Компании стали штрафовать за списки с телефонами сотрудников

Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня — персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов. Изменение закона, возможный штраф до 6 млн рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще — возможные жалобы от сотрудников и даже кандидатов. Как этого избежать и пройти проверку без штрафов?
2 тыс. 1,3 тыс.
Компании стали штрафовать за списки с телефонами сотрудников

Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня — персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов. Изменение закона, возможный штраф до 6 млн рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще — возможные жалобы от сотрудников и даже кандидатов. Как этого избежать и пройти проверку без штрафов?

Персональные данные — это любая информация, которая относится к конкретному лицу. К ней относятся ФИО, дата рождения, паспорт, СНИЛС, адреса и телефоны, образование. А еще доходы, семейный статус. Есть еще специальные и биометрические данные: национальность, рост, вес, отпечатки пальцев и т.д. Делая для сотрудников пропуска с фотографиями, вы используете персональные данные. Любая компания, которая использует и обрабатывает данные, является оператором — по сути каждый работодатель. В итоге для сбора, хранения, обработки информации нужно согласие и соблюдение закона.

Самое опасное нарушение — хранение баз данных за пределами России. За это можно получить 6 млн рублей штрафа. Среди других частых нарушений:

  • неучтенные изменения в законе, которые вступили в силу 1 марта;
  • нет порядка хранения данных;
  • отсутствуют условия о трансграничной передача данных;
  • согласие сотрудника содержит ошибки;
  • персональные данные кандидатов хранятся без цели и более 30 дней и т.д.

А еще, например, для общедоступных данных не указано основание их обработки. Речь идет о списках с днями рождения, номерами телефонов сотрудников — а это есть по сути в каждой компании.

Все это так или иначе проверяет Роскомнадзор. В чек-листе «самых популярных» у ведомства более 20 документов. Например, назначены ли ответственные за работу с ПД, есть ли на сайте документ, определяющий политику, хранятся ли копии личных документов сотрудников, как организована система согласий от сотрудников на обработку данных.

А еще, например, Cookie-файлы — это персональные данные. Если вы используете на сайте такие сервисы, как Google Analytics, «Яндекс.Метрика», надо уведомить пользователей, какие данные собираются и для чего.

При этом инспектор не вправе эксплуатировать ваши системы, это может делать только ваш сотрудник. А в случае нарушений вы получите акт и предписание об устранении.

Но Роскомнадзор придет не только с плановым визитом. Пожаловаться на незаконную обработку может и сотрудник, и даже бывший кандидат.

Поэтому сейчас самое главное проверить имеющиеся документы по персональным данным. Их должно быть минимум 3 — Положение, согласие на обработку и обязательство о неразглашении. Но может быть и больше в зависимости от того, какие данные и как вы обрабатываете. Но в любом случае обязательно получать согласие от сотрудников. Оно не нужно лишь в некоторых случаях — когда личная информация нужна для выполнения закона — скажем, для начисления зарплаты.

Еще больше о том, как работодателю вести грамотную работу с персональными данными сотрудников и не нарваться на штрафы — в онлайн-курсе Центра обучения «Клерка» «Защита персональных данных: в чем разобраться кадровику, бухгалтеру и директору». На него как раз сейчас 40% скидка.

Начать дискуссию

Регистрацию участников в системе ГИС Торги сделают обязательной

В ГИС Торги переведут сделки с имуществом унитарных предприятий, бюджетных и автономных учреждений.

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ВС оправдал полицейского, которого обвиняли в незаконном вмешательстве в деятельность ООО

Верховный Суд РФ опубликовал свое определение как суда кассационной инстанции от 05.03.2024 по делу № 18-УД23-45-К4 о незаконном вмешательстве полицейского в деятельность хозяйственного общества.

