Карточка работника Т-2: зачем нужна и стоит ли ее вести в 2026 году

1 сентября 2021 года вступило в силу постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250. Оно отменило ранее действующие правила (постановление Правительства от 16.04.2003 № 225), в которых упоминались личные карточки сотрудников.

А это значит, что начиная с 1 сентября 2021 года ведение личных карточек работников по форме Т-2 перестало быть обязательным требованием законодательства. 

Ранее указанные правила предусматривали обязанность работодателей информировать сотрудника путем подписи в личной карточке обо всех изменениях, внесенных в трудовую книжку — будь то запись о приеме на работу, перемещении либо увольнении.

В связи с отменой обязательного ведения карточек работодатель может самостоятельно решать — использовать форму Т-2 или нет. Новые правила исключают необходимость заполнения личной карточки и снятия подписей сотрудников относительно записей.

А с 2022 года этот документ не используют для воинского учета — для этого есть отдельная карточка по форме № 10 (утв. постановлением Минобороны от 22.11.2021 № 700). Все сведения о военнообязанных указывают в этом документе. 

Несмотря на то, что ведение Т-2 больше не является обязательным, автоматически форма не отменилась. Если вы хотите отказаться от формы Т-2, придется издать соответствующий приказ (об этом ранее писал Роструд) и внести изменения в локальные акты, если это необходимо.

В приказе помимо шапки необходимо указать:

1. ФИО ответственного сотрудника, который ранее вел личные карточки.

2. Дату, с которой прекращается ведение карточек по текущим сотрудникам и не осуществляется по новым.

3. Суть приказа — отмена ведения личных карточек.

Многие кадровики продолжают работать с Т-2. Собрали плюсы и минусы ведения личных карточек в одной таблице.

При оформлении на работу вновь принятых сотрудников заполнение личных карточек является задачей специалистов отдела кадров. Ведь именно сотрудники кадрового подразделения занимаются сбором всей необходимой документации у нового работника и последующим переносом сведений в установленную форму Т-2. 

Впоследствии представители кадровой службы смогут оперативно вносить любые дополнения или исправления в этот документ, исходя из текущих потребностей организации.

Унифицированная форма Т-2 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) включает:

• личные данные сотрудника;

• данные о приеме на работу и переводах;

• информацию об аттестации и повышении квалификации;

• данные об отпусках;

• информацию о наградах и поощрениях; 

• данные о присвоении почетных званий; 

• сведения о социальных льготах, на которые вправе рассчитывать сотрудник в соответствии с действующим законодательством; 

• основании для прекращения трудового договора.

Всего в форме Т-2 10 разделов. Их заполняют на основании: 

• трудовой книжки;

• справки СТД-Р;

• паспорта;

• свидетельства о браке и рождении детей;

• документов о повышении квалификации;

• водительского удостоверения;

• медкнижки;

• документов из СФР.

Работодатели вправе перевести личные карточки сотрудников в цифровой формат. Чтобы осуществить переход, потребуется выпустить приказ и внести соответствующие изменения в локальные нормативные акты предприятия, касающиеся порядка учета документов.

Важно отметить в актах, что карточки будут вестись исключительно в электронной версии.

Также факт перевода карточек в электронную форму необходимо зафиксировать в номенклатуре дел и указать используемую информационную систему для хранения цифровых версий документов.

Кроме того не забывайте о необходимости обеспечить наличие квалифицированной электронной подписи для внесения изменений и подтверждения подлинности электронных документов.

Согласно ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечню, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, сроки хранения личной карточки Т-2 зависят от даты формирования.

Есть исключения: если карточка оформлена на госслужащих (не относящихся к категории гражданских), срок хранения составляет 75 лет вне зависимости от даты заведения.

Важно помнить, что даже отказавшись от дальнейшего ведения форм Т-2, уничтожать старые экземпляры раньше указанных сроков недопустимо. Помимо этого, поскольку данная документация содержит персональную информацию, доступ к личным карточкам должен иметь ограниченный круг лиц, например, специально назначенные сотрудники кадровой службы.

Самовольный просмотр документов сотрудниками, не имеющими соответствующих полномочий, строго запрещен.

Вести кадровый учет без ошибок, а также принимать и увольнять работников научим на курсе профпереподготовки Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП. А еще на нем вы научитесь работать в 1С:ЗУП — помимо базовых знаний вы узнаете, как оформлять командировки, отгулы, совместительство и удержания из зарплаты.

Сейчас его можно приобрести по скидке 73% за 8 900 руб.

Записаться

После прохождения вы получите удостоверение о профпереподготовке на 256 ак. часов, которое мы внесем в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора.