Вести учет зарплаты в 1С:ERP или в отдельном 1С:ЗУП? Несколько аргументов

В статье сравним встроенную подсистему Зарплата и кадры в 1С:ERP и отдельный продукт 1С:ЗУП ПРОФ.

В последнее время клиенты, которые ведут учет или собираются переходить на 1С:Комплексная автоматизация 2 или в 1С:ERP, всё чаще задаются вопросом: нужно ли выделять блок Зарплаты и кадры в отдельно стоящую программу или вести весь учет в единой системе?

На первый взгляд, разницы никакой не должно быть — подсистема Зарплата и кадры уже встроена в 1С:Комплексная автоматизация 2 и в 1С:ERP, так нужно ли покупать и поддерживать ещё и 1С:ЗУП?

Для сравнения обоих вариантов решений рассмотрим такие критерии, как интерфейс, скорость работы, обновление, способ отражения зарплаты в учете, а затем поговорим об особенностях данных решений.

Интерфейс

В 1С:ЗУП достаточно детализированы разделы: Кадры, Зарплата, Выплаты, Налоги и взносы, Отчетность, справки. Также многие настройки вынесены отдельно в другие разделы.

А в 1С:ERP всего два раздела: Кадры, Зарплата.

Раздел Кадры в 1С:ЗУП и 1С:ERP по составу друг от друга не отличаются, а раздел Зарплата в 1С:ERP — громоздкий, нужно часто пользоваться поиском документа или настраивать отображаемые журналы документов и справочники через Настройку навигации раздела, т.к. сходу не всегда можно найти нужный вид документа или справочник.

Таким образом, удобнее и комфортнее использовать 1С:ЗУП.

Скорость работы

Как правило, 1С:ERP и 1С:КА 2 приобретают компании, численность работников которых достаточно велика, а также пользователей в системе много.

Если расчет зарплаты будет выполняться в единой базе, это означает, что и все сотрудники кадровой и расчетной группы будут увеличивать нагрузку системы своей работой. А множество регламентных и фоновых заданий 1С:ERP в свою очередь затруднят работу кадровиков и расчетчиков, работа их будет заметно медленнее, чем при работе в отдельном 1С:ЗУП.

При таких условиях выделение зарплатного блока от 1С:ERP в отдельный 1С:ЗУП несомненно выглядит плюсом, ведь 1С:ЗУП будет работать быстрее.

Обновление

Зачастую в обновлениях от разработчиков содержатся не просто доработка какого-либо функционала, но исправления ошибок предыдущих релизов и новые формы отчетности. Сначала все изменения выпускаются в 1С:ЗУП, а потом через пару-тройку недель уже попадают в 1С:ERP в виде встроенной подсистемы.

Посмотреть, какую версию подсистемы 1С:ЗУП использует версия 1С:ERP, можно на сайте releases.1c.ru по ссылке «Версии библиотек».

Типовая 1С:ERP часто дорабатывается под клиента, такие базы обновляют реже, часто в случае необходимости исправления критичных ошибок релиза. А в 1С:ЗУП у клиента гораздо реже встречаются доработки, поэтому иметь возможность обновлять её отдельно — несомненный плюс.

Выбор способа отражения зарплаты в учете

При совместном использовании 1С:ЗУП и 1С:ERP пропадает возможность отражать зарплату в учете с детализацией по работникам предприятия. К слову, при совместном ведении учета в 1С:Бухгалтерия 3 и 1С:ЗУП есть выбор, как вести учет по счету 70 — с детализацией по сотрудникам или нет. А при совместном использовании 1С:ERP и 1С:ЗУП — только ведение счета 70 без детализации.

Безусловно, для многих производственных предприятий это может быть существенным минусом, так как при этом будет потеряна поддержка сценария индивидуального распределения затрат, связанных с начислением зарплаты, на себестоимость выпускаемой продукции, в изготовлении которой сотрудник принимал непосредственное участие.

