«Под роспись» или «под подпись»: что важно знать кадровику и работодателю

«Подпись» — реквизит документа: с ее помощью человек подтверждает решение, согласие или факт ознакомления. 

«Роспись» в словарях — это художественная техника нанесения узоров, например, на стены или посуду.

Языковеды рекомендуют «ознакомить под подпись» — так точнее. Но Трудовой кодекс использует и формулировку «под роспись»: в статьях 22, 68, 84.1, 86, 88, 113, 123, 180, 193 и еще десятке других. Отдельного определения термину кодекс не дает — просто использует его как устоявшийся оборот. 

В 2025 году в министерство пришел вопрос от человека, который сверился со словарем и потребовал объяснить, почему кодекс вообще использует слово «роспись» не по назначению. Минтруд ответил письмом от 24.06.2025 № 14-6/ООГ-2868. Чиновники сослались на утративший силу ГОСТ Р 7.0.8-2013, где подпись определялась как реквизит, содержащий «собственноручную роспись» должностного лица. В действующем ГОСТ Р 7.0.8-2025 формулировка уже другая. Ведомство признало: с точки зрения словаря вопрос спорный, но термин в ТК прижился и менять его никто не будет. 

После утверждения распоряжением Правительства от 30.04.2025 № 1102-р перечня нормативных словарей, справочников и грамматик русского языка вопрос о корректности термина «под роспись» вновь направили в Минтруд. В ответе от 18.02.2026 № 14-6/ООГ-609 ведомство не стало подробно обсуждать лингвистическую сторону вопроса и напомнило, в каких случаях Трудовой кодекс прямо использует эту формулировку: 

• При приеме на работу до подписания трудового договора сотрудника нужно под роспись ознакомить с ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), другими локальными нормативными актами и коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК).

• С приказом о прекращении трудового договора работника нужно ознакомить под роспись (ч. 2 ст. 84.1 ТК).

Вывод из обоих писем один: спор о слове — лингвистический, а не правовой. При проверках он роли не играет. 

Документы, где закон требует подпись работника: 

• Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и другие локальные акты, связанные с работой сотрудника, — до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК). 

• Документы о порядке обработки персональных данных (ст. 86, 88 ТК).

• Приказ о применении дисциплинарного взыскания — в течение трех рабочих дней со дня издания (ч. 6 ст. 193 ТК). 

• Извещение о времени начала отпуска — не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК).

• Приказ о прекращении трудового договора (ч. 2 ст. 84.1 ТК).

• Уведомление о предстоящем увольнении при сокращении штата — персонально и не менее чем за два месяца (ст. 180 ТК). 

• Инструктаж по охране труда — с фиксацией в журнале (ст. 214, 219 ТК). 

Чаще всего работодатели и кадровики ошибаются в трех ситуациях: при оформлении приказа о приеме на работу, работе с графиком отпусков и уведомлении об изменении условий труда. 

До 22 ноября 2021 года работодатель был обязан издавать приказ о приеме на работу и знакомить с ним сотрудника под подпись. Теперь издание этого приказа считается правом, а не обязанностью работодателя.

Обязательным требованием закона остается только ознакомление работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью. Таким образом, для законного оформления достаточно подписания трудового договора. Сбор подписей на приказах о приеме, который многие работодатели продолжают практиковать по инерции, юридически не требуется.

График отпусков — это локальный нормативный акт. Работников нужно знакомить с ним под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 123 ТК). Роструд прямо подтвердил необходимость ознакомления сотрудников с графиком под подпись (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).

Альтернативное мнение о том, что график отпусков не относится к ЛНА, законом не подкреплено. Игнорирование требования об ознакомлении может привести к претензиям со стороны инспекции труда.

Если меняются условия трудового договора по организационным или технологическим причинам, статья 74 ТК требует уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца. Слова «под роспись» в этой норме нет — есть требование к письменной форме уведомления. На практике подпись все равно берут, чтобы доказать факт и дату вручения. Но это подстраховка работодателя, а не прямая норма закона. 

Отказ поставить подпись не делает документ недействительным и не отменяет процедуру. Но порядок действий разный — в зависимости от документа. Если это приказ о дисциплинарном взыскании, закон прямо обязывает при отказе работника ознакомиться под роспись составить соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК). Без акта взыскание в суде будет сложно отстоять. 

Если работник не хочет знакомиться с документом или сделать это невозможно, достаточно поставить на приказе соответствующую отметку (ч. 2 ст. 84.1 ТК). Составлять отдельный акт закон не требует.

1. Сверьте список документов, которые в компании оформляют «под роспись», с требованиями ТК.

2. Помните, что приказ о приеме на работу стал необязательным. По закону основанием для работы является только трудовой договор (ст. 68 ТК). 

3. Для уведомлений по статье 74 ТК убедитесь, что соблюдены письменная форма и двухмесячный срок уведомления, а не только получена подпись работника.

4. Если оформляете акт об отказе от подписи, проверьте, чтобы в нем были дата, реквизиты документа и описание обстоятельств отказа. Подписи присутствующих сотрудников могут стать дополнительным доказательством при споре.

5. Приведите формулировки в локальных актах к единому виду — «под роспись» или «под подпись», не смешивая оба варианта в одном документе.

Спор о «подписи» и «росписи» на практике ничего не меняет. Ошибки возникают в другом: когда работодатель требует подпись там, где она не нужна, путает ознакомление с уведомлением или неправильно фиксирует отказ работника от подписи. Именно это становится причиной претензий инспекции.