💌 Меняют бухотчетность, формы для оплаты больничных и правила уплаты НДФЛ за иностранцев. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Экспорт

Урежут госсубсидии экспортерам на транспорт и логистику

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

⚡️ Итоги дня: дачники начали скупать рассаду, Кустурица задумался о гражданстве РФ, Москва продает помещения в исторических зданиях

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Набиуллина: цель Центробанка — защита реальных доходов людей

Жесткая денежно-кредитная политика Центробанка направлена на то, чтобы защитить доходы людей от инфляции, а также обеспечить сбалансированный рост экономики страны.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Реклама

Местные власти станут активнее убирать незаконные рекламные конструкции

Заместитель руководителя ФАС Карина Таукенова на заседании экспертного совета по вопросам законодательства о рекламе заявила, что контролировать демонтаж незаконных рекламных конструкций органы должны местного самоуправления.

По какой ставке ЦБ надо рассчитывать неустойку за несданный вовремя строительный объект

После длительных судебных разбирательств Верховный суд РФ занял сторону ответчика-застройщика, который нарушил срок передачи жилья по ДДУ, из-за неправильно указанной истцом ключевой ставки ЦБ.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Бесплатно с Отчетность в СФР

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Для чего нужен регистрационный номер в СФР и как его узнать, рассказываем в сегодняшнем мини-курсе.

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Правительство, регионы и инвесторы готовятся к созданию круглогодичных морских курортов России

Заместитель председателя правительства Дмитрий Чернышеко заявил, что «Пять морей и озеро Байкал» — это сейчас самый масштабный туристический проект в новейшей истории России.

64

Как инвестору проводит проверку бизнеса перед заключением договора инвестирования

Инвестиции в бизнес путем предоставления займа — один из способов пополнения оборотных средств для заемщика, приобретение новой линии оборудования или открытие нового филиала в другом регионе без изъятия финансов из оборота.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения

Как ИП не оказаться на грани лишения преимуществ патентной системы налогообложения. Узнайте из статьи, как соблюдать установленные лимиты и о возможностях сэкономить. А также выясните как оптимально снижать размер платежей по патенту на страховые взносы.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения
6
76
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Роскомнадзор дал 3 памятки, как настроить приватность и ограничить сообщения от незнакомцев

При общении в мессенджерах и социальных сетях Роскомнадзор рекомендует проявить особую осторожность, так как их часто используют злоумышленники для вовлечения в противоправные действия: террористическую деятельность и другие серьезные преступления.

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Автоматизация для многих бухгалтеров кажется чем-то сложным и непонятным, но компания Северсталь ЦЕС в своем блоге докажет, что цифровые продукты и IT-сервисы существенно облегчают бизнес-процессы.

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Можно ли удержать с сотрудников стоимость обучения

Работодатели готовы оплачивать учебу, но встает вопрос и о защите средств. Часто — если сотрудник увольняется преждевременно, с него пытаются возместить стоимость. Законно ли это?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Верховный суд: ВТБ будет платить НДС за лицензии Microsoft

Поставщик программного обеспечение выиграл суд с банком ВТБ. После изменения налогового законодательства ему пришлось заплатить НДС по сублицензионному договору. Теперь программный НДС будет возмещать ВТБ.

68

Часть команды, часть корабля? Как теперь сотрудничать с самозанятыми без штрафов и доначислений в налоговую: 3 совета от юриста

С первого марта вступил в силу новый приказ Минтруда, и он серьезно затронет ваш бизнес, если вы работаете с самозанятыми. Государство решило заняться теми, кто пытается обходить налоги, и ваши отношения с самозанятыми исполнителями будут под особым контролем.

До 1 апреля надо сдать бухотчетность за 2023 год

Организации на всех режимах налогообложения должны сдавать бухгалтерскую отчетность не позднее 3-х месяцев после окончания отчетного года. Крайний срок сдачи за 2023 год – 01.04.2024 включительно.

84

Интересные материалы

ПСН

🔨 ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП. Эксперт: достаточно спорная позиция Минфина

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

155