Многим кадровикам приходится восстанавливать кадровые документы. То ли предшественник был неаккуратным, то ли не было вообще кадровика, но так или иначе встает вопрос: как все исправить? Особенно этот вопрос становится актуальным, если на горизонте появляется проверка ГИТ.
Вот, например, такой случай у клиента. Попросили по совместительству вести кадровое дело в небольшой организации. При аудите выяснилось, что в документах много ошибок, неверное оформление, неправильное ведение личных карточек и многое другое. Но директор не настроен на редактирование документов задними числами.
Клиент спрашивает: «Что делать в таком случае? Ведь ошибки все равно нужно исправлять! Возможно ли издать приказ с формулировкой «на основании проведённой внутренней проверки и выявления следующих кадровых ошибок, исправить, внести следующие изменения в документы...» Или подобный приказ не является документом, позволяющим вносить изменения в такие серьезные документы, как трудовой договор и Т-2?
Да, вопрос непростой! Всем понятно, что руководству не хочется оформлять документы «задними числами». Но давайте взвесим риски.
При решении такого вопроса мы рекомендуем поставить руководителя в известность о размерах штрафов за нарушения и рисках споров с работниками.
Например, если в трудовом договоре не указаны условия труда работника со ссылкой на отчет о спецоценке с указанием класса (подкласса) условий труда или, например, если в срочном трудовом договоре неверно указано или не указано основание срочности, то работодатель несет риск штрафа до 100 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ)
Пример из судебной практики — Решение Московского городского суда от 22.09.2020 по делу № 7-11112/2020.
Может быть, все-таки руководитель поступится моральными принципами и согласится на оформление документов «задними числами», когда узнает о суммах штрафов? Причем это не обязательно должны быть какие-то далекие даты, даты приема на работу (для трудовых договоров, например).
Обычно мы рекомендуем оформлять документы сроком чуть более года (с учетом действующего в тот период законодательства), так как срок привлечения к ответственности за нарушение трудового законодательства — один год (ст. 4.5 КоАП РФ, Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 N 3-АД18-7).
Конечно, если директор никак не соглашается оформить документы «задними числами», то документы также можно оформить и текущими датами. Однако нужно будет в течение года быть готовым к проверке и штрафам.
Если документы утеряны, то чтобы снизить риски, можно составить акт об утере этих документов и изготовить дубликаты (на практике, мы, конечно, изготавливаем просто новый оригинал и подписываем заново нужными датами).
Что касается издания приказа об изменениях в документы, полагаем, что такой приказ можно издать лишь в отношении тех документов, которые не требуют ознакомления и/или подписи работников, корректировки налоговых/пенсионных и других отчетов, которые подаются в госорганы и других подобных документов.
Трудовые договоры, приказы о кадровых мероприятиях, личные карточки, а также, например, листы ознакомления с ЛНА и другие документы, связанные с правами и обязанностями работников, требуют их личной подписи/ознакомления, поэтому признать их действующими в новой редакции приказом по организации будет незаконно.
Комментарии
3Руководителя тоже надо понять, за ошибки других ему приходится расписываться
Как он может быть не настроен, не будет же вредить своей собственной компании
Каждое полугодием проводим ревизию кадровых документов, из-за того что на любую операцию нужно несколько заявлений и приказов, часто выявляются недоделки