Ещё одним минусом использования отдельного 1С:ЗУП будет являться и необходимость использования синхронизации 1С:ЗУП и 1С:ERP: обмены не всегда проходят идеально, могут ломаться при обновлениях, поэтому зачастую пользователи на стороне системы, которую не нужно синхронизировать с другими учетными системами.

А теперь рассмотрим нейтральные особенности ведения зарплаты и кадров в 1С:ERP.

Отражение данных для учета сдельного заработка

В ERP для отражения сдельного заработка используется документ Выработка сотрудников, в нем указываются работы и нормативные расценки. Документ предназначен для оформления выполненных производственных работ бригадами и работниками, не формирует начисления, а лишь регистрирует значение показателя. После оформления выработки данные о работниках и нормативной стоимости выполненных работ передаются в подсистему расчета зарплаты для расчета начислений.

Ведомости на выплату прочих доходов

В 1С:ЗУП ПРОФ такого вида документа нет, он есть только в 1С:ЗУП КОРП. Ведомость на выплату прочих доходов предназначены для выплаты незарплатных доходов, например, доходов физическим лицам, которые не являются сотрудниками организации.

Учет факта выплаты зарплаты

В 1С:ERP зарплата считается выплаченной, если есть проведенное Списание безналичных денежных средств, если это ведомость в банк, или РКО, если ведомость в кассу. В 1С:ЗУП же достаточно проведенной ведомости на выплату зарплаты.

Удержание НДФЛ

В 1С:ERP НДФЛ считается уплаченным, если есть Списание безналичных денежных средств с видом операции Перечисление налогов и взносов.

Есть два вида заполнения расшифровки платежа: с привязкой к ведомости и без таковой.

С привязкой к ведомости: сумма НДФЛ уплаченного становится равной сумме НДФЛ удержанного. Однако, нужно иметь ввиду, что если в организации есть обособленные подразделения и НДФЛ платится в разные ИФНС, то необходимо создавать разные ведомости на выплату зарплату сотрудников, НДФЛ которых платится в разные ИФНС. В противном случае программа будет выдавать сообщение о том, что сумма платежа не соответствует ведомости.

Без привязки к ведомости: сумма НДФЛ распределяется самостоятельно исходя из сумм задолженности налогового агента перед бюджетом (из регистра накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ). Если в системе в предыдущих годах есть ошибки по регистрам НДФЛ, то такой вид заполнения является неэффективным, так как алгоритмы программы будут пытаться закрыть старые долги, а не распределить НДФЛ текущего периода.

Ведение штатного расписания

В 1С:ERP нет возможности отключить ведение штатного расписания, в отличие от 1С:ЗУП, но остается возможность указать, будет ли вестись его история изменения или нет. Штатное расписание в 1С:ERP связывает зарплатные (регламентированные) подразделения и управленческую структуру предприятия, эта связь нужна для отражения зарплаты в финансовом учете.

Отражение зарплаты в учете

Для отражения зарплаты в 1С:ЗУП предназначен документ — Отражение зарплаты в бухучете, а в 1С:ERP — Отражение зарплаты в финансовом учете. На первой вкладке документа «Отражение зарплаты в финансовом учете» находится настройка по отражению: сводно или с детализацией по сотрудникам, которая становится недоступной при ведении блока Зарплата и кадры в другой системе. На вкладке Начисления и взносы мы видим строки с суммами для отражения, сгруппированные по способам отражения и по подразделению-получателю, которые являются управленческими подразделениями в 1С:ERP. Вкладки НДФЛ и Удержания — идентичны с 1С:ЗУП. Также имеются отдельная вкладка для отражения процентов по займам.

Так нужно ли отдельно вести учет в 1С:ЗУП? Однозначного ответа нет, в любом случае — решаете вы, ведь если количество пользователей системы и количество сотрудников стремится к нулю, то такой показатель, как скорость работы, не становится преимуществом. Если и доработок в 1С:ERP нет — то и обновлений программы к отчетности пугаться не стоит. А при этом необходимость отражать зарплату с детализацией может стать решающей в пользу ведения учета зарплаты и кадров в единой системе учета.