Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

В 2026 году порядок формирования резерва на оплату отпусков по-прежнему регулируется ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утверждено приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н). 

Важно сразу отметить: это положение действует и в 2026 году — никаких изменений в этой части не было. 

Согласно п. 3 и п. 5 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», организация обязана формировать резерв на оплату отпусков, если одновременно выполняются следующие условия:

• у компании есть обязанность перед сотрудниками, возникшая в результате прошлых событий (например, отработанного времени, дающего право на отпуск);

• исполнение этой обязанности, скорее всего, приведет к оттоку экономических выгод (выплате отпускных и взносов);

• величину обязательства можно надежно оценить (например, на основе количества неиспользованных дней отпуска и среднедневного заработка).

Для учета резерва используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов» (п. 8 ПБУ 8/2010). Для удобства целесообразно открыть к нему отдельный субсчет, например 96.01 «Резерв на оплату отпусков». 

Начисление резерва отражается проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44…) — Кредит 96.01. Счет по дебету выбирают в зависимости от того, в каком подразделении работают сотрудники (основное производство, вспомогательное, общехозяйственные расходы и т.п.). 

Когда сотрудник уходит в отпуск, отпускные выплачивают из резерва. Это фиксируется так:

• Дебет 96.01 — Кредит 70 — начислены отпускные;

• Дебет 96.01 — Кредит 69 — начислены страховые взносы с отпускных. 

Важный момент: в резерв нужно включать не только сумму самих отпускных, но и страховые взносы с них. 

Если резерва не хватило для покрытия фактических расходов, недостающую сумму отражают проводкой: Дебет 20 (23, 25, 26, 44…) — Кредит 70 (69). 

На 31 декабря каждого года организация обязана провести инвентаризацию резерва. В ходе инвентаризации:

• сопоставляется учетная сумма резерва с расчетной величиной обязательства (на основе актуальных данных о неиспользованных днях отпуска, среднедневном заработке и ставках страховых взносов);

• если расчетная сумма больше учетной, резерв пополняется проводкой «Дебет 20 (23, 25, 26, 44…) — Кредит 96.01»;

• если учетная сумма больше расчетной (излишек), разница списывается на прочие доходы: «Дебет 96.01 — Кредит 91.01».

В налоговом учете формирование резерва на оплату отпусков — право, а не обязанность (ст. 324.1 НК). Правила расчета и использования резерва в налоговом учете отличаются от бухгалтерских, что может приводить к временным разницам. Организация должна учитывать эти различия при применении ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».

ПБУ 8/2010 не устанавливает жестких методик расчета — организация сама разрабатывает подходящий способ и закрепляет его в учетной политике. На практике применяют несколько подходов:

Метод обязательств (персонифицированный).  На каждую отчетную дату по каждому сотруднику рассчитывают сумму, которую компания должна была бы выплатить ему при увольнении в эту дату. 

Формула: Р = Д × СДЗ × (1 + СЗ), 

где Д — неиспользованные дни отпуска, 

СДЗ — среднедневной заработок (с учетом постановления Правительства от 24.04.2025 № 540), 

СЗ — ставка страховых взносов.

Групповой метод.  Сотрудников объединяют в группы (по отделам, функциям), рассчитывают резерв для каждой группы отдельно, затем суммируют. 

Нормативный метод. Резерв определяют как долю от фонда оплаты труда за прошлый период. Например, если в прошлом году доля отпускных в ФОТ составила 8%, этот процент применяют к плановому ФОТ текущего года. 

В ООО «Альфа» на 31 марта 2026 года у трех сотрудников накопилось в общей сложности 45 неиспользованных дней отпуска. Среднедневной заработок по компании — 1 200 рублей. Ставка страховых взносов — 30,2%.

Расчет резерва:

• Отпускные: 45 дней × 1 200 руб. = 54 000 руб.

• Страховые взносы: 54 000 руб. × 30,2% = 16 308 руб.

• Итого резерв: 54 000 + 16 308 = 70 308 руб.

Проводка на 31 марта: Дебет 26 — Кредит 96.01 на сумму 70 308 руб..

Позже, когда один из сотрудников уйдет в отпуск на 10 дней, из резерва спишут: Дебет 96.01 — Кредит 70 на сумму 12 000 руб. (10 дней × 1 200 руб.), и одновременно Дебет 96.01 — Кредит 69 на сумму 3 624 руб. (12 000 руб. × 30,2%). 

• Периодичность расчета резерва (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно) организация тоже закрепляет в учетной политике. При этом расчет на 31 декабря обязателен. 

• Если организация решила в следующем году не формировать резерв, невостребованный остаток на конец года нужно списать на прочие доходы. 

• В налоговом учете формирование резерва — это право, а не обязанность (ст. 324.1 НК), и правила там отличаются от бухгалтерских.