Топ-9 вопросов и ответов про облачную кассу

Облачная касса — новый термин среди предпринимателей, руководителей и бухгалтеров, который собрал вокруг себя много путаниц. Непонятно, что значит «облачная», чем она отличается от онлайн-касс и какому бизнесу можно использовать.

Приводим ответы без сложных формулировок и воды на популярные вопросы по этой теме.

Что такое облачная касса? Её законно использовать?

Облачная касса — это физическая онлайн-касса с фискальным накопителем, которая находится не у компании в офисе или торговой точке, а у арендодателя в дата-центре. Компания получает к ней удаленный доступ — иначе говоря, использует «в облаке».

Фискализация платежей происходит удаленно. Чек облачная касса не печатает, а отправляет клиенту на электронную почту или телефон.

В п. 5.6, статье 1.2 54-ФЗ такая касса называется «расположенной вне места совершения расчета». Соответственно, облачная касса работает полностью по 54-ФЗ: формирует чеки и передает их через ОФД в налоговую, электронный чек отправляет клиенту, а также хранит информацию о продажах в зашифрованном виде.

Чем облачная касса отличается от онлайн-кассы?

Онлайн-кассой называют современные кассы, которые отправляют данные в ОФД в режиме реального времени. Они представляют собой физическое устройство, которое мы привыкли видеть в магазинах или кафе.

Облачная касса — тоже физическая онлайн-касса, только находится она не на торговой точке, а у арендодателя. И формирует не физические чеки, а электронные.

Это безопасно?

Безопасность — одно из преимуществ облачных касс перед физическими онлайн-кассами. Дата-центры, где хранятся облачные кассы, соответствуют высоким требованиям к надежности и безопасности: видеонаблюдение, система пожаротушения, резервный генератор электропитания, защита от сетевых ошибок и DDos-атак.

Даже если ККТ выйдет из строя, сервис арендодателя хранит данные, что позволит восстановить их и продолжить работу на другой облачной ККТ.

Если же работать с физической кассой, то она не защищена от влияния внешней среды или человеческого фактора.

Центр обучения «Клерка» приглашает на бесплатный вебинар обо всех новшествах с ЭЦП: не упустите шанс зарегистрироваться прямо сейчас!

Кто может использовать облачную кассу?

Бизнес может использовать облачную кассу, если принимает наличную или безналичную оплату:

  • на сайте, в интернет-магазине, маркетплейсе, в приложении;
  • на территории клиента: при доставке товаров курьером или при оказании выездных услуг;
  • на борту транспорта;
  • через автоматическое устройство: вендинговые аппараты, платежные терминалы.

В остальных случаях покупателю предоставляется бумажный чек и облачная касса не подойдет.

Как пробивать чеки с помощью облачной кассы?

Облачная касса для бизнеса — просто устройство, для ее использования нужно специальное ПО, которое обеспечит передачу данных и личный кабинет для управления. Арендуя облачную кассу, вы получаете лицензию на использование этого ПО.

Для приема платежей и формирования чеков подключите облачную кассу с помощью готового модуля к CMS сайта или проведите подключение по API. Также можно пробивать чеки вручную через личный кабинет.

Лучше взять облачную кассу в аренду или купить физическую?

Покупка физической кассы означает, что вы самостоятельно будете следить за ее сохранностью, функционированием и техническим обслуживанием. В случае сбоя или поломок необходимо будет обращаться за помощью к специалистам сервисного центра.

Аренда облачной кассы подразумевает, что решение всех технических проблем ложится на плечи арендодателя. Не нужно покупать дополнительно ПО, оборудование или нанимать технический персонал. Даже открытие и закрытие смены происходит автоматически.

Для нее не нужна специальная подготовка или знания, а бесперебойная работа снижает издержки по простою торговых точек в случае с выходом из строя ККТ.

Что входит в стоимость аренды облачной кассы?

В стоимость входят три вещи:

  • аренда самой облачной кассы. Сюда также включено техническое обслуживание, ремонт и регулярные обновления;
  • фискальный накопитель. Вы приобретаете его в собственность, но хранится он в кассе у арендодателя;
  • лицензия на ПО облачной кассы. Используйте личный кабинет для управления кассой и интегрирования с банками и платежными системами.

Иногда в стоимость входят дополнительные услуги, например, договор с ОФД. Это зависит от сервиса облачных касс и тарифа.

Можно ли подключить два сайта с онлайн-продажами на одну онлайн-кассу?

Да, можно. По закону одна касса используется на одном юридическом лице. Сколько сайтов у одного и того же юридического лица, не имеет значения.

У меня уже есть онлайн-касса. Зачем мне нужна облачная?

Если у вас уже есть физическая онлайн-касса, то для приема платежей в интернете или на выезде превратить ее в облачную с помощью сервиса «Расшаривание кассы».

Ваша онлайн-касса останется у вас, но в то же время вы сможете пользоваться ею, как облачной — фискализировать платежи удаленно.

Например, курьер или сотрудник, оказывающий услуги на выезде, устанавливает на телефон приложение и принимает оплату своим смартфоном. В данном случае бумажный чек не нужен — электронный вариант отправится на электронную почту или телефон клиента. И всё в соответствии с 54-ФЗ.

Облачная касса — идеальное решение прежде всего для интернет-магазинов и выездной торговли, поскольку с ней минимум хлопот и максимум комфорта.

К тому же не все предприниматели готовы приобретать кассу, самостоятельно заниматься установкой, подключением и настройкой. Удобнее арендовать облачную онлайн-кассу и отдать все технические нюансы под крыло арендодателя, а самим уделять внимание более важными вопросам — ведению бизнеса.

Разберитесь с самым сложным налогом - НДС! Даже входящий-исходящий НДС не будет вызывать у вас сложностей, заполняйте книги покупок и продаж играючи!

Курс повышения квалификации

120 ак. часов
удостоверение в ФИС ФРДО
профстандарт «Бухгалтер»

После курса любые проверки ФНС вас больше не будут пугать! Старт потока 15 августа, запишитесь прямо сейчас пока есть места, курс стоит всего 18 800 рублей.

Смотрите полную программу курса тут, или оставьте заявку ниже, менеджер подробно проконсультирует вас!

Вакансии за 18 августа

  1. Бухгалтер 2 категории (отдел учета имущества) в АО Тандер
    от 20 000 ₽ до 40 000 ₽, Краснодар, полная занятость
  2. Бухгалтер Заработная плата, банк в РИВЕРКЛАК
    от 60 000 ₽ до 80 000 ₽, Москва, полная занятость
  3. Менеджер отчетности МСФО в Skyeng (EdTech)
    зарплата не указана, удаленно, полная занятость
  4. Бухгалтер по расчету с покупателями и поставщиками в Обувь Италии
    80 000 ₽, Москва, полная занятость
  5. от 100 000 ₽ Москва, полная занятость