Кассовые операции в 2026 году: как организовать работу и не попасть на штрафы

Правила закреплены в Указании Банка России № 3210‑У — это основной документ для всех, кто проводит кассовые операции.

• Фиксация каждой операции. Любое движение наличных должно быть оформлено: поступление — приходным кассовым ордером (ПКО), выдача — расходным (РКО). Это не формальность: отсутствие документа может стать основанием для штрафа.

• Кассовая книга — только в цифре. С 2026 года бумажный вариант ушел в прошлое. Вести книгу можно исключительно в электронном виде, а юридическую силу ей придает усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Распечатывать и прошивать листы больше не требуется.

• Лимит кассы: считать или отказаться. Лимит — это максимальная сумма, которую допустимо оставлять в кассе на конец рабочего дня. Его рассчитывают по одной из двух формул (по поступлениям или по выдачам) и утверждают приказом руководителя. Если лимит не установлен, он автоматически считается нулевым — значит, всю наличность нужно сдавать в банк.

• Кто вправе не устанавливать лимит. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели могут официально отказаться от лимита — для этого достаточно издать соответствующий приказ. Тогда в кассе можно хранить любую сумму.

• Когда деньги нужно сдать в банк. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче. Исключения — периоды выплаты зарплаты и социальных пособий: в этом случае допустимо хранить наличные до 5 рабочих дней (включая день получения денег в банке). Также допускается превышение лимита в выходные и праздничные дни — но в первый рабочий день излишек необходимо сдать.

• Ограничения по наличным расчетам. Между юридическими лицами и между юрлицом и ИП действует жесткий лимит: по одному договору нельзя проводить расчеты наличными на сумму свыше 100 000 рублей (или эквивалент в валюте по курсу ЦБ). Для расчетов с физлицами таких ограничений нет.

• Хранение документов. Кассовые документы (ордера, кассовая книга) хранят минимум 5 лет. Документы по выплате зарплаты — 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов — до 75 лет.

• Разрешенные цели расходования выручки. Наличную выручку можно использовать только на цели, прямо разрешенные нормативными актами: например, на выплату зарплаты, выдачу подотчетных сумм, возврат денег покупателю.

В этом году появилось несколько важных обновлений — они затрагивают и ежедневные кассовые процедуры, и долгосрочное планирование.

• Упрощенный размен наличных. Раньше размен часто оформляли через ПКО и РКО, что увеличивало документооборот. Теперь достаточно оформить квитанцию о размене наличных. В ней фиксируют: наименование организации или ФИО ИП, дату, сумму (цифрами и прописью), подпись кассира. При этом кассир обязан пересчитать и проверить купюры при получении и выдаче — обязательно под контролем лица, передающего деньги.

• Прием денег упаковками. Если упаковка целая, подтверждена подлинность купюр, а на упаковке указаны банковские реквизиты кредитной организации‑отправителя, кассир вправе принимать банкноты пачками, а монеты — мешками. Это заметно ускоряет обработку крупных сумм.

• Цифровой рубль: кого это касается. С 1 сентября 2026 года отдельные компании обязаны обеспечить возможность расчетов цифровыми рублями. Требование распространяется на организации и ИП, у которых:

  • годовая выручка за 2025 год превысила 120 млн рублей;

  • на 1 января 2026 года был заключен договор эквайринга с системно значимым банком.

• От обязанности освобождены точки с выручкой менее 5 млн рублей, а также объекты, где отсутствует доступ к интернету и сотовой связи. Для приема таких платежей может потребоваться обновление ПО кассы и терминалов под универсальный платежный QR‑код.

• Новые правила по поврежденным банкнотам. С 1 октября 2026 года вступили в силу уточнения (Указание Банка России № 7188‑У), которые регламентируют выдачу банкнот через автоматические устройства и порядок отправки денежных знаков на экспертизу.

Чтобы минимизировать риски, достаточно выполнить несколько четких шагов:

• Закрепите правила во внутреннем регламенте. Пропишите порядок приема и выдачи наличных, правила хранения, методику расчета лимита, особенности работы с обособленными подразделениями. Регламент поможет избежать разночтений и станет опорой при проверках.

• Оформите лимит либо отказ от него. Если вы не относитесь к малому бизнесу или к ИП, утвердите лимит кассы приказом. Если относитесь и хотите отказаться от лимита — тоже зафиксируйте это приказом.

• Обновите шаблоны документов. Включите в учетную политику и рабочие инструкции новую форму квитанции о размене. Это снизит риск ошибок при оформлении операций.

• Проверьте кассовое оборудование и ПО. Если ваша компания попадает под требования по цифровым рублям, заранее уточните у поставщика кассы, потребуется ли обновление программного обеспечения.

• Проведите инструктаж для кассиров. Особое внимание уделите новым правилам размена и приема денег упаковками — эти операции часто вызывают вопросы на практике.

Нарушение кассовой дисциплины влечет административную ответственность по ст. 15.1 КоАП:

• для должностных лиц — штраф от 4 000 до 5 000 рублей;

• для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

К типичным нарушениям относят: накопление наличных сверх лимита, неоприходование или неполное оприходование выручки, нарушение порядка хранения наличности. Отдельно стоит учитывать ст. 14.5 КоАП — она регулирует нарушения, связанные с применением онлайн‑кассы.