количество страниц формы.

При этом на второй и последующих страницах заполняются поля:

«ИНН», «КПП, «Стр», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код), «Код вида уведомления», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления», «Код налогового органа, выдавшего уведомления».

В остальных полях ставится прочерк.

Если вычеты на основании уведомления не представлялись, то данные поля не заполняются.

Для подтверждения права на тот или иной вычет физлицу необходимо обратиться в налоговую инспекцию для выдачи ему соответствующего уведомления.

Представим ситуацию, когда сотруднику на основании уведомления  ошибочно предоставили имущественный вычет, на который он не имел права. В данном случае налоговый агент не обязан сдавать корректирующую форму 2-НДФЛ. Доплачивать налог будет сотрудник. Также он должен предоставить в ФНС декларацию по форме 3-НДФЛ.

Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода

В приложении отражаются доходы, начисленные и фактически полученные физлицом в денежной, натуральной форме и в виде материальной выгоды помесячно. Приложение заполняется отдельно для каждой ставки.

При заполнении формы справки с кодом признака 1 или 3 в Приложении в соответствующих полях указываются коды и суммы всех начисленных и фактически полученных физлицом доходов.

При заполнении формы справки с кодом признака 2 или 4 в Приложении в соответствующих полях указывается сумма фактически полученного дохода, с которого не был удержан налог.

В Приложении не отражаются стандартные, социальные и имущественные вычеты. Для данного вида вычетов предназначен Раздел 3. Здесь указываются вычеты, которые не связаны с конкретной выплаченной суммой (например, необлагаемая часть материальной помощи).

Наименование поля

Что указать при заполнении

ИНН

ИНН организации, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе.

КПП

• КПП головного отделения организации, если доходы физлицу выплатило головное отделение организации;

• КПП обособленного подразделения организации, если доходы физлицу выплатило обособленное подразделение организации  (если в течение календарного года физлицо получало доходы в различных обособленных подразделениях, то по каждому подразделению необходимо  представить в ФНС справку по форме 2-НДФЛ);

• КПП по месту учета территориальных ФНС, если организация является крупнейшим налогоплательщиком.

ИП указывают только ИНН, в поле КПП ставится прочерк.

Стр.

Номер страницы справки.

Страницы имеют сквозную нумерацию, например, для первой страницы - «001», для десятой – «010».

Номер справки

Порядковый номер справки, присваиваемый налоговым агентом.

При представлении корректирующей либо аннулирующей справки в поле «Номер справки» указывается номер первичной справки.

Отчетный год

Год, за который составляется справка в формате ГГГГ.

Ставка

Ставка НДФЛ.

Месяц

Номер месяца в хронологическом порядке, за который был начислен и фактически получен доход. Например, январь - 01, октябрь-10.

Код дохода

Индивидуальный код по виду дохода согласно Приложению № 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. Например:

• 2000 - зарплата;
• 2300 - пособие по временной нетрудоспособности;
• 2012 - отпускные;
• 2760 – материальная помощь.

На практике случаются случаи, когда индивидуального кода вычета для дохода нет, в данном случае указывается «Код дохода» - 4800 (Письмо ФНС от 19.09.20016 № БС-4-11/17537).

Сумма дохода

Сумма начисленного и фактически полученного дохода по указанному коду дохода.

Код вычета

Код вычета в соответствии с представленным вычетом согласно Приложению № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. Например:

• 503 - вычет из суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам;
• 328 - сумма уплаченных налогоплательщиком в налоговом периоде дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию.

Вычеты отражаются:

• согласно ст. 221 НК РФ - профессиональные налоговые вычеты;
• согласно ст. 217 НК РФ, вычеты, которые облагаются налогом лишь в части превышения необлагаемого лимита;
• вычеты согласно ст. 213.1, 214, 214.1, 214.3, 214.4, 214.9 НК РФ.

Заключительная часть (конец формы)

Наименование поля

Что указать при заполнении

Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю

1 - справку представляет налоговый агент (правопреемник налогового агента). Например, подписывает руководитель организации;

2 - справку представляет представитель налогового агента (правопреемника налогового агента). Например, подписывает бухгалтер или другое лицо по доверенности.

Фамилия, имя, отчество и подпись

ФИО уполномоченного лица, представившего справку и его подпись.

Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента (правопреемника налогового агента)

Заполняется в случае предоставления справки представителем налогового агента (правопреемником налогового агента) по доверенности, при значении поля «достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю» - 2.

Печать на справке можно не ставить. Порядок заполнения этого не